Assistant(e) fonctionnel(le) (F/H)

🖼 Le Cabinet Merlin est un cabinet de conseil et d’ingénierie intervenant dans tous les domaines liés à l’environnement et à la transition écologique des territoires : l’eau, les déchets, les énergies, les aménagements urbains et la mobilité, pour des missions de maitrise d’œuvre, d’étude, d’audit ... auprès des collectivités locales et des industriels.

🌳 Le Cabinet Merlin a pour ambition de participer activement à la transition écologique sur tous ses terrains d’action en proposant des prestations de conseil et d’ingénierie pour un monde durable.

🏭 Vous êtes intéressé par les projets techniques d'envergure ? Vous avez à cœur de travailler sur des problématiques liées à la gestion de l’eau en milieu urbain et rural ? Vous souhaitez vous sentir utile dans une équipe opérationnelle, dynamique et bienveillante et participer à des études prospectives et/ou des projets concrets de réalisation d’infrastructures d’AEP ou d’assainissement ?

Alors rejoignez le Service Hydraulique et Infrastructures du Siège du Cabinet Merlin, acteur reconnu depuis un siècle sur le marché du Conseil et de l’Ingénierie dans le domaine de l’environnement, situé en plein cœur de Lyon !

Nicolas, le responsable de service vous attend pour travailler avec ses équipes sur des projets variés d’hydraulique en France et à l’International : schéma directeur d’eau potable ou d’assainissement, modélisations hydrauliques, résolutions des problématiques techniques des clients, dimensionnement d’ouvrages (canalisations, stations de pompage, bassins d’orage) de la faisabilité au PRO, etc.

Vous rejoignez une équipe d’une trentaine de personnes, composée à parts équilibrées de jeunes et d’expérimentés, tous enclins au partage du savoir, des connaissances et des méthodologies de travail qui font la force du service.

🎯VOS MISSIONS

Rattaché au Service Hydraulique et Infrastructures mais opérant de façon transverse pour les trois services suivants :

• 0108 Service Hydraulique et Infrastructures

• 0104 Service Electromécanique

• 0110 Service Génie Civil

Vos missions seront liées à la vie des trois services et à la conduite de leurs procédures administratives et de gestion :

• Accueil des appels téléphoniques et des visites des différents intervenants (client, administration, entreprises, fournisseurs, autres, …)

• Participation aux offres d’ingénierie : préparation des candidatures et des offres y compris rédaction au besoin d’une partie des méthodologies pour la partie présentation des services, de leur moyens humains et techniques

• Participation à la gestion RH des services :

  • Appui des responsables de service dans l’organisation des plans de formations internes et ceux à dispenser

  • Travail de recherche en ligne des profils en cours de recrutement, première prise de contacts, organisation des rendez-vous avec les responsables techniques en charge des recrutements

  • Accueil des collaborateurs, mise en place/tenue des procédures d’accueil

• Participer à l’amélioration des documents qualité

• Gestion des références au sein des services :

  • Initialisation des fiches références, validation avec le chef de projet, établissement des certificats de capacité

  • Intégration dans l’outil

• Gestion administrative des contrats de sous-traitance après signature des contrats (établissement des DA, suivi des BRC, …)

• Assurer l’interface avec le service comptabilité

• Assurer l’interface avec le service du personnel

• Appui des responsables de services dans la mise à jour des documents supports de chaque service

• Diffuser les règles de gestion auprès des responsables d’affaires/ingénieurs d’études

• Appuyer les équipes dans le respect des procédures, modèles,….

• Gestion administrative des besoins des services :

  • Suivi des contrats de logiciels

  • Achats de fournitures

  • Gestion des titres de transports

• Gestion administratives des documents et des courriers

  • Dépouillement, enregistrement, diffusion

  • Préparation et envoi de la correspondance générale

  • Classer et archiver les documents et courriers

  • Tenue des tableaux de bord de pilotage de la structure,

Le besoin temporaire pourrait être amené à se pérenniser en fonction de l'activité du service.

✨VOTRE PROFIL

Savoir faire

• Maîtrise indispensable des outils bureautique (Word, Excel, ..)

• Présentation des documents, orthographe et syntaxe

• Connaissance des différents intervenants à l’acte de construire

• Connaissances de base du code des marchés publics (non indispensable)

• Capacité à prendre rapidement connaissance des outils de gestion et de l’organisation du groupe

Savoir être

• Organisation personnelle, autonomie, prise d’initiative

• Capacité de travail en équipe

• Rigueur, fiabilité, méthodes, respect des procédures

• Discernement

• Sens de l’accueil

Expérience minimum de 2 à 3 ans dans un poste similaire - Une première expérience dans le monde du BTP, de l’architecture ou de l’ingénierie sera un plus.