Assistant(e) Formation – Centres de Formation Professionnelle (H/F)

À propos de nous

Eleven Invest, holding animatrice spécialisée dans le service BtoB, regroupe plusieurs PME dynamiques et innovantes dans des secteurs variés : événementiel, formation, accueil, sécurité humaine et électronique.

En forte croissance, nous vivons une période de transformation stratégique, organisationnelle et technologique.

Notre branche formation est composée de trois centres de formation et d’un organisme spécialisé dans le digital learning.

Dans ce cadre, nous recrutons un(e) Assistant(e) Formation, en charge de la gestion administrative, réglementaire, logistique et financière de nos formations.

Vos missions

Sous la responsabilité de la DRH du groupe, et en lien étroit avec le service financier, vous assurez le bon déroulement des actions de formation, de l’inscription des apprenants jusqu’au suivi administratif et financier des sessions.

Gestion des dossiers apprenants

• Inscription et contractualisation (devis, conventions, convocations, contrats, feuilles d’émargement)

• Suivi de la présence et des absences, gestion des évaluations et enquêtes de satisfaction

• Émission des attestations, certificats et diplômes

Organisation administrative et opérationnelle des formations

• Planification des sessions de formation et gestion du calendrier annuel

• Réservation des salles et gestion logistique des formations

• Coordination avec les formateurs internes et externes pour organiser les formations

• Préparation et mise à disposition du matériel pédagogique

• Organisation de l’examen final (jury, logistique)

Suivi réglementaire et qualité

• Veille et suivi des obligations légales en matière de formation professionnelle

• Préparation des éléments nécessaires aux audits qualité (Qualiopi…)

• Suivi et mise en conformité des process liés à la réglementation (archivage, traçabilité, etc.)

Pilotage de Digiforma

• Administration de la plateforme Digiforma pour une gestion fluide et centralisée

• Mise à jour des sessions, suivi des documents et des parcours

• Appui aux équipes internes dans l’utilisation de l’outil

Suivi financier et comptable

• Constitution des dossiers de financement (OPCO, CPF, entreprises, etc.)

• Etablissement du bilan pédagogique et financier

• Relation avec les organismes de certification, DRETS

• Suivi des paiements et relances clients

• Établissement des devis, saisie des bons de commande, transmission des factures

• Collaboration avec le service financier du groupe pour le suivi budgétaire

Profil recherché

• Expérience confirmée (2-5 ans) dans un poste similaire dans un centre de formation ou un organisme certifié,

• Connaissance du fonctionnement de la formation professionnelle pour adultes,

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Outlook, Word),

• Expérience avec un logiciel de gestion de formation, idéalement Digiforma,

• Bonne connaissance des dispositifs de financement (OPCO, Pôle Emploi, CPF, entreprises)

Qualités attendues :

• Rigueur, sens de l’organisation, autonomie,

• Aisance relationnelle, goût pour le travail en équipe,

• Capacité à prioriser et à gérer plusieurs dossiers en parallèle,

• Sens de la confidentialité et du service.

Rémunération

Selon profil et expérience, entre 28 000 € et 33 000 € bruts annuels (35 heures)