Assistant.e gestion administrative et commerciale (F/H/NG)

Une expertise pluridisciplinaire pour relever les défis de l'urbanisation des pays émergents !

Groupe Huit accompagne les autorités publiques, les institutions internationales et les acteurs privés dans la planification, la conception et la mise en œuvre de projets urbains inclusifs, verts et résilients, dans la réduction des vulnérabilités liées au changement climatique, dans les infrastructures urbaines (eau, assainissement, déchets), et dans l'intégration environnementale et sociale de leurs projets.

Aujourd'hui Groupe Huit, c'est une équipe de 45 personnes, dynamique, multiculturelle, et multimétier qui œuvrent pour un développement durable des villes et des territoires et qui entretiennent une relation de proximité et de confiance avec nos clients et bénéficiaires.

Dans un environnement technique à l’international, vous contribuerez à la réussite de l’entreprise en accompagnant l’équipe dédiée aux projets internationaux sur les volets commerciaux, administratifs et logistiques.

Vos missions s’articuleront autour de trois principaux domaines d’actions :

1. Commercial

• Appui administratif aux montages des candidatures et des offres commerciales à l’international en support aux chefs de projet : attestation de régularité fiscale, préparation des lettres d’introduction, lettres d’association, assurance responsabilité civile, assurance risques professionnels, etc.

1.  Logistique

• Support logistique des missions des collaborateurs : organisation des déplacements internationaux de l’équipe (recherches et réservation des vols, demande de visas, réservation d’hôtels, devises…) et mise à jour de nos outils internes de suivi.

1. Gestion comptable

• Traitement des factures fournisseurs : contrôle, enregistrement, relations fournisseurs.

• Mise à jour la base de données des partenaires : clients et fournisseurs.

• Notes de frais : enregistrement des notes de frais et vérification des justificatifs avec les relevés Carte Affaires, mise en validation auprès des directeurs d’activités.

1. Administratif

• Services généraux : commande des fournitures de bureau et matériel informatique, suivi des prestataires généraux, inventaire des immobilisations à la fin de chaque année.

• Bilan Carbone : collecte des données.

• Standard téléphonique et accueil, traitement du courrier, rangement des documents.

De formation Bac+2/3, BTS/DUT/Licence (Assistant Managers, Gestion des Organisation, Gestion PME/PMI…), vous avez une expérience de 3 ans minimum sur un poste équivalent, acquise idéalement en Bureau d’Etudes.

Vous maitrisez l’anglais et vous avez un bon sens de l’organisation, de la gestion des priorités et le sens des responsabilités.

Vous êtes reconnu·e pour votre esprit d’équipe, pour votre relationnel et votre rigueur.

Parce que notre société regroupe des métiers et profils différents, votre adaptabilité et votre agilité seront des qualités attendues pour une pleine réussite de vos missions.

Vous possédez également un réel dynamisme, le sens du service et une bonne humeur naturelle qui font de vous un élément moteur, tant dans le cadre de vos missions, qu’au sein d‘un groupe.

Poste ouvert, à compétences égales, à tou·te·s les candidat·e·s. Notre processus de sélection et de recrutement se veut inclusif et promeut la diversité.