ASSISTANT.E POLYVALENT.E

NAOMIS est une société à taille humaine d’une vingtaine de collaborateurs spécialisée dans les prestations numériques pour les métiers de l’aménagement et de la gestion de l’environnement, reconnue pour sa forte expertise sur les données géographiques. Notre objectif est d’accompagner nos clients vers un numérique utile et sobre, pour répondre aux enjeux de transformation, de gestion, de pilotage et de cohésion des territoires en France et à l’International.

Filiale numérique du groupe KERAN, nous réalisons également des prestations avec et pour les sociétés de notre groupe, notamment SCE aménagement & environnement, CREOCEAN environnement & océanographie et GROUPE HUIT développement urbain.

Dans le cadre d’un remplacement de congé maternité, nous recherchons un.e assistant.e pour gérer les dossiers administratifs et assister la direction dans l’organisation de l’entreprise pour un CDD de 7 mois environ.

Cadre :

Vous travaillez dans les locaux du groupe KERAN à Nantes (bâtiment moderne sur l’île de Nantes, accès direct busway, proche gare et centre-ville, parking vélo, bonne cantine !).

Vous travaillez avec la direction de l’entreprise (DG / DGA, bureau commun) en lien avec les chefs de projets et consultants (organisation des déplacements, enregistrement des commandes, facturation, suivi des formations) et avec les services supports du groupe Keran (comptabilité, RH, équipes situées dans le même bâtiment).

A votre arrivée, vous êtes accompagné.e par Sarah, notre assistante présente depuis 7 ans, que vous remplacerez. Nous prévoyons une passation de minimum une semaine avec une présentation de l’organisation et des différentes missions à suivre.

La société s’est engagée depuis plusieurs années vers une organisation et des pratiques de management plus agiles, plus collaboratives, plus ouvertes. Elle favorise l’autonomie, la créativité et l’innovation. Elle permet et pratique le télétravail et a mis en place depuis 2023 une organisation du travail en 4,5 jours.

Des rituels de travail et de convivialité réguliers permettent à toute l’équipe de NAOMIS d’échanger.

Missions :

Avec un rôle central, vous intervenez sur un large panel de missions pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise :

·       Processus commercial :

o   Intégration des Appels d’Offre détectés dans notre outil interne de gestion, partage du DCE (quotidien)

o   Préparation des dossiers de réponse : partie administrative (candidature), CV, aide à la mise en forme le cas échéant (word), validation de la complétude du dossier

o   Dépôt des offres et suivi des dossiers

·       Projets :

o   Réception et intégration des commandes dans nos outils internes

o   Facturation dont suivi et relances

o   Clôture

o   Spécifique pour les projets de formation (certification Qualiopi) : transmission des questionnaires et supports, suivi

o   Organisation des déplacements (réservation trains / hôtels)

·       Vie de l’entreprise :

o   Recrutement : publication des annonces, suivi des candidatures avec les managers, gestion de l’arrivée

o   Organisation des formations des collaborateurs (recherche financement, suivi)

o   Organisation des événements internes (planification, recherche de lieux d’accueil le cas échéant, réservations)

o   Gestion des véhicules (entretiens et réservations)

o   Gestion de la location des voitures de service aux collaborateurs (pour usage personnel)

o   Intégration des factures fournisseurs et suivi

o   RSE : alimenter le suivi des actions (communs / mécénat)

Votre profil :

De préférence issu d’une formation en gestion (BAC+2/3), vous avez une ou plusieurs expérience(s) sur un ou des postes similaires, minimum 2 ans d’expérience.

Vous êtes très à l’aise avec l’outil informatique de manière générale et la suite office (Word, Excel) en particulier.

Très organisé.e et méthodique vous êtes capable de gérer des tâches multiples avec de nombreux interlocuteurs pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

D’un bon relationnel, vous êtes à l’aise en communication orale (avec les collègues de Naomis et du groupe, par téléphone avec nos interlocuteurs, clients et fournisseurs) et écrite (rédaction de courrier notamment).

Une connaissance des marchés publics est un plus.

Poste ouvert, à compétences égales, à tou·te·s les candidat·e·s. Notre processus de sélection et de recrutement se veut inclusif et promeut la diversité.