Assistant(e) Procurement

Afrik Interim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Interim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 15 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Nous recrutons Un(e) Assistant(e) Procurement pour l'un de nos partenaires.

Assurer un appui opérationnel et administratif aux activités d’achat et d’approvisionnement. Il/Elle veille au traitement, au suivi et à la conformité des demandes d’achats dans le respect des procédures logistiques, financières et règlementaires de PHC.

Responsabilités et taches Principales

• Etablir les bons de commande (BC) et s’assurer que les fournisseurs reçoivent les originaux

• Transmettre les copies des BC aux parties prenantes concernées

• Assurer le suivi de l’exécution des BC et effectuer le rapprochement avec le département finance

• Suivre l’état des paiements liés aux commandes

• Créer, classer et numéroter les dossiers relatifs à chaque opération d’achat

• Préparer et transmettre au Procurement Manager le rapport hebdomadaire des bons de commande

• Effectuer, en toute autonomie, les achats ordinaires conformément aux procédures d’achat, logistiques et financières en vigueur

• Recevoir les demandes d’achats (SR) révisées et s’assurer de leur conformité financière avant traitement

• Préparer les demandes d’appels d’offres et de devis, les tableaux de comparaison/ sélection ainsi que les projets de contrats et les soumettre à la hiérarchie pour validation

• Assurer le suivi des achats et des livraisons, et vérifier leur conformité aux commandes et aux termes de contractuels

• Mettre à jour régulièrement la base de données des fournisseurs locaux

• Informer le Logistics Assistant des commandes en attente de livraison afin d’assurer une réception conforme en quantité et en qualité

• S’assurer que les services demandeurs accusent réception des biens ou des services afin de permettre le paiement des fournisseurs

• Participer à la mise à jour des statistiques achats et à l’élaboration des rapports mensuels

• Informer la hiérarchie de toute anomalie ou risque lié au processus d’achat (retards, indisponibilité, des fournisseurs, insuffisance de concurrence, etc.)

• Suivre les dates d’expiration des contrats-cadres et alerter la hiérarchie pour le renouvellement ou la clôture

• Réceptionner les factures des biens et services livrés, les contrôler et les transmettre au département Finance pour paiement

• Traiter, classer, archiver et numériser les factures et documents d’achats pour validation et traçabilité

• Analyser les demandes de paiement rejetée par la finance et corriger les anomalies pour resoumission

• Réconcilier de manière hebdomadaire les avances de travail allouées pour les achats en espèces.

Compétences techniques

• Bonne connaissance des processus d’achats, d’approvisionnement et de gestion des fournisseurs

• Connaissance des procédures financières et de contrôle interne

• Capacité à préparer des tableaux de comparaison d’offres et des rapports d’achats

• Bonne maitrise des outils informatiques : Microsoft Word, Excel (tableaux, suivi, reporting) et d’un ERP (type SAGE).

Compétences comportementales

• Sens élevé de l’organisation et de la rigueur administrative

• Capacité d’analyse et de résolution de problèmes

• Aptitudes à la négociation et au suivi des fournisseurs

• Intégrité, discrétion et respect de la confidentialité

• Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais

• Esprit d’équipe et bonnes capacités de communication.

Indicateurs de Performance (KPI)

• Respect des délais d’approvisionnement

• Fiabilité et conformité des dossiers achats

• Suivi efficace des commandes fournisseurs

• Qualité du reporting et des données

• Respect des budgets et optimisation des coûts.

Profil recherché

• Formation : Bac+3 en sciences commerciales, gestion, économie, administration des affaires, logistique/supply chain (fort atout) ou tout autre domaine connexe.

• Expérience : Minimum 2 ans d’expérience dans une fonction similaire ou au sein d’une entreprise de production, de distribution, ou d’une organisation nationale ou internationale.

• Langues : Maitrise du français ; l’anglais est un atout.