Assistant(e) RH F/H

HESTIA 78 accompagne des enfants, adolescents et adultes en situation de handicap intellectuel et/ou psychique à chaque étape de leur parcours de vie.

À travers ses 16 établissements et services implantés dans les Yvelines, l'association œuvre chaque jour pour favoriser l'autonomie, l'épanouissement, l'inclusion sociale et l'accès à l'emploi de plus de 800 personnes accompagnées.

Rejoindre HESTIA 78, c'est intégrer une association à taille humaine où l'engagement, la solidarité et le respect de la personne donnent tout leur sens à nos métiers.

Nous offrons :

Un environnement de travail collaboratif et bienveillant

Des formations continues pour le développement professionnel

Un soutien dans l’accomplissement de vos missions quotidiennes

Un cadre de travail dynamique au sein de deux établissements spécialisés

Si vous êtes passionné(e) par l’accompagnement des jeunes et souhaitez évoluer dans un cadre stimulant, envoyez nous votre candidature, Nous avons hâte de vous rencontrer !

L’assistante RH dépend hiérarchiquement de la responsable des Ressources Humaines.

Concernant les tâches relatives à l’OF, la référente administrative travaillera en lien avec la responsable pédagogique et rendra compte au directeur de l’OF.

1/ FINALITE DE L’EMPLOI

Sous l'autorité de la Responsable des Ressources Humaines, l'Assistante RH du Siège contribue à la mise en œuvre de la politique RH de l'association. Elle assure un rôle de coordination, de support technique et méthodologique auprès des établissements, participe au déploiement des outils RH, au suivi des indicateurs sociaux et à la gestion des projets transversaux de la fonction Ressources Humaines.

En parallèle, elle est référente administrative de l'organisme de formation interne Hestia Formation. À ce titre, elle assure la gestion administrative des actions de formation, participe au maintien des exigences de certification qualité et veille au bon déroulement des processus administratifs de l'organisme.

Elle exerce également les fonctions de référente handicap de l'organisme de formation, en assurant l'information, l'orientation et l'accompagnement des bénéficiaires en situation de handicap, ainsi que la coordination avec les partenaires et dispositifs permettant de favoriser l'accessibilité des parcours de formation.

2/ MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

RESSOURCES HUMAINES :

1. Support RH aux établissements

• Assurer un rôle de conseil et d'appui administratif auprès des directions et assistantes administratives des établissements.

• Mettre à jour les trames RH institutionnelles :

  • contrats de travail ;

  • avenants ;

  • courriers RH ;

  • procédures ;

  • formulaires et documents types.

• Veiller à l'harmonisation des pratiques RH au sein de l'association.

• Participer à la diffusion et à l'application des procédures RH.

2. Gestion des outils RH

OCTIME (logiciel de gestion des temps)

• Assurer l’assistance de 1er niveau aux utilisateurs

• Effectuer les demandes au support technique si nécessaire

• Faire les demandes de paramétrage, après validation de la RRH, des règles de gestion en lien avec les évolutions réglementaires et conventionnelles.

• Former les nouveaux cadres et assistantes

• Réaliser des contrôles de cohérence et fiabiliser les données.

SIRH et applications métiers (EIG, Taleez, SLG, PERECCO…)

• Participer au déploiement des nouveaux outils RH.

• Administrer les accès utilisateurs.

• Élaborer des guides et procédures d'utilisation.

• Assurer l'assistance de premier niveau.

3. Reporting et pilotage RH

• Produire et analyser les indicateurs RH de l'association, notamment pour le CSE

• Élaborer les tableaux de bord RH.

• Participer à la réalisation du bilan social et des enquêtes réglementaires.

• Répondre aux demandes statistiques de la Direction Générale et de la RRH.

4. Formation professionnelle

• Assurer les relations avec les organismes de formation et l'OPCO Santé.

• Etre support aux établissements sur la gestion des demandes de prise en charges OPCO

• Produire les indicateurs formation.

5. Relations sociales

• Participer à la préparation des réunions du CSE et de la CSSCT.

• Préparer les supports, tableaux de bord et indicateurs nécessaires aux consultations.

• Assurer le suivi administratif des élections professionnelles.

6. Gestion documentaire et qualité

• Assurer la mise à jour de la documentation RH dans AGEVAL

• Participer à l'actualisation des procédures et modes opératoires.

Organisme de formation (OF) :

1. Référente administrative

-        Gestion des documents de communication :

o   Catalogue

o   Livret d’accueil

o   Règlement intérieur

o   Politique d’accessibilité

-        Inscription des apprenants

-        Gestion des devis, des convocations, des factures et des conventions de formation

-        Gestion et tenue des dossiers des formateurs

-        Gestion de l’administratif dans le respect de la certification Qualiopi

-        Tenue des tableaux de bords (facturation, éléments variables de paie, données de l’OF)

-        Mise a jour du site internet en lien avec l’OF

-        Gestion de la logistique :

o   Repas (commande, imputation aux établissements)

o   Réservation des salles de formation

-        Rédaction et mise à jour de procédures

-        Veille à la bonne application des procédures

-        Rédaction des ordres du jour et des compte rendu des réunions de l’OF

2. Référente handicap

-        Accompagnement des apprenants en situation de handicap

-        Adaptation des parcours de formation

-        Sensibilisation et formation de l’équipe pédagogique

-        Collaboration avec des partenaires externes

Maitrise des outils bureautiques:

- Pack Office, messagerie, agendas

- Avoir des aptitudes informatiques pour l’utilisation des Système d’information et appétence pour les outils informatiques

- Connaissance de la démarche et des outils qualité/gestion des risques (dont la gestion d’une base documentaire

Aptitude professionnelle:

- Sens de la communication

- Capacité à animer des réunions

- Rigueur dans la démarche méthodologique

-  Aptitude à analyser et synthétiser les informations

-  Discrétion professionnelle

-   Mobilité

-   Aptitude à rendre compte de son travail