ASSISTANT.E RH – PAIE – ADMINISTRATION DU PERSONNEL

Présente en France depuis 1881, l'Armée du Salut est plus qu’une simple organisation caritative. A travers la Fondation, nous trouvons le prolongement social des valeurs spirituelles et humanistes de l'Armée du Salut. Elle met son engagement et sa compétence au service de tous ceux qui souffrent. Prévention, aide à la réinsertion, secours d'urgence la mission de la Fondation de l'Armée du Salut est globale.

La Fondation Armée du Salut intervient principalement dans le domaine de l’action sociale et médico-sociale, de la protection et l’accompagnement de l’enfance et de l’adolescence, du soin, du handicap ou de la dépendance et du secours/aide alimentaire.
Plus de 200 établissements et services présents dans 11 régions et 2 800 salariés sont au service des personnes fragilisées.

Travailler pour la Fondation de l'Armée du Salut, c'est contribuer à une mission qui a du sens et évoluer dans un environnement où vous pouvez monter en compétences et vous professionnaliser.

Le Centre d’hébergement « La Cité de Refuge-Centre Espoir » recrute un ASSISTANT.E RH – PAIE – ADMINISTRATION DU PERSONNEL dans le cadre de son activité d’accueil et d’hébergement d’un public en situation de précarité.

Description du poste :

·  A. Gestion contractuelle et obligations administratives

• Publier les annonces sur la plateforme Taleez.

• Rédiger et suivre les contrats de travail (CDI, CDD, CDDI), avenants et renouvellements.

• Réaliser les Déclarations Préalables à l’Embauche (DPAE).

• Gérer les fins de contrat : préparation des soldes de tout compte, attestations et documents de sortie.

• Assurer le suivi administratif des ruptures de contrats (fin de CDD, démissions, ruptures anticipées).

• Gérer les échanges avec les salariés, le suivi des contrats.

• Veiller à l’application des dispositions de la CCN 51 et de la réglementation sociale de base.

 B. Offres d’emplois, Gestion du temps de travail et absences, autre

• Mettre en œuvre et suivre l’utilisation de l’outil OCTIME, en lien avec la direction de l’établissement et les CDS. Suivi parallèle d’un fichier Excel.

• Transmettre des consignes opérationnelles claires aux chefs de service pour l’utilisation d’OCTIME.

• Contrôler les saisies des temps, absences et plannings par les CDS, en lien avec les directeurs adjoints (D.A).

• Assurer le suivi des congés, absences, arrêts maladie, accidents du travail et congés maternité.

• Transmettre les éléments nécessaires au gestionnaire de paie et aux organismes concernés.

• Gérer le courrier entrant et sortant – collecte sur site. Attribuer les badges pour accéder aux salles de l’établissement. Mise à jour de l’organigramme. Réaliser les commandes de fournitures de bureau.

 C. Préparation de la paie et administration du personnel

La paie est établie par le gestionnaire de paie du siège.

• Préparer les éléments variables de paie avec l’alternante (temps de travail, absences, heures complémentaires, primes, indemnités).

• Contrôler la cohérence et la complétude des éléments avant transmission au siège.

• Répondre aux demandes des salariés concernant la compréhension de leur bulletin de salaire.

• Constituer, mettre à jour et archiver les dossiers individuels du personnel.

• Préparer les éléments pour le chargement des tickets restaurant.

 D. Santé au travail

• Organiser les visites médicales obligatoires (embauche, périodiques, reprise).

• Assurer le lien administratif avec la médecine du travail.

• Tenir à jour les justificatifs et convocations médicales.

 E. Formation :

·       Enregister de manière dématérialisée les demandes de formation avant la préparation du plan de formation. Préparation du plan de formation.

·       Inscrire les salariés aux formations interservices.

·       Réaliser les demandes de prise en charge OPCO.

·       Suivre les demandes de remboursement.

·       Gestion sur la plateforme FOEDERIS.

F. Appui RH de proximité

• Apporter un soutien RH aux encadrants techniques et chefs de service.

• Informer les salariés sur leurs droits et obligations (temps de travail, congés, absences, bulletin de paie) si les cadres orientent les professionnels.

• Contribuer à la gestion administrative des situations individuelles simple

G. Appui opérationnel : en cas d’absence de l’assistante administrative, supervision de la mise en place dans le cadre des location de salles.

H. Spécificités du Chantier d’Insertion (ACI)

• Assurer le suivi administratif des parcours d’insertion :

  • Contrats CDDI, renouvellements, attestations,

  • Feuilles de présence et justificatifs requis.

• Veiller à la conformité des dossiers des salariés en insertion.

• Travailler en lien avec le contrôleur de gestion sur :

  • Le suivi de la masse salariale,

  • Les éléments prévisionnels RH nécessaires au pilotage de l’ACI.

• Déclarations mensuelles des chantiers sur la plateforme gouvernementale iae2.asp.

·      Compétences techniques

Compétences techniques

• Connaissance de la législation sociale de base et de la CCN 51

• Maîtrise d’un outil de gestion des temps (OCTIME)

• Capacité à préparer et contrôler des éléments de paie

Compétences professionnelles

• Rigueur, sens de l’organisation et fiabilité

• Qualités relationnelles, écoute et pédagogie

• Discrétion et respect de la confidentialité

• Capacité à travailler en lien fonctionnel avec le siège

5. Formation et expérience

• Formation en ressources humaines, paie ou administration du personnel

• Expérience souhaitée dans le secteur social, médico-social ou de l’insertion de 3 ans.