Assistant(e) services généraux et flotte auto

FabWorkplace est hyperspécialisé dans les services généraux et l'environnement de travail et accompagne les entreprises sur l'ensemble des fonctions facilities, services généraux, services aux occupants, flotte automobiles et mobilité.

Vous assistez le responsable des services généraux dans la gestion opérationnelle des sites et du parc auto de 80 véhicules chez notre client. Vos missions seront les suivantes :

Pour les services généraux

• Bon fonctionnement des équipements gérés par le client (copieurs, distributeurs, fontaines à eau, etc.)

• Bon fonctionnement des locaux (éclairage, chauffage, plomberie, serrurerie, propreté, etc.)

• Rendez-vous prestataires et contrôles des interventions

• Traitement et suivi des demandes collaborateurs

Vous assurez également le suivi administratif du service :

• Gestion et suivi des devis, bons de commandes et factures

• Contrôle budgétaire

• Gestion administrative de contrats

• Mise à jour des tableaux de bord et reportings

Pour la flotte auto (80 véhicules)

Planifier, coordonner et superviser les opérations courantes du parc de véhicules

• Suivre les commandes dans le cadre de la car policy

• Gérer les livraisons de véhicules, les restitutions, ainsi que les réaffectations

• Organiser les convoyages et remises en état des véhicules à restituer ou à réaffecter

• Organiser le nettoyage et l'entretien courant des véhicules de pool

Assurer la relation avec les prestataires et les conducteurs

• Pour les prestataires : loueurs, concessionnaires, garagistes, nettoyage et convoyage des véhicules, carrosserie, etc.

• Pour les conducteurs : les contacter dans le cadre des opérations courantes planifiées, communiquer sur les process, prendre en charge les demandes, traiter les urgences

Assurer la gestion administrative

• Assurer le suivi administratif des contrats de location longue, moyenne et courte durée, le suivi des sinistres et des dossiers avec l’assureur

• Gérer les cartes essences et badges péages

• Organiser les campagnes annuelles (permis, kilomètres, etc.), suivre les contrôles techniques et tenir à jour les documents administratifs (cartes grises, assurances, permis de conduire)

• Tenir à jour les données du parc avec rigueur

Dans le cadre de l'ensemble des missions services généraux et parc auto : contribuer aux différents projets dans lesquels les services généraux sont impliqués.

Vous aurez à vous déplacer régulièrement entre Toulouse et Albi.

Compétences et qualités requises :

• Bonne capacité d'organisation et de planification des tâches

• Rigueur et précision dans les suivis administratifs

• Bonne communication à l'oral et à l'écrit et aisance relationnelle

• Sens du service

• Curiosité et apporteur de solutions

• Bonne manipulation des chiffres

• Aisance avec les outils informatiques (Excel en particulier) et digitaux

• Réactivité et capacité à gérer les urgences

• Permis B obligatoire

• Anglais obligatoire

  L'envie d'apprendre est essentielle sur ce poste.

Expérience : vous avez idéalement 2-5 ans d'expérience sur ce type de poste.

Contrat : 36h30 hebdo, congés payés et 9 jours de RTT

Rémunération : 25k€-30k€ selon expérience

Poste sur site, basé à Toulouse avec des déplacements réguliers entre Toulouse et Albi