ASSISTANT RESSSOURCES HUMAINES EN CDD (H/F)

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 34 kms au sud ouest de Toulouse, un(e) assistant(e) ressources humaines en CDD.

Sous la responsabilité de la directrice des Ressources Humaines, assure le traitement et la gestion des dossiers en matière de gestion des ressources humaines dans le respect des procédures et des dispositions réglementaires, assure le suivi de la gestion des conventions de mise à disposition du personnel. Est force de propositions et s'adapte aux évolutions techniques de son métier.

Traitement des dossiers et saisie de documents

• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers

• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques

• Saisir des documents de forme et de contenus divers

• Gérer et actualiser une base d’informations

• Rechercher des informations, notamment réglementaires

• Vérifier la validité des informations traitées

• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion

• Rédiger des documents administratifs

• Enregistrer ou saisir des données informatiques

• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion

Accueil physique et téléphonique du public

• Recevoir et orienter les demandes

• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

• Rechercher et diffuser des informations

• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité

• Conseiller les usagers et agents sur les procédures

• Rédiger des notes synthétiques

Gestion de l’information, classement et archivage de documents

• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers

• Photocopier et assembler des documents

• Trier, classer et archiver des documents

• Préparer les dossiers pour les instances

Planification et suivi

• Gérer l’agenda de la directrice des ressources humaines, prendre et organiser les rendez-vous

• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service

• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc…)

• Utiliser des logiciels et progiciels

Gestion et suivi des conventions de mise à disposition du personnel 

• Être l’interlocuteur privilégié auprès des mairies

• Assurer le suivi des conventions (avenants, renouvellements, …)

• Transmettre les informations aux services concernés pour vérification des demandes de remboursement

• Transmettre les données nécessaires au remboursement des rémunérations à la direction des finances

• Préparer les éléments nécessaires aux instances (Comité technique, Conseil communautaire)

Savoirs

• Notions de base sur le statut de la fonction publique territoriale

• Connaissance du formalisme des documents administratifs courants

• Connaissance des instances et procédures de décisions de la collectivité

• Bonne connaissance de l’environnement institutionnel

• Bonnes connaissances en organisation et gestion du temps

• Maîtrise des règles de l’expression orale et écrite

Savoirs faire

• Exécuter et suivre des procédures et décisions administratives

• Enregistrer, classer et archiver des documents

• S’organiser en fonction des priorités et alerter dans son domaine d’activité

• Utiliser l’outil informatique et se former sur le logiciel métier

• Mettre en forme des documents administratifs

• Communiquer en s’adaptant aux différents interlocuteurs

• S’assurer du suivi des procédures et de la présence des éléments d’un dossier

Savoir-être 

• Capacité à s’adapter à des situations variées et à ajuster ses comportements en fonction des caractéristiques de l’environnement, des enjeux de la situation et du type d’interlocuteur

• Capacité à identifier les différents composants d’un problème, d’une situation et les liens qui les unissent en vue de leur traitement

• Capacité à être à l’écoute des autres et réceptif aux informations fournies par l’environnement

• Capacité à être efficace dans l’organisation de sa propre activité et/ou optimiser l’utilisation des moyens dans le cadre d’une réalisation collective

• Capacité prendre rapidement des décisions et à hiérarchiser les actions en fonction de leur urgence/importance dans un contexte en évolution

• Capacité à s’intégrer et coopérer dans un ou plusieurs groupes de travail, projets ou réseaux et d’y apporter une contribution efficace