Assistant SGAE

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Contexte

Afin de renforcer l’équipe en place pendant la période estivale, le service de gestion des affaires étudiantes recherche deux postes d’assistant SGAE. Un poste à pourvoir du 15 juin 2026 au 15 septembre 2026 et un poste du 1er juillet 2026 au 31 août 2026. 

Missions

Interface avec l’extérieur

• Participer à l’accueil téléphonique des parents, étudiants, facultés (demande de certificats de scolarité, copies de factures, reçus, documents administratifs, etc.). Fournir les informations générales. Vérifier ou compléter un dossier. Réceptionner les documents déposés. Informer sur la procédure d’inscription ou aider à s’inscrire en ligne.

• Répondre aux mails et aux courriers.

Administration des scolarités et suivi de paiement

Participer à la gestion des candidatures, préinscriptions, inscriptions :

• Vérifier, analyser et traiter les documents reçus. Relancer les étudiants en cas de dossier incomplet.

• Procéder aux facturations et aux encaissements.

• Transmettre les pièces au service comptabilité.

• Editer les documents demandés relatifs aux inscriptions ou à leur suivi (cartes, certificats de scolarité, factures, reçus de paiement…).

• Mettre à jour les fichiers informatiques (Agora notamment).

Régulariser les comptes des étudiants (prélèvements, encaissement chèques, espèces,). Ajuster les scolarités selon les changements de barème en fonction des éléments fournis à postériori de l’inscription. Procéder aux remboursements des trop-perçus.

Participer au suivi du paiement des scolarités et à la gestion des relances pour impayés en adressant les courriers correspondant pour règlement, ceci après vérification, analyse et traitement dans le système d’informations.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Formation supérieure de niveau bac à bac+2 minimum, dans le domaine de la gestion administrative et comptable ou expérience professionnelle équivalente.

• Maîtrise des outils bureautiques.

• Sens de l’accueil et du relationnel, esprit d’équipe.

• Capacités d’adaptation et d’écoute.

• Rigueur et organisation.

• Diplomatie et respect de la confidentialité des informations traitées.