Assistant virtuel administratif / CSM anglais et français

Entreprise spécialisée dans l’organisation de tours touristiques, elle offre une expérience unique à une clientèle internationale. Fonctionnant 7 jours sur 7, l'entreprise s'engage à fournir un service de qualité, nourri par sa connaissance approfondie de la capitale et un souci constant de la satisfaction client. Elle garantit à ses clients, des expériences mémorables, adaptées à tous les types d'événements.

Vous serez responsable de la gestion administrative de l'entreprise. Vous veillerez à la continuité de la communication avec les clients de l'entreprise, la gestion des réservations et l’organisation des tours en tuk-tuk, le tout en anglais et en français.

Missions

• Répondre aux appels clients en français et en anglais, présenter l’entreprise et les offres, et qualifier les demandes.

• Suivre et vérifier les réservations réalisées via le module Bokun, et les saisir manuellement dans Google Agenda.

• Informer les chauffeurs des nouvelles réservations et gérer les ajustements de dernière minute.

• Expliquer aux clients le processus de réservation et de paiement, et vérifier la confirmation des réservations.

• S'assurer de la synchronisation des réservations avec le logiciel comptable et gérer les factures manuellement si nécessaire.

• Préparer et envoyer des devis pour les groupes et événements, en suivant les demandes jusqu'à leur confirmation.

• Excellent niveau en français et en anglais, à l’oral et à l’écrit.

• Une expérience antérieure en service client ou dans un rôle administratif est un plus.

• Excellent à l’oral pour gérer les appels fréquents.

• Organisation et rigueur dans la gestion des tâches administratives.

• Autonomie et sens du service client pour répondre efficacement aux attentes des clients.

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en assurant un suivi rigoureux.

Compétences techniques

• Maîtrise de solutions de communication comme WhatsApp pour la coordination avec les chauffeurs et la gestion des réservations.

• Expérience avec des plateformes de réservation en ligne, notamment Bokun, pour suivre et gérer les réservations.

• Compétence dans l’utilisation de Google Agenda pour organiser et synchroniser les horaires de réservation.

• Familiarité avec les outils de comptabilité comme Pennylane, avec une capacité à saisir manuellement les factures et à suivre les opérations journalières si nécessaire.

• Excellente maîtrise de Google Workspace (Docs, Sheets, etc.) pour la gestion de documents, la création de devis et le suivi des demandes clients.

• Capacité à utiliser des outils d’analyse pour suivre les performances des réservations et des demandes.