Assistante administrative et d'accueil

Ancrée depuis plus de 60 ans sur le département de la Haute-Savoie, SOLIHA Haute-Savoie, notre association, adhérente au Mouvement SOLIHA, déploie le projet associatif pour répondre à la demande des publics modestes, très modestes et défavorisés (ménages, familles, personnes seules, monoparentales,) sur leurs besoins liés au logement et à l’habitat.

Au sein d’une équipe dynamique de 25 collaborateurs disposant de compétences polyvalentes, vous serez rattaché(e) au pôle de l'agence immobilière sociale (AIVS).

a.     Positionnement du poste et contexte 
Vous exercerez au cœur de l'équipe de SOLIHA Haute-Savoie, un poste d'assistante administrative et d'accueil et vous serez rattaché au service de l'agence immobilière à vocation sociale.

Ce poste étant en cours de construction, les missions seront susceptibles d'évoluer. Il faudra donc faire preuve d'adaptabilité durant cette période.

b.     Missions 
Sous la responsabilité de la direction, vous aurez pour missions :

• STANDARD / ACCUEIL / LOGISTIQUE

  ·        Accueil physique et téléphonique pendant les heures d’ouverture : informer et orienter les demandeurs

  ·        Filtrage des appels, traitement des demandes d’information (physique, téléphonique, mail…) et orientation du public.

  ·        Gestion de la messagerie de l’accueil Enregistrement du courrier entrant, remise à la direction puis distribution

  ·        Réservation de la salle de réunion + accueil des demandeurs lors des permanences de l’ASDER

  ·        En l’absence de l’assistante administrative et d’accueil du service habitat : prendre les appels, gérer l’accueil physique, saisie des données dans le logiciel métiers

   

  TACHES administratives SPECIFIQUES EN SOUTIEN DU SERVICE AIVS (Agence Immobilière à Vocation Sociale)

  ·        Soutien administratif global au service (ex : renouvellement des baux, renouvellement des assurances, préparation des dossiers des nouveaux locataires…)

  ·        Gestion de la boite mail

  ·        Consultation et saisie dans le logiciel métier

  ·        Gestion de la boîte mail

  ·        Appui tâches administratives diverses

  o   Saisie d’enquêtes locatives sur Excel

  o   Mise sous pli, chaque fin de mois, des quittances de loyer

  
  Pourquoi vous engagez au service de SOLIHA Haute-Savoie:

• Vous interviendrez dans des contextes diversifiés, en lien avec de nombreux partenaires reconnus et engagés dans l’accompagnement des ménages fragiles ;

• Vous rejoindrez une équipe dynamique, engagée, dans une association reconnue et structurée autour d’un projet social et porteuse de sens. 

a. Formation

• Diplôme en secrétariat ou équivalent

b. Expériences

• Expérience d'assistanat administratif exigée

• Expérience dans la gestion d'un standard téléphonique appréciée

• Expérience au sein d'une agence immobilière sera un atout

• Une expérience dans le secteur social appréciée

c. Compétences et qualités requises

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)

• Capacité d'organisation et de gestion des priorités

• Sens de l'accueil et du service client

• Rigueur, fiabilité et discrétion

• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement

• Autonomie dans l'exécution des tâches administratives