ASSISTANTE ADMINISTRATIVE H/F

Fondée en 2003, la C.C.E.J.R. regroupe 27 000 résidents répartis sur 16 communes. Ses domaines d'action incluent la culture, le développement économique et l'emploi, l'enfance et la jeunesse, l'instruction du droit des sols, le maintien de l'aide à domicile, la police ainsi que la restauration scolaire.

La gestionnaire administrative intervient de manière transversale, sur les services Petite Enfance, Enfance, Jeunesse et Restauration.

Elle assure un rôle d’appui administratif et organisationnel, afin de garantir la continuité, la fiabilité et la qualité du service rendu aux usagers, dans le respect des procédures, des délais et des obligations réglementaires.

Missions et activités :

Coordination administrative transversale :

• Assurer la gestion administrative courante des services PEEJR

• Suivi du logiciel courrier :

  • Mise en forme des courriers internes et externes

  • Intégration dans le circuit de validation et de signature

  • Archivage et traçabilité

• Mettre en forme, suivre et archiver les documents administratifs

• Garantir la traçabilité, la confidentialité et la fiabilité des données

• Assurer le lien administratif entre les services, les sites et les partenaires

Service petite enfance :

Gestion des pré-inscriptions en crèche :

• Réception, vérification et archivage des dossiers

• Outil de gestion de suivi des demandes

• Relance des familles pour les pièces manquantes

Relation avec les familles :

• Contacts pour clarification des besoins d’accueil en amont des commissions

• Mise à jour des tableaux de suivi pour les pré-commissions et commissions

Gestion administrative des occupations de salles (RPE) · Suivi des conventions :

• Mise à jour, archivage et conformité

• Lien avec les services et partenaires concernés

Service restauration :

• Gestion administrative et suivi de l’activité quotidienne

• Être l’interlocutrice privilégiée des référentes de restauration

• Centralisation quotidienne des effectifs (logiciel CONCERTO)

• Diffusion des informations aux cuisines satellites

• Suivi administratif des sites et remontées d’informations

• Interface administrative entre le terrain et la coordination

Suivi financier et facturation :

• Préparation et contrôle des éléments de facturation des repas et tout autre facturation liée à une commande par le service restauration

• Élaboration de tableaux de suivi (fréquentation, volumes de repas, consommations)

Achats, approvisionnements et logistique :

• Recensement des besoins des 19 cuisines satellites (produits d’entretien, EPI, équipements, consommables)

• Centralisation, contrôle et suivi des demandes d’achats

• Passation des commandes dans le respect des marchés en cours et des procédures internes

• Contrôle de la conformité des livraisons et des factures

Marchés publics et relations fournisseurs · Participation à la mise en œuvre et au suivi des marchés publics liés au fonctionnement des cuisines :

• Suivi administratif des fournisseurs et prestataires

Appui à la coordination et continuité de service :

• Assistance administrative à la coordinatrice restauration

  • Préparation des convocations, ordres du jour et comptes rendus

  • Appui à la gestion des plannings et remplacements

  • Relation avec les partenaires

• Relais administratif en cas d’absence de la coordinatrice

Service enfance-jeunesse :

Gestion des inscriptions et des données usagers :

• Gestion des études, inscriptions et validations sur le logiciel CONCERTO, en lien avec les coordinatrices de secteurs

• Suivi des inscriptions de dernière minute (restauration, périscolaire), en lien avec les référents, directeurs de sites et les familles

Suivi administratif de l’activité et préfacturation :

• Suivi mensuel des pointages sur les différents centres, avant transmission au service monétique

Relation familles et communication administrative :

• Suivi des adresses génériques du service PEEJR, favorisant le lien avec les familles

Appui administratif aux coordinations de secteurs :

• Soutien administratif ponctuel aux coordinatrices de secteurs

Savoir :

• Fonctionnement des collectivités territoriales

• Organisation des services petite enfance, enfance, jeunesse et restauration

• Notions de réglementation sanitaire et HACCP

• Cadre RGPD et confidentialité des données

• Logiciels métiers (CIRIL, CONCERTO, logiciel courrier)

Savoir - Faire :

• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers

• Gestion administrative multisites

• Rédaction administrative

• Élaboration et suivi de tableaux de bord

• Organisation, rigueur et respect des délais

Savoir- être :

• Qualités relationnelles et sens du service public

• Capacité d’écoute et de communication.

• Discrétion professionnelle

• Esprit d’initiative et force de proposition

• Autonomie

Conditions de travail :

Temps de travail : 1607h/annuel - 37 heures hebdomadaires sur 4, 4,5 ou 5 jours

Horaires : Arrivée entre 8h et 9h30 (le matin) – Pause déjeuner entre 12h et 14h (45 min minimum) – Départ entre 16h30 et 19h.

Lieu de travail : Siège de la Communauté de communes

Conditions de travail : Télétravail autorisé sous réserve d’accord de la hiérarchie

Moyens matériels à disposition :

• Ordinateur portable,

• Technologies de l'information et de la communication

Contraintes organisationnelles et relationnelles :

• Échanges avec les usagers et les différents services de la Communauté de communes

Ambiances de travail et contraintes physiques :

• Contraintes posturales et articulaires : posture statique prolongée

• Contraintes visuelles : travail sur écran

• Gestes répétitifs : clavier, souris

Relations fonctionnelles :

• Services internes : PEEJR, guichet unique, RH, Finances, Services techniques

• Prestataires extérieurs.