ASSISTANTE/ASSISTANT ADMINISTRATIVE ET DE PRODUCTION

Depuis 1948, le Festival d’Aix fait vivre l’opéra devant les publics d’aujourd’hui, avec des programmes d’une grande diversité présentés sur les scènes nationales et internationales les plus prestigieuses. Reconnu pour son excellence, le Festival d’Aix encourage l’émergence de jeunes talents et est un lieu d’innovation unique dans les domaines artistique, éducatif et de médiation ; il est ainsi à l’initiative de réseaux professionnels à dimension européenne et méditerranéenne.

Le Festival international d’art lyrique d’Aix en Provence est titulaire du label Afnor "Diversité et Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes".

Chaque année les spectacles du Festival, des répétitions aux représentations, font d’Aix-en-Provence un lieu de rassemblement d’artistes sans pareil, une heureuse concentration de talents. Tirer avantage de ce foisonnement et des conditions qu’il crée pour permettre une transmission des savoirs, des expériences et des inspirations, telle est l’idée qui constitue le point de départ de l’Académie du Festival d’Aix.

Le service de l’Académie et de la programmation des Concerts assure la programmation et la production des activités de l’Académie, d’une série de concerts, de spectacles de théâtre musical et de rencontres professionnelles. Cela représente plusieurs programmes de résidences d’artistes, des manifestations publiques qui réunissent plus de 80 artistes par an, principalement sur la période de juin et juillet.

L’Académie et le programme de concerts du Festival défendent des valeurs fortes d’inclusion et de diversité qui irriguent l’ensemble de ses activités. Porteuse d’un projet engagé, créatif et innovant, l’équipe de l’Académie promeut ces valeurs dans son propre fonctionnement.

Le service recherche actuellement, un/une assistant/assistante administrative et de production, pour renforcer son équipe, dans le cadre de l’édition 2027.

RATTACHEMENT

Service : Académie et programmation des Concerts

Responsable hiérarchique (tuteur) : Directrice adjoint de l’Académie et de la programmation des Concerts et Chargée de production de l’Académie et de la programmation des Concerts

 PRINCIPALES MISSIONS ET RESPONSABILITÉS

Pour appuyer le service de l’Académie et de la programmation des Concerts dans ses missions quotidiennes, nous recherchons aujourd’hui un apprenti. Votre mission consistera à l’assister dans l’administration du service et à assurer le suivi des productions, en lien avec l'ensemble des équipes du festival.

Au sein de l’équipe de l’Académie et des concerts, vous assisterez l'équipe de l’académie dans la mise en œuvre du programme des concerts, de résidences d’artistes et des rencontres professionnelles de l’édition 2027.

Vous participerez à la mise en œuvre contractuelle et administrative de l’ensemble de ces activités et en assurerez leur traitement administratif. Par ailleurs, vous assisterez le service sur le plan de la production et de la logistique. A ce titre, vous serez notamment amené à rédiger des conventions résidence d’artistes, à ordonner les défraiements, à traiter des factures et notes de frais, à rédiger des feuilles de route, à assurer la coordination logistique et l’accueil des artistes dans les différents lieux de répétitions et de représentations, à rédiger des bilans d’activités et des attestations de participation, etc.

En amont et pendant les activités, vous serez l’un des interlocuteurs identifiés des artistes ou de leurs représentants.

Vos missions vous mettront en lien avec différents services supports du Festival, entre autres: la Direction Administrative et Financière pour les différents suivis administratifs et comptables, le service Accueil et Logistique des Artistes (coordination des demandes d’hébergements, de transports et d’accueil des artistes), le Secrétariat général (communication, protocole, presse et service Passerelles), la Direction Technique, etc.

 Voici plus précisément décrites les missions attendues :

1.    Assistanat de production

• Organisation logistique de l’accueil et de déplacements, d’artistes et de partenaires du Festival et aide à l’organisation de certaines auditions, en France et à l’étranger

• Renfort et soutien de l’équipe de production en préparation et durant le Festival (de fin à mai à fin juillet)

• Établissement de certaines convocations aux auditions, conventions de résidence et de certains contrats d’artistes, en français et en anglais, en renfort l’équipe de production

• Aide à la préparation des matériels d’auditions et de résidences

• Renfort et soutien de l’équipe de production en préparation et durant le Festival

• Accueil physique de certains artistes et partenaires au Festival

• Suivi des questionnaires d’évaluation des activités de l’Académie, de journées professionnelles, etc.

• Engagements et suivi de factures et de notes de frais

 2.     Assistanat administratif du service de l’Académie et de la programmation des Concerts

• Suivi administratif et organisation des déplacements (dont ordre de mission, réservation des hébergements, transports etc), des réunions, des commandes

• Recherche et mise à jour de contacts

• Élaboration et préparation de divers documents

• Suivi et mise à jour de la base de données et d’outils

• Contribution à la rédaction des bilans et dossiers

• Support sur des dossiers de demandes de subvention et sur l’étude de faisabilité de certains programmes artistiques

• Compte-rendu des rdv et réunions

• Engagement de notes de frais et traitement comptable des factures

Nous recherchons un candidat préparant idéalement, une formation supérieure dans le domaine de la culture ou dans les relations internationales (ex ingénierie de projets culturels; CFA métiers arts de la scène,master en relations internationales...)

Ce poste requiert organisation, rigueur et sens de l’anticipation, pour la gestion des tâches administratives et le respect des échéances fixées.

Placé au cœur des échanges, et en interaction forte avec les différentes activités du service, vous êtes doté d’aptitudes relationnelles avérées et de bonnes capacités d’adaptation. Vos compétences rédactionnelles en français et en anglais sont reconnues de même que votre capacité à échanger dans ces deux langues à l’oral.

Pour mener à bien vos missions, vous devez disposer de solides connaissances des arts de la scène et du spectacle vivant en général.

Enfin, vous pouvez attester d’une ouverture à la diversité culturelle et esthétique, et d’une appétence (ou vraie sensibilité) pour la gestion des enjeux interculturels.

PRÉCISIONS SUR LE POSTE

Poste en Contrat d’Apprentissage de 12 ou 24 mois à Paris (et à Aix en Provence en période de festival juin/juillet) à pouvoir dès septembre 2026

Salaire : Rémunération brute mensuelle minimale d'un apprenti en vigueur à la date de conclusion du contrat

Durée hebdomadaire : 35 h/semaine.

De nombreux avantages en sus du salaire : télétravail (2 jours/semaine hors période festivalière), modulation du temps de travail (flexibilité horaire), participation au transport, mutuelle attractive et tickets restaurant.

Accessibilité et conditions de travail :

Le lieu de travail est situé : au 1er étage avec ascenseur sur Paris et au 2ème étage d’un bâtiment dépourvu d’ascenseur sur Aix en Provence

Il s’agit d’un poste de travail avec station assise, sur ordinateur, avec utilisation fréquente du téléphone 

PROCESSUS DE RECRUTEMENT

Le Festival d’Aix est titulaire du label "Égalité professionnelle entre les femmes et les hommes" et du Label « Diversité ». Ainsi, dans le cadre de nos recrutements, nous promouvons la diversité et la mixité professionnelles, convaincus que la diversité des profils est une richesse pour le travail d’équipe et la production d’idées novatrices.

Pour cela, les équipes du Festival sont formées et sensibilisées afin d’incarner une politique RH handi-accueillante et ainsi permettre l’ouverture à tous les profils, de ses postes à pourvoir. 

A cet effet, à compétences égales, les candidatures des personnes en situation de handicap seront particulièrement valorisées.

Pour postuler, envoyer votre CV et votre lettre de motivation avant le 1er juin 2026 à l’attention de Margot Lallier Directrice adjointe de l’Académie et de la programmation des Concerts et Chargée de production de l’Académie et de la programmation des Concerts

Entretiens en visio la semaine du 8 juin 2026.