Assistante de Direction

Présente en France depuis 1881, l’Armée du Salut est plus qu’une simple organisation caritative. A travers la Fondation, nous trouvons le prolongement social des valeurs spirituelles et humanistes de l’Armée du Salut. Elle met son engagement et sa compétence au service de tous ceux qui souffrent. Prévention, aide à la réinsertion, secours d’urgence, la mission de la Fondation de l’Armée du Salut est globale.
Elle intervient principalement dans le domaine de l’action
sociale et médico-sociale, de la protection et l’accompagnement de l’enfance et
de l’adolescence, du soin, du handicap ou de la dépendance et du secours/aide
alimentaire.
Plus de 200 établissements et services présents dans 12 régions
et 2800 salariés sont au service des personnes fragilisées.

MISSIONS :

Référent(e) RH au sein de l’établissement, il/elle est l’interlocuteur principal des professionnels ; Il/elle assure le suivi administratif des dossiers du personnel (renouvellement des documents, archivage, informations RH, mutuelle …).  

Référent qualité, il/elle participe à la création, la mise à jour, et au suivi et à l’archivage des protocoles en lien avec les fonctions supports.
 
Placé(e) sous l’autorité du Directeur il/elle participe à l’organisation et à la gestion des Ressources Humaines
Dans le respect du projet de la Fondation et de l’établissement, du règlement intérieur en vigueur et de la nécessaire discrétion qu’impose sa fonction, il/elle est plus particulièrement chargé(e) :

GESTION DE LA PAIE :

-          Gestion du planning Octime,

-          Préparation des EVP pour le service paye

-          Suivi des absences, heures supplémentaires, indemnités de nuit et de dimanche et jours fériés, RTT, journées exceptionnelles…

-          Gestion des soldes de tout compte (AER, certificats de travail, reçu pour SDTC), en lien avec les professionnels.

GESTION RESSOURCES HUMAINES :

-          Création des contrats et avenants sur Word

-          Utilisation des logiciels SMART et TEAMS RH

-          D.P.A.E sur le net entreprise,

-          Gestion des absences (CP, récupération des jours fériés, jour enfant malade et autres),

-          Enquêtes administratives (ANAP …)

-          Entretien annuel d’évaluation des professionnels

-          Classement numérique et physique de tous les documents salariés (GED),

-          Gestion du plan de formations et de l’OPCO

-          Mise en œuvre de la gestion électronique des documents (contrats, SDTC …)

GESTION ADMINISTRATIVE :

-          Participation à l’écriture du Projet d’établissement

-          Implication dans la réalisation du rapport d’activité

-          Echange avec les différents partenaires

GESTION FINANCIERE :

-          Assurer le suivi des encaissements, et relances des impayés

-          Gérer la caisse de l’établissement et le dépôt de valeur des résidents

-          Gestion de la facturation électronique fournisseur, création des comptes, contrôle avant validation de la direction, mise en place des virements.

-          Gestion des charges récurrentes avec les contrats cadres et autres (maintenance, énergies…) + Tableau de suivi des consommations fluides et autres

-          Alimentation des outils mis en place en termes de suivi financier.

LOGICIELS :

DIRIPS - SMART – TEAMS RH – OCTIME– YOOZ - FOEDERIS – WORD – EXCEL