Assistante de Direction Etablissement de spectacles - FREELANCE - 35h/semaine - PRESENTIEL

OPTIMADMIN propose des services d'assistance administrative et comptable aux entreprises.

🎯 Mission principale

Assister le dirigeant d'un établissement de spectacles dans l’organisation quotidienne personnelle et professionnelle, gérer les communications et coordonner une équipe de 10 personnes, tout en prenant des initiatives pour anticiper et résoudre les besoins du quotidien.

📝 Responsabilités principales

1. Gestion administrative personnelle

• Gérer les réservations personnelles : hôtels, billets de train, voyages

• Trier, archiver et faire suivre les emails importants de la boîte mail du dirigeant

• Organiser et renommer les documents scannés

• Prendre en charge le courrier physique : réception, archivage, scan, classement

2. Gestion de l’équipe et des prestataires

• Faire le dispatching des informations importantes à l’équipe de 10 personnes

• Coordonner les prestataires : femme de ménage, réparations, petits travaux (ex : machine à laver)

• Vérifier que les interventions se déroulent correctement et résoudre les problèmes de communication

3. Organisation et suivi opérationnel

• Être extrêmement organisée et proactive

• Identifier et résoudre les problèmes de manière autonome

• Prioriser les tâches et anticiper les besoins du dirigeant

• Garantir un suivi efficace des activités personnelles et professionnelles

🧠 Profil recherché

• Dynamique, proactive et capable de prendre des initiatives

• Très bonne organisation et rigueur

• Excellent sens du service et de la discrétion

• Capacité à gérer plusieurs tâches et interlocuteurs simultanément

• Bonne communication écrite et orale

• Expérience dans l’assistanat personnel ou administratif souhaitée

✅ Qualités clés attendues

• Autonomie et réactivité

• Sens de la priorisation

• Capacité à anticiper les besoins

• Gestion efficace de la communication et des prestataires

• Fiabilité et discrétion