Assistante de Direction F/H

Membre du Mouvement Habitat et Humanisme, engagé depuis 40 ans pour le logement et l’insertion des personnes en difficulté, l’association Habitat et Humanisme Urgence (HHU) œuvre spécifiquement pour les situations d'urgence, offrant une réponse complète aux besoins d'hébergement et d'accompagnement social des plus précaires. A travers plus d’une trentaine de dispositifs pour 2 400 places sur l’ensemble du territoire français, HHU accueille principalement des personnes en situation de grande vulnérabilité (femmes victimes de violences, personnes sans-abri, etc.) ainsi que des personnes exilées (demandeurs d’asile et réfugiés) dans le cadre des programmes portés par l’Etat.  

Chaque année, Habitat et Humanisme Urgence accompagne 3 800 personnes, de telle manière qu’elles (re)deviennent actrices de leur propre vie. L’association fournit un accompagnement spécialisé, à 360° : démarches socio-administratives, santé, juridiques et vers l'insertion, afin que chacune et chacun puisse reconstruire sa vie avec dignité et respect. En outre, HHU met en œuvre des programmes conçus spécifiquement pour les personnes exilées, via la médiation artistique et culturelle, le sport, la formation et l'emploi, visant à faciliter leur intégration durable dans la société. Fidèle aux valeurs du Mouvement Habitat et Humanisme, HHU s’emploie, jour après jour, à bâtir de nouveaux liens pour une société plus inclusive et solidaire. 

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous occupez un poste transverse au cœur du fonctionnement du siège, entre gouvernance associative, appui à la direction et suivi administratif et financier.

Vous êtes en lien régulier avec les membres du comité de direction, les fonctions support, les équipes présentes sur les territoires, les administrateurs et les partenaires externes.

Votre poste est à la fois administratif, organisationnel et relationnel.

Support à la Direction Générale

• Gestion de l'agenda de la Direction Générale,

• Appui à la Direction des Opérations dans la prise de rendez-vous avec les tutelles et la coordination des plannings,

• Interface entre la Direction Administrative et Financière et les Opérations pour le suivi et les échanges de données administratives/statutaires de l'association,

• Rédaction de courriers et gestion du courrier du siège, ainsi que des boîtes e-mail génériques

Vie associative et gouvernance

• Organisation des Conseils d'Administration (6/an), des réunions de Bureau (10/an) et de l'Assemblée Générale,

• Rédaction des procès-verbaux et relevés de décisions,

• Tenue et archivage des fonds documentaires

Suivi comptable et financier

• Référent(e) comptabilité pour la Direction Générale : validation des devis, suivi des contrats de prestations, règlements,

• Gestion des notes de frais et justificatifs de cartes affaires du président et du comité de direction,

• Suivi des encaissements de dons et émission des reçus fiscaux pour une association partenaire

Événementiel et vie interne

• Organisation des événements internes et de la journée d'intégration bimestrielle,

• Coordination logistique, suivi des participations et de la satisfaction

Appui RH Formation et moyens généraux

• Suivi des éléments variables de paie du comité de direction,

• Administration de la formation pour l'association,  en lien avec le service RH et l'OPCO,

• Gestion courante des locaux, des fournitures et du parc informatique, en lien avec la DSI

Votre profil

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac à Bac+2 en assistanat de direction ou en gestion administrative, ou vous avez acquis une expérience équivalente.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et disposez de bonnes qualités rédactionnelles. Vous aimez organiser, anticiper et faciliter le quotidien de vos interlocuteurs. Vous savez collaborer, même à distance.

Ce poste demande de la rigueur, de la réactivité et un réel sens de la discrétion compte tenu des informations traitées. Une expérience dans le secteur associatif, social et dans une organisation multi-sites serait appréciée.

Votre cadre de travail

• CDI à 37h / semaine

• Bénéfice de 12 RTT / an + 27.5 jours de congés

• Rémunération à partir de 2 500 € brut/mois selon profil,+ 13e mois

• Prime d'expérience selon disposition conventionnelle (IDCC 2336)

• Tickets restaurant (pris en charge à 60 %)

• Mutuelle d’entreprise + prévoyance

• Prise en charge à 50% de l’abonnement transport

• Œuvres sociales du CSE