Assistante de direction

Premier acteur régional de l'aménagement numérique, Premier producteur d'énergies renouvelables du territoire, Premier coordonnateur de la mutualisation de l'achat public local en Ile-de-France, Premier contrat de concession d'électricité au niveau national, le SIPPEREC est un syndicat intercommunal qui offre des services en énergies et numérique à plus de 100 collectivités franciliennes. Situé à Paris, près de la Gare de Lyon, nous sommes près de 100 collaborateurs qui œuvrent pour un service public de qualité en matière d'électricité, de développement des énergies renouvelables et du numérique.

La société publique locale (SPL) UniGéo a été créée à l’initiative du SIPPEREC et des villes de Pantin, Les Lilas et Le Pré-Saint-Gervais. Elle a pour objet la création, le développement et l’exploitation d’un réseau de chaleur à base de géothermie sur le territoire des villes de Pantin, Les Lilas et Le Pré-Saint-Gervais.
Placé(e) sous la responsabilité du(de la) Directeur(trice) Général(e) de la SPL, l’assistant(e) assure le secrétariat du(de la) Directeur(trice) Général(e) et de la société.
Dans le cadre de ses missions, l’assistant(e) est en relation avec de multiples interlocuteurs (interne, usagers, services techniques, élus, administration, etc …).

Secrétariat du(de la) Directeur(trice) Général(e) :
-      Gérer l’agenda du(de la) Directeur(trice) Général(e)
-      Assurer l’accueil physique et téléphonique
-      Organiser les réunions, réserver des salles, préparer des dossiers et autres supports de présentation 
-      Assurer la relecture des documents mis à la signature du(de la) Directeur(trice) Général(e)
-      Assurer la relation avec les usagers du service (abonnés, clients finals) : courriels, réponse, etc…
-      Assurer la réception, le traitement et la diffusion d’informations
-      Préparer et participer aux instances (assemblées générales, conseil d’administration)
-      Réaliser le traitement administratif des dossiers (rédaction de courrier, mise en forme de document, classement et archivage)
-      Assister à certaines réunions et en rédiger les comptes rendus
-      Effectuer la diffusion du courrier arrivé

Facturation :
-      Assurer la réalisation des appels de fonds de l’instruction au suivi des dossiers de subvention
-      Assure la facturation aux abonnés du réseau de chaleur et son suivi
-      Assure le suivi des recouvrements de créances impayées par les clients débiteurs

Commande publique :
-      Assurer la rédaction, le suivi et la transmission des courriers et documents associés à la commande publique 
-      Mise en forme et mise en ligne des dossiers de consultation
-      Organisation et secrétariat des commissions (CAO)
-      Participer à la mise en place des formalités administratives et juridiques de la commande publique 
-      Archiver et classer les dossiers 
-      Aider au financier des marchés publics (bons de commande, conformité des factures, traitement des factures des entreprises titulaires, suivi des paiements et relance)

Suivi juridique :
-      Rédiger des courriers 
-      Gérer la relation avec les partenaires ou prestataires 
-      Rédiger et suivre des bons de commande, des factures

Compétences requises :
- Très bonne organisation / Planification
- Maîtrise des techniques d’assistanat, des outils bureautique (Word, Excel, Powerpoint), des outils de planification et de la messagerie électronique (Outlook)
- Maitrise de l’environnement territorial et de ses enjeux
- Connaissances en commande publique
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissances des normes rédactionnelles
- Maîtrise des méthodes de classement et d’archivage
- Qualités rédactionnelles

Aptitudes générales exigées :
- Discrétion professionnelle, confidentialité,
- Curiosité, esprit d’initiative
- Polyvalence, réactivité et autonomie
- Aisance relationnelle, disponibilité