ASSISTANT DE FORMATION H/F

Rejoignez l'INFA, acteur engagé de la formation professionnelle depuis 1945 !

Fondée en 1945, la Fondation INFA est une organisation d'utilité publique, pionnière dans la formation professionnelle et l'insertion par l'emploi. Forte de plus de 80 ans d'expérience, l'INFA accompagne chaque année des milliers de personnes dans leur parcours professionnel, avec une attention particulière portée aux jeunes, aux demandeurs d’emploi et aux personnes en situation de handicap.

Nos valeurs fondamentales sont l’engagement, l’égalité, la solidarité et l’excellence, qui guident notre action au quotidien.

Nous vous offrons l'opportunité de rejoindre une équipe dynamique et passionnée, dédiée à l'accompagnement des apprenants dans des secteurs clés tels que l’hôtellerie-restauration, le tourisme, les métiers du social, et bien plus encore. En tant que collaborateur, vous participerez à des projets innovants, solidaires et à fort impact social.

La Fondation INFA recherche un(e) Assistant(e) de Formation pour accompagner la gestion administrative des actions de formation et participer à l’organisation des sessions sur son site de Gouvieux, spécialisé dans l'hôtellerie restauration. Vous serez en charge d’assurer un suivi administratif rigoureux et efficace des stagiaires et des formations.

Missions principales :

Accueil et gestion des prospects et stagiaires :

-        Accueillir les prospects et stagiaires, tant physiquement qu’au téléphone, et répondre à leurs demandes.

-        Créer et mettre à jour les fiches prospect et projet dans notre outil de gestion.

-        Participer au recrutement, à la sélection des candidats et à l’organisation des informations collectives (journée porte ouverte).

-        Assurer un suivi rigoureux des dossiers de candidature, vérifier leur complétude et relancer si pièces manquantes.

Gestion des dossiers administratifs :

-        Finaliser l’inscription des stagiaires en créant et mettant à jour leur dossier administratif sur l’outil métier.

-        Inscrire les stagiaires sur les plateformes externes (Kairos, MFME, etc.) et gérer leur dossier de rémunération.

-        Générer les émargements et assurer le suivi des états de présence

-        Saisir mensuellement les heures et les assiduités des stagiaires sur les plateformes dédiées et suivre les absences.

-        Gérer la facturation des actions de formation, assurer le suivi du chiffre d’affaires et travailler en collaboration avec le coordinateur.

Suivi et logistique des formations :

-        Préparer la logistique des sessions de formation, organiser le matériel nécessaire et garantir le bon déroulement des actions.

-        Participer à la gestion des convocations, des certifications et à l’envoi des courriers ou mails aux stagiaires (absences, avertissements, etc.).

-        Contribuer à l’organisation des réunions internes et à la gestion administrative des formations.

Respect des process et collaboration interne :

-        Veiller au respect des procédures internes et des exigences Qualiopi dans le cadre des actions de formation.

-        Assurer la collaboration avec les formateurs, coordinateurs pédagogiques, financeurs et autres interlocuteurs internes et externes.

Profil recherché :
Le candidat idéal devra posséder :

-        Connaissance des techniques de sélection et de recrutement des candidats.

-        Connaissance des processus administratifs des actions de formation et des dispositifs de financement.

-        Maitrise d’outils bureautiques et numériques.

-        Sens de l’organisation, rigueur et fiabilité, aisance relationnelle, réactivité et adaptabilité, discrétion et sens du service.

-         Une expérience de 2 ans minimum dans le secteur de la formation