Assitant(e) des activités H/F

Si l’intérêt général est votre moteur, si vous aimez mettre votre talent au profit des enfants et des jeunes ou des personnes en situation de handicap … nous partageons les mêmes valeurs !

L’UFCV, reconnue d’utilité publique, fondée en 1907, œuvre à développer des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque.

Ses 1.300 salariés et 5.000 bénévoles, volontaires et jeunes accueillis en service civique œuvrent sur l’ensemble du territoire, à travers 12 délégations régionales.

Date d'entrée souhaitée : 1er septembre 2025

Date de fin de contrat : 31 décembre 2025

Vous aurez pour mission d’assurer le suivi administratif nécessaire à l’activité Formation professionnelle, en lien direct avec la responsable d’activité. Il s'agit de :

- fluidifier la réponse aux appels téléphoniques et demandes des usagers ;

- participer au traitement du suivi administratif des actions de formation professionnelle ;

- assurer l'administration des activités mises en place par l'UFCV, pour les usagers, les financeurs et l'organisation interne.

Missions en relation avec les usagers et partenaires :

• Accueil physique et téléphonique

• Traitement des boîtes mail dédiées

• Renseigner et orienter les clients sur les activités et services de l'UFCV, les conditions et procédures d'inscription

• Traiter les demandes de devis

• Assurer la relation avec les usagers, les financeurs

Administration des activités :

• Saisie des catalogues de formation sur les logiciels internes et externes

• Traiter les demandes de devis, aide à la constitution des dossiers de demande de financement, assurer la liaison avec les financeurs

• Traitement complet des inscriptions dans les logiciels (internes et/ou externes) ou autres supports désignés pour la gestion de l'activité, conformément aux procédures en vigueur (conditions d'inscriptions ; convocation ; préparation des documents, des départs ; confirmations clients ; relances clients, etc.) ; aide à la constitution, saisie des dossiers de rémunération des stagiaires

• Traitement de l’assiduité des stagiaires sur les différents logiciels internes et externes

• Traitement de la facturation, relances clients, encaissement de la trésorerie associée selon les procédures établies

• Suivi des réalisations des stagiaires

• Participer à l’élaboration des bilans d’action

• Assurer diverses tâches de secrétariat

Ø  FORMATION : Bac à Bac +2 type gestion administrative

Ø  COMPETENCES :

Aisance dans le traitement des chiffres, bonne pratique d’Excel, aisance téléphonique, bonne organisation et rigueur.

Aisance relationnelle, autonomie et prise d'initiative seront appréciées

Travail en équipe et adaptabilité seront de mise

Ø  EXPERIENCE : au moins 1 an dans un poste de gestion administrative 

La connaissance du secteur associatif et du secteur socio-éducatif et du secteur de la formation professionnelle serait un plus