Attaché de direction (H/F)

La Fondation Cartier pour l’art contemporain a pour vocation de favoriser la création contemporaine et d’en diffuser la connaissance. Installée à Paris depuis 1994, la Fondation Cartier programme des expositions thématiques ou monographiques et passe alors commande aux artistes, enrichissant ainsi une importante Collection. Elle organise aussi les Soirées Nomades, rendez-vous avec les arts de la scène où les artistes créent des liens entre les arts plastiques et d’autres modes d’expression de la création contemporaine. En 2020, elle initie un partenariat avec la Triennale de Milan. En s’exportant régulièrement dans les institutions étrangères, les expositions et la collection confèrent à la Fondation Cartier sa dimension internationale.

Assistanat de direction

-          Gestion de l’agenda : organisation et optimisation des réunions ponctuelles et récurrentes, suivi des rendez-vous (conception de supports, de dossiers préparatoires et diffusion aux participants, organisation logistique, réservation des salles, rédaction et diffusion de mails et comptes-rendus, etc.)

-          Gestion du courrier entrant et sortant, dossiers et documents à la validation / signature, et accueil téléphonique

-          Gestion des déplacements : organisation des missions et déplacements, en lien avec le service voyage et la DAF, avec anticipation pour limiter l’impact budgétaire

-          Gestion des contacts du Directeur, tenue du fichier, mise à jour

-          Mise à jour des outils de suivi de la vie de la Direction (congés, budget de fonctionnement, commandes de fournitures, etc.)

-          Être force de proposition pour optimiser les procédures et les outils transverses (teams, SAP, etc.)

Pilotage et coordination

-          En charge du budget de fonctionnement du service en lien étroit avec la directrice adjointe de la communication et la DAF

-          Préparer les réunions extérieures et les présentations orales (documentation, notes, préparations de mails, synthèses, etc.)

-          Être force de proposition et préparer les éléments pour les prises de paroles de la directrice de la communication et des publics sur l’outil de communication interne

-          Proposer des sujets de veille / notes / présentations du service en fonction des enjeux, des projets ou des recherches demandées

-          Créer, rédiger et mettre en page différents dossiers de présentation de certains projets destinés à l’interne et à l’externe, en français et en anglais

-          Participer à la consolidation des bilans et des présentations de comités en lien avec le directeur adjoint de la communication (H/F) et le Directeur des publics (H/F)

Gestion de certains évènements hors-programmation

-          Organiser les évènements liés à la vie du service (séminaires, déjeuners, petits-déjeuners)

-          Exceptionnellement peut être missionné sur des évènements hors programmation

VOTRE PROFIL

De niveau BAC+2/BAC+3, vous justifiez d’une expérience d’au minimum 3 ans à un poste similaire.

Rigoureux.se et organisé(e), vous possédez de réelles capacités d’analyse et de synthèse.

Vous êtes réactif/ve et saurez monter rapidement en compétences et en autonomie dans vos missions.

Vous savez conduire des projets transversaux.

Vous possédez une très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)

Votre orthographe et votre expression orale sont irréprochables.

Vous parlez et écrivez couramment anglais.

Vous présentez un réel intérêt pour la culture et particulièrement l’art contemporain.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités relationnelles et votre sens de la discrétion.

Enfin, vous appréciez le travail en équipe.

INFORMATIONS PRATIQUES

CDI à plein temps. Prise de poste dès que possible.

Rémunération selon profil + 13ème mois + Participation/Intéressement + tickets restaurant + prise en charge de 75 % de l’abonnement Pass Navigo ou forfait mobilités douces.