Chargé d'accueil et secrétaire H/F

L’association SOLIHA Doubs, Côte d’Or & Territoire de Belfort, adhérente au Mouvement SOLIHA, Solidaires pour l’Habitat, est une association spécialiste des questions liées à l’amélioration de l’habitat privé ancien.

Elle compte trois sites : le siège à Besançon et deux agences, à Montbéliard et à Quetigny.  Au 1er janvier 2026, l’association emploie 69 salariés et porte 5 pôles opérationnels : Pôle « Propriétaires Occupants », Pôle « Propriétaires Bailleurs, Collectivités et Développement », Pôle « Maîtrise d’œuvre », Pôle « social » et Pôle « Agence Immobilière Sociale ». En lien avec les politiques publiques nationales, les professionnels interviennent auprès des collectivités locales, des copropriétés et des particuliers.

SOLIHA recherche un(e) chargé(e) d'accueil et secrétaire pour l'accueil de son agence immobilière sociale.

Accueil

• Accueil physique du public venant à l’Agence Immobilière Sociale à Besançon

• Gestion de la boîte email « contact » de l’Agence Immobilière Sociale

• Orientation du public vers les autres salariés du pôle « Agence Immobilière Sociale », au besoin

• Gestion du standard téléphonique du pôle « Agence Immobilière Sociale »

• Tenue à jour du document de suivi des appels entrant au standard téléphonique du pôle « Agence Immobilière Sociale »

• Encaissement des loyers en espèces et par carte bancaire

• Transmission des chèques remis par les usagers au service « comptabilité » de l’association

• Gestion de l’affichage et de la présentation des supports d’information « papier » sur les activités du pôle « Agence Immobilière Sociale » et de l’association

Secrétariat

• Gestion du courrier (relevé quotidien du courrier dans la boîte aux lettres, enregistrement, tri et distribution)

• Rédaction de courriers et mise sous pli

• Scan et téléchargement dans la gestion électronique des documents du logiciel ICS de tous les documents reçus des locataires et des propriétaires et envoyés à ceux-ci

• A la demande des locataires, envoi à ces derniers de quittances de loyer ou d’autres documents

• Lors de la réception d’un préavis de départ, envoi d’un courrier d'information au propriétaire, à la Trésorerie, à la Caisse d’Allocations Familiales et à l’assurance, saisie du préavis de départ dans le logiciel ICS, programmation avec le locataire de l’état des lieux de sortie, renseignement du tableau de suivi et transmission de l’information à l’ensemble de l’équipe

• Traitement des demandes de mise en place et de modification des prélèvements SEPA

• A réception, saisie des attestations d’assurance habitation et des attestations d’entretien de système de chauffage dans le logiciel ICS

• En cas de sinistre nécessitant une intervention urgente, envoi des courriers de déclaration de ce dernier aux assurances

• En cas de sinistre nécessitant une intervention urgente, sollicitation du professionnel de l’association en charge du suivi de ce type de travaux et déclaration dans le logiciel Collab

• A réception, transmission de l’ensemble des factures au service « comptabilité » de l’association pour mise en paiement

• Classement et archivage

Divers

• Soutien à la programmation et au suivi de la réalisation annuelle des relevés de compteur

• Soutien au reste de l’équipe dans la réalisation de visites de logements et d’états des lieux

• Soutien au reste de l’équipe dans la préparation de la Commission d’Attribution de Logements du Doubs (collecte des informations manquantes pour le passage en commission et organisation des visites de logements par les candidats locataires)

Formation :

• Niveau 5 minimum en immobilier (BTS Professions immobilières) ou gestion administrative

• Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques

• Maîtriser le logiciel métier ICS sera un atout à la candidature

• Permis de conduire souhaité

Qualités requises :

• Maîtrise des techniques d’accueil et de communication

• Aisance orale et écoute active

• Capacité à argumenter face aux locataires, aux propriétaires et aux partenaires et à gérer les situations de tension

• Maîtrise des techniques de médiation

• Posture professionnelle, distance adaptée à l’égard des locataires et des propriétaires, de la direction de l’association et de ses autres salariés

• Sens de l’organisation, capacité à gérer son temps et à planifier son travail, capacité à prioriser et à s’adapter aux situations d’urgence

• Rigueur

• Capacités rédactionnelles

• Esprit de synthèse

• Capacité à travailler en équipe

• Capacité à prendre des initiatives

• Discrétion professionnelle

• Capacité d’adaptation

• Polyvalence