Chargé d'accueil et secrétaire H/F

L’association SOLIHA Doubs, Côte d’Or & Territoire de Belfort, adhérente au Mouvement SOLIHA, Solidaires pour l’Habitat, est une association spécialiste des questions liées à l’amélioration de l’habitat privé ancien.

Elle compte trois sites : le siège à Besançon et deux agences, à Montbéliard-Belfort et à Quetigny. Au 1er janvier 2024, l’association emploie 91 salariés et porte 5 pôles opérationnels : Pôle « Propriétaires Occupants », Pôle « Propriétaires Bailleurs, Collectivités et Développement », Pôle « Maîtrise d’œuvre », Pôle « social » et Pôle « Agence Immobilière Sociale ».

En lien avec les politiques publiques nationales, les professionnels interviennent auprès des collectivités locales, des copropriétés et des particuliers.

SOLIHA recherche un(e) chargé(e) d'accueil et secrétaire pour l'accueil de son agence de Montbéliard.

Accueil

• Accueil physique du public venant à l’agence de Montbéliard

• Orientation du public vers les autres salariés de l’agence de Montbéliard, au besoin

• Connaissance du réseau partenarial local et orientation du public vers les partenaires (services publics, associations…), au besoin

• Encaissement de paiements grâce à un boîtier SumUp

• Gestion de l’affichage et de la présentation des supports d’information « papier » dans l’agence de Montbéliard, sous la supervision de la responsable d’agence

Secrétariat

• Gestion du courrier postal parvenant à l’agence de Montbéliard (relevé quotidien du courrier dans la boîte aux lettres de l’agence, ouverture, enregistrement, tri et distribution de celui-ci aux salariés travaillant dans l’agence)

• Suivi de stocks, recueil des besoins d’achats de l’ensemble des salariés de l’agence de Montbéliard, gestion des approvisionnements et suivi des commandes, sous la supervision de la responsable d’agence

• Classement et archivage

Soutien aux salariés du Pôle « Propriétaires Occupants » de l’agence de Montbéliard

• Réalisation du premier accueil des propriétaires occupants prospects et réponse à leurs questions

• Envoi des contrats aux propriétaires occupants prospects

• Saisie des propriétaires occupants prospects comme des contacts dans le logiciel SOLIACT

Formation :

• Niveau 5 en gestion administrative souhaité

• Maîtrise indispensable des logiciels bureautiques

• Permis de conduire souhaité

Qualités requises :

• Maîtrise des techniques d’accueil et de communication

• Aisance orale et écoute active

• Capacité à argumenter face aux usagers et à gérer les situations de tension

• Maîtrise des techniques de médiation

• Posture professionnelle, distance adaptée à l’égard des usagers, de la direction de l’association et de ses autres salariés

• Sens de l’organisation, capacité à gérer son temps et à planifier son travail, capacité à prioriser et à s’adapter aux situations d’urgence

• Rigueur

• Capacités rédactionnelles

• Esprit de synthèse

• Capacité à travailler en équipe

• Capacité à prendre des initiatives

• Discrétion professionnelle

• Capacité d’adaptation

• Polyvalence