Chargé d'accueil (F/H)

Sur le campus Vauban, elle regroupe 1700 étudiants. Elle offre 2 LAS qui permettent d’accéder à la filière médecine, sage-femme, pharmacie et kiné, la poursuite d’études en médecine et l’internat de médecine générale, la poursuite d’études en sage-femme, et 2 masters.

Sur le campus Humanicité, elle regroupe 600 étudiants. Elle offre la filière auxiliaire puéricultrice en apprentissage, la filière aide-soignante (2 rentrées/an), la filière infirmière (par voie classique, par voie professionnelle et en parcours spécifique aux aides-soignants), la filière puéricultrice et la filière cadre de santé.

L’accompagnement des étudiants (pédagogie active, vie étudiante, développement personnel et professionnalisation) et l’internationalisation s’inscrivent dans la mission plus large de l’Université de former des professionnels capables de s’adapter, d’innover et de devenir des citoyens acteurs et responsables.

L'Université Catholique de Lille, riche de ses 36 700 étudiants, est une université pluridisciplinaire avec cinq Facultés (Droit ; Lettres et Sciences Humaines ; Médecine, Maïeutique, Sciences de la Santé ; Gestion, Economie & Sciences ; Théologie), 20 Écoles et Instituts dont des écoles paramédicales, sociales, de cadres du tertiaire, un Groupe Hospitalier, et en tout, près de 50 équipes de recherche regroupant 650 enseignants chercheurs.

La FMMS Campus Humanicité recrute un chargé d’accueil (H/F) en Contrat à Durée Déterminée de 9 mois. Poste à pourvoir dès que possible.

Missions

Ce document n’a pas de valeur contractuelle. La liste des missions figurant dans cette définition de fonction n’est ni exhaustive ni limitative. Elle est par nature évolutive. 

Horaires de travail  fixes : 7h45 à 12h15 et 13h30 à 17h 

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (fournisseurs, visiteurs, personnels administratifs, enseignants et/ou étudiants)

• Réceptionner, traiter ou rediriger des appels téléphoniques et /ou des messages électroniques vers les personnes concernées

• Anticiper la qualité de la relation (par exemple, confirmer un accès au parking avant la venue d’un invité, etc.), favoriser un environnement propice à un accueil agréable et approprié

Travaux administratifs courants

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant

• Administrer la boîte de messagerie institutionnelle

• Assurer la distribution des cartes étudiantes et cartes vacataires

• Assurer l’enregistrement administratif des nouveaux vacataires et prestataires

Organisation logistique

• Gérer les réservations et affectations des salles.

• Participer à l’organisation logistique de certains événements et réunions : veiller au bon déroulement, gérer les commandes de repas, préparer les cafés, réserver les salles, etc

• Centraliser des interventions de maintenance et d’entretien courantes.

• Assurer une revue hebdomadaire du bâtiment. 

Gestion des commandes

• Assurer la réalisation et le suivi des commandes de matériels nécessaires à l’entité : rédiger et suivre les bons de commandes, réceptionner tout ou partie des commandes

• Assurer la gestion de la blanchisserie du linge utilisé dans les laboratoires pédagogiques.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Diplôme de niveau bac+2 minimum, dans le domaine du secrétariat ou expérience professionnelle équivalente.

• Expérience de 2 à 3 ans dans une fonction similaire ou équivalente et/ou dans le domaine d'activité du service/entité.

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute.

• Être organisé, rigoureux et ponctuel.

• Être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Ce que nous proposons :

• Type de contrat : CDD

• Rémunération : 1960 euros bruts mensuels

• La période d’essai est de 1 mois

• Congés : 4 semaines obligatoires (trois semaines pour les nouveaux embauchés) l’été

Avantages sociaux

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%) – Distribution de 190 tickets par an (pour un temps complet)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)

• Evénements fédérateurs.