CHARGE D'ACCUEIL, URBANISME, ELECTIONS EN CDD (H/F)

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 24 kms au nord de Toulouse, un(e) chargé(e) d'accueil, urbanisme et élections CDD.

Accueille, oriente, renseigne le public spécialement en ce qui concerne l’Etat-Civil et l’Urbanisme. De par sa fonction, représente l’image de la collectivité auprès des usagers.

Traite les dossiers déposés par les administrés auprès de l’accueil notamment d’Etat-Civil et Urbanisme en assurant leur transmission correcte et leur suivi en retour.

Par ailleurs, assure la tenue à jour des listes électorales et l’organisation physique des scrutins.

Assure diverses tâches de secrétariat et gère les relations avec les associations.

Activités principales :

 Secrétariat : Réception physique et téléphonique des administrés.

 Instruction et envoi de dossiers divers

Convocation des assemblées et commissions communales ou des particuliers.

 Préparation, enregistrement et envoi du courrier départ.

 Commande auprès des fournisseurs de consommables et établissement de bons de commande pour le service technique.

 Demande et suivi d’interventions auprès des services de collecte de recyclage et de l’éclairage public.

 Affichage, classement et archivage divers.

Etat civil : Ouverture et clôture des registres, saisie de tous actes sur logiciel d’Etat Civil, inscriptions des mentions sur registre et livrets, délivrance d’actes, instruction des dossiers de mariage et PACS, établissement des bulletins statistiques pour l’INSEE et fiches impôts, transmission annuelle auprès de T.G.I.

 Fiches de recensement militaire sur logiciel population et transmission des états trimestriels au BSN.

 Prise des inscriptions à l’école élémentaire  et saisie en ligne sur le site BASE ELEVES.

 Transmission des arrêtés de police tels que stationnement, circulation, débit de boissons.

 Gestion administrative de la fête locale.

 Urbanisme : Renseignements oraux ou écrits concernant les règles d’urbanisme (particuliers, notaires ou autres), réception et contrôle  des dossiers urbanisme et gestion des pièces manquantes, enregistrement des dossiers sur registres et en ligne, transmission des dossiers au service instructeur + SDAP. Au retour des dossiers : finalisation des arrêtés à signer, et éventuellement recomposition des dossiers papiers pour le pétitionnaire, le contrôle de légalité, le service Fiscalité, la B.D.T. et l’archivage Mairie. 

Aide à l’élaboration des documents d’urbanisme (P.L.U notamment).

Mise en œuvre des enquêtes publiques.

Délivrance d’extraits matrice et plan cadastraux.

Elections politiques et consulaires :

Réception des inscriptions sur les listes électorales, convocation de la commission électorale et tenue du registre de réunion.

Notification des décisions de radiation

Echange INSEE concernant les  inscriptions et radiations

Saisie informatique des nouveaux électeurs et radiations

Edition des listes électorales (générale et complémentaire) et des tableaux statistiques sur logiciel Elections.

Edition des cartes électorales, convocation de la commission électorale

 Préparation des scrutins : comptage des enveloppes, mise en place de l’affichage réglementaire, pré-remplissage de procès-verbaux.

Assistance administrative lors des opérations de dépouillement.

 Activités secondaires :

 En l’absence de la secrétaire de Mairie : ouverture et gestion du courrier postal et gestion du courrier électronique et rédaction de contrats ou d’arrêtés concernant le personnel notamment en cas de remplacement d’agents absents.

Vous justifiez d’une expérience significative dans un poste similaire en collectivité territoriale.

Une maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) ainsi que des logiciels métiers dédiés à l’état civil, à l’urbanisme et aux élections est indispensable.

Vous possédez une connaissance des procédures administratives liées à l’état civil, à l’urbanisme et à l’organisation des élections,

Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un excellent relationnel, vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et d’un sens aigu du service public.

Votre sens de l’accueil, votre courtoisie et votre patience sont des atouts majeurs pour répondre aux attentes des usagers.

Vous avez un bon esprit d’équipe et une capacité d’adaptation aux évolutions réglementaires et organisationnelles.