Chargé de gestion administrative et financière DAF H/F

Présidé par la rectrice de l’académie de Normandie et dirigé par le délégué de région académique à la formation professionnelle initiale et continue (DRAFPIC) de Normandie, l’IFPRA a été créé le 1er janvier 2021 pour remplir 3 missions essentielles au service de la politique académique de la formation professionnelle :

• Animer et porter la politique académique en matière de formation professionnelle

• Accompagner les GRETA et l’ensemble des acteurs de la formation professionnelle (lycées, CMQ)

• Porter des projets académiques

L’IFPRA porte ainsi à l’échelle de la Normandie les valeurs et la qualité de service de la formation professionnelle de l’Éducation nationale, avec un pilotage académique fort ainsi qu’un ancrage territorial indispensable en termes de proximité avec les besoins et les acteurs de terrain, via ses unités de formation par apprentissage (UFA) et établissements scolaires accueillant des apprentis en intégration, répartis sur l’ensemble de la Normandie.

Finalité :

Le ou la chargée de gestion administrative et financière assure les opération administratives et financières des différentes missions du pôle administratif et financier de l’IFPRA

Catégorie statut : Catégorie B Contractuel

Résidence administrative : Pôle administratif et financier IFPRA de Mont Saint Aignan

Missions principales :

-  Gestion des commandes : vérification des crédits disponibles, demande de devis, saisie des engagements juridiques (bons de commande), passer les commandes, suivi de la bonne exécution, réception des articles et constatation du service fait, vérification de la facture, et saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion.

 -  Gestion des frais de déplacements : réception et vérification des états  et justificatifs, création des agents, saisie le logiciel de  frais de « déplacement », édition des états, mise à la signature de l'ordonnateur,  saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion

 - Suivi des conventions et contrats divers : lecture, suivi du circuit des signatures, suivi de la réalisation, contrôle de cohérence facture.

 -  Rémunération des intervenants : réception et vérification des états de services faits, vérification de la complétude des dossiers (fiche de renseignements, RIB, lettre d'engagement en vacations ou autorisation de cumul), saisie dans GRANI

- Numérisation de toutes les pièces justificatives de dépenses et recettes à rattacher à chaque demande de paiement dans le logiciel de gestion (factures, bon de livraison, conventions, états de frais de déplacement, justificatifs de repas/d'hébergement, péages, parking...)

- Participe à la tenue d'un tableau de suivi budgétaire récapitulant toutes les dépenses (personnel, fonctionnement, interventions, investissements)

-  Participation à l'élaboration des bilans financiers

 -  Dépôt et retrait de factures sur Chorus

 -  Numérisation de toutes les pièces justificatives (convention, liste d'émargement, notification)

-  Classer et archiver

 -  S’assurer de la mise en œuvre des recommandations conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.

-  Participer aux réunions de travail

-  Réception et enregistrement du courrier

Relations hiérarchiques :

Le ou la chargée de gestion administrative et financière est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFPRA Normandie et est rattaché(e) fonctionnellement au Directeur Administratif et Financier de l’IFPRA

Connaissances :

• Connaitre la logique comptable et la gestion budgétaire publique

• Maitriser l’outil informatique et les moyens de communication

• Posséder des qualités rédactionnelles

Profil professionnel :

• Rigueur et organisation

• Discrétion professionnelle

• Capacités de travail en équipe

• Capacités d’adaptation aux situations

• Rigueur et organisation

Compétences opérationnelles :

• Savoir construire et suivre un tableau de bord 

• Techniques d’analyse et de contrôle

• Techniques organisationnelles et de définition des priorités

• Techniques rédactionnelles de mails, courriers et autres productions administratives

• Savoir alerter et rendre compte