Chargé de Gestion Administrative et Financière DAVA - H/F

Présidé par la rectrice de l’académie de Normandie et dirigé par le délégué de région académique à la formation professionnelle initiale et continue (DRAFPIC) de Normandie, l’IFPRA a été créé le 1er janvier 2021 pour remplir 3 missions essentielles au service de la politique académique de la formation professionnelle :

• Animer et porter la politique académique en matière de formation professionnelle

• Accompagner les GRETA et l’ensemble des acteurs de la formation professionnelle (lycées, CMQ)

• Porter des projets académiques

L’IFPRA porte ainsi à l’échelle de la Normandie les valeurs et la qualité de service de la formation professionnelle de l’Éducation nationale, avec un pilotage académique fort ainsi qu’un ancrage territorial indispensable en termes de proximité avec les besoins et les acteurs de terrain, via ses unités de formation par apprentissage (UFA) et établissements scolaires accueillant des apprentis en intégration, répartis sur l’ensemble de la Normandie.

Finalité :

• Assurer l’ensemble des opérations administratives et financières liées à l’organisation des jurys VAE (70%)

• Assurer les opérations administratives et financières de l’accompagnement des bénéficiaires VAE (30%)

Catégorie / Statut : Contractuel de catégorie B

Résidence administrative : IFPRA, Mont-Saint-Aignan

Missions principales :

Gestion administrative de l’organisation des jurys VAE

• Établir des devis et préparer des conventions de prestations pour les frais d’inscription, les préparation jury

• Renseigner des indicateurs financiers sur des tableaux de suivi

• Mise à jour des dossiers candidats

• Organisation du déroulement des épreuves en lien avec les corps d’inspection et DDFPT

• Élaborer les convocations et ordres de mission

• Établir les documents légaux d’examen selon les exigences de la DEC

• Assurer le suivi de la rémunération et des frais de déplacement des intervenants (vacations) : réception et vérification des états de services faits, saisie, report dans un tableau de bord

• Enregistrer les résultats de validation sur la base i-vae

• Finaliser les documents présentés aux instances dirigeantes

• Assurer la gestion du courrier (dossiers, envois diplômes) et l’archivage des pièces comptables

• Travailler sur l’amélioration des procédures et la mise en place de la dématérialisation des documents selon la démarche qualité du DAVA

Suivi financier de l’organisation des jurys VAE

• Devis Conventions de prestations

• Service fait et vérification des factures

• Saisie des factures

• Demande de paiement

 Suivi financier des conventions d’accompagnement en fonction des besoins du service

Relations hiérarchiques :

Le/la chargé-e de gestion administrative est placé-e sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFPRA et est rattaché. e fonctionnellement au Responsable du DAVA.

Particularités fonctionnelles :

En dehors des périodes d’organisation de jury, un soutien au service accompagnement est demandé.

Connaissances :

• Connaissance de la VAE

• Notions sur la formation continue et l'organisation rectorale

• Notions sur la réglementation financière

Profil professionnel :

• Bonnes capacités rédactionnelles

• Bonnes capacités relationnelles

• Capacité d’adaptation

• Rigueur et méthode

• Discrétion professionnelle

• Aptitudes à travailler en équipe

Compétences opérationnelles :

• Savoir rédiger des courriers et mails à partir de consignes écrites ou orales

• Maîtriser les logiciels Excel, Word, logiciels comptables ou extranet, et la messagerie électronique

• Communiquer de façon claire et précise envers les candidats, partenaires et les acteurs de l’institution