Chargé de Gestion Administrative et Financière H/F - Pôle DAF

Présidé par la rectrice de l’académie de Normandie et dirigé par le délégué de région académique à la formation professionnelle initiale et continue (DRAFPIC) de Normandie, l’IFPRA a été créé le 1er janvier 2021 pour remplir 3 missions essentielles au service de la politique académique de la formation professionnelle :

• Animer et porter la politique académique en matière de formation professionnelle

• Accompagner les GRETA et l’ensemble des acteurs de la formation professionnelle (lycées, CMQ)

• Porter des projets académiques

L’IFPRA porte ainsi à l’échelle de la Normandie les valeurs et la qualité de service de la formation professionnelle de l’Éducation nationale, avec un pilotage académique fort ainsi qu’un ancrage territorial indispensable en termes de proximité avec les besoins et les acteurs de terrain, via ses unités de formation par apprentissage (UFA) et établissements scolaires accueillant des apprentis en intégration, répartis sur l’ensemble de la Normandie.

Au sein du Pôle Direction Administrative et Financière (DAF) de l’IFPRA de Normandie, vous serez amené(e) à occuper le poste de Chargé(e) de Gestion Administrative et Financière dans le cadre d’un CDD de 12 mois. Ce poste clé s’inscrit dans une dynamique de soutien aux missions stratégiques de l’établissement, en garantissant la rigueur et l’efficacité des processus administratifs et financiers.

Vous serez placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFPRA Normandie et sous l’autorité fonctionnelle du Directeur Administratif et Financier de l’IFPRA.

Vos missions principales consisteront à :

• Gestion des commandes : contrôle des crédits disponibles, élaboration de devis, enregistrement des engagements juridiques (bons de commande), passation des commandes, suivi de l'exécution conforme, réception des articles et validation du service rendu, vérification des factures, ainsi que saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion.

• Gestion des frais de déplacement : réception et vérification des documents justificatifs, création des agents, saisie des frais de déplacement dans le logiciel dédié, établissement des états, transmission à l'ordonnateur pour signature, puis saisie de la demande de paiement dans l'outil de gestion.

• Suivi des conventions et contrats : vérification des signatures, accompagnement de leur exécution et contrôle de la cohérence des factures.

• Rémunération des intervenants : contrôle et validation des états de services effectués, vérification de l'exhaustivité des dossiers (fiche de renseignements, RIB, lettre d'engagement en vacations ou autorisation de cumul), saisie dans l'outil GRANI.

• Archivage numérique de l’ensemble des documents justificatifs liés aux dépenses et aux recettes, à associer à chaque demande de paiement dans le système de gestion (factures, bons de livraison, conventions, notes de frais de déplacement, justificatifs de repas ou d’hébergement, péages, parkings, etc.).

• Contribue à la gestion d’un tableau de bord budgétaire consolidant l’ensemble des dépenses (personnel, fonctionnement, interventions, investissements).

• Collabore à l’établissement des bilans financiers.

• Effectue le dépôt et le retrait des factures via Chorus.

• Numérise toutes les pièces justificatives (conventions, listes d’émargement, notifications), classe et archive les documents, reçoit et enregistre le courrier, participe aux réunions de travail.

• Veille à la mise en œuvre des recommandations conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.

Ce poste offre une expérience enrichissante au sein d’un environnement dynamique, marqué par une forte dimension territoriale et une volonté d’innovation dans la formation professionnelle. Vous serez intégré(e) à une équipe pluridisciplinaire, engagée dans des missions au service de l’éducation et de l’insertion professionnelle en Normandie.

En rejoignant l’IFPRA, vous bénéficierez :

• D’un cadre de travail stimulant, au sein d’une structure porteuse de sens ;

• D’un environnement collaboratif, favorisant l’échange et le partage d’expertise ;

• D’opportunités de développement professionnel, avec des formations adaptées ;

Pour ce poste de Chargé(e) de Gestion Administrative et Financière H/F, nous recherchons un(e) candidat(e) rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un excellent sens du relationnel, capable de gérer des missions variées dans un environnement exigeant.

Les compétences et qualités requises sont les suivantes :

• Formation et diplôme :

  • Diplôme de niveau Bac+2/3 en gestion, administration, comptabilité ou finance, ou expérience équivalente dans le domaine.

• Expérience professionnelle :

  • Une expérience significative (2 ans minimum) dans un poste similaire de gestion administrative et financière, idéalement dans le secteur public, l’éducation nationale ou un organisme de formation.

  • Une maîtrise des outils de gestion (logiciels de comptabilité, de paie, de gestion des commandes et des frais de déplacement) est indispensable.

• Compétences techniques :

  • Excellente maîtrise des procédures administratives et financières, notamment en matière de gestion des commandes, des conventions, des frais de déplacement et des paiements.

  • Connaissance des logiciels de gestion (type Chorus, GRANI ou équivalents) et des outils bureautiques (Excel, Word).

  • Rigueur dans le suivi des dossiers, la vérification des pièces justificatives et l’archivage numérique.

  • Capacité à analyser des données financières et à contribuer à l’élaboration de tableaux de bord budgétaires.

• Qualités personnelles :

  • Rigueur et organisation : capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les délais et les procédures.

  • Sens du relationnel : aptitude à travailler en équipe, à échanger avec les différents services et à accompagner les interlocuteurs internes et externes.

  • Autonomie et polyvalence : capacité à prendre des initiatives tout en rendant compte de manière régulière.

  • Respect des règles déontologiques : sens aigu de l’éthique et de la confidentialité, notamment dans la gestion des données sensibles.

• Atouts :

  • Connaissance des exigences du label qualité EDUFORM.

  • Expérience dans le secteur de la formation professionnelle ou de l’éducation nationale.