Chargé de gestion administrative et financière H/F - Pôle Europe

Présidé par la rectrice de l’académie de Normandie et dirigé par le délégué de région académique à la formation professionnelle initiale et continue (DRAFPIC) de Normandie, l’IFPRA a été créé le 1er janvier 2021 pour remplir 3 missions essentielles au service de la politique académique de la formation professionnelle :

• Animer et porter la politique académique en matière de formation professionnelle

• Accompagner les GRETA et l’ensemble des acteurs de la formation professionnelle (lycées, CMQ)

• Porter des projets académiques

L’IFPRA porte ainsi à l’échelle de la Normandie les valeurs et la qualité de service de la formation professionnelle de l’Éducation nationale, avec un pilotage académique fort ainsi qu’un ancrage territorial indispensable en termes de proximité avec les besoins et les acteurs de terrain, via ses unités de formation par apprentissage (UFA) et établissements scolaires accueillant des apprentis en intégration, répartis sur l’ensemble de la Normandie.

Finalité : L’agent(e) est chargé(e) de la gestion administrative et du suivi financier des projets portés par le pôle Europe.

Il/elle assure la fluidité et la sécurité des circuits administratifs et financiers avec les différents acteurs (chefs de projets, pôle apprentissage, établissements…).

Catégorie / Statut : Contractuel catégorie B

Résidence administrative : IFPRA Mont-Saint-Aignan

Missions principales : 

Mobilité des apprentis :

• Assure le suivi administratif et financier des différents dossiers de mobilité des apprentis en relation avec les chefs de projets :

  Suivi administratif et budgétaires des projets (création et remplissage des tableaux de suivi budgétaire, suivi des contrats et conventions, etc.)

  Dépôt des conventions et facturation auprès des OPCO

  Vérification du respect de la procédure globale de gestion

 Projets de coopérations :

• Assure le suivi financier des projets KA2 – Erasmus +

  Création des demandes de paiements et paiements d’avance/avances de frais

  Appui à l’organisation logistique des réunions transnationales (réservation des vols, hôtels, salle de réunion, etc.)

  Suivi administratif et budgétaires des projets (création et remplissage des tableaux de suivi budgétaire, suivi des contrats et conventions, etc.)

  Appui à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux des projets sur le volet administratif et financier.

Missions transverses :

• Création et suivi des ordres de missions :

  Tableaux estimatifs des dépenses

  Vérification et saisies des notes de frais

• Procède au classement et à l’archivage des différents documents.

Relations hiérarchiques :

Sous l’autorité du responsable du Pôle Europe vous serez intégré.e au sein d’une équipe composée de chefs de projets et de gestionnaires administratifs et financiers.

Relations fonctionnelles :

En interne : pôle apprentissage, pôle DAF, CAFOP, AMI/CMA, pôle valorisation de l’offre

En externe : UFA (lycées), GRETA

Connaissances :

• Connaissances en matière de procédures administratives et comptables, de classement, d’archivage et de dématérialisation.

• Aisance dans l’utilisation des outils informatiques et logiciels, en particulier Excel et Word et logiciels de comptabilité.

• Aisance dans l’utilisation d’internet

• La pratique de l’Anglais est un plus.

Profil professionnel :

• Rigueur et organisation

• Respect des règles et des délais

• Capacité à gérer et suivre des données financières

• Gestion des priorités

• Capacité de travail en équipe

• Sens de l’organisation et autonomie

Compétences opérationnelles :

• Maitrise de l’outil informatique et des outils de communication (Pack Office)

• Maitrise des techniques de secrétariat

• Capacité d’adaptation sur les outils informatiques