Chargé de Gestion Administrative pour l'Apprentissage H/F

Présidé par la rectrice de l’académie de Normandie et dirigé par le délégué de région académique à la formation professionnelle initiale et continue (DRAFPIC) de Normandie, l’IFPRA a été créé le 1er janvier 2021 pour remplir 3 missions essentielles au service de la politique académique de la formation professionnelle :

• Animer et porter la politique académique en matière de formation professionnelle

• Accompagner les GRETA et l’ensemble des acteurs de la formation professionnelle (lycées, CMQ)

• Porter des projets académiques

L’IFPRA porte ainsi à l’échelle de la Normandie les valeurs et la qualité de service de la formation professionnelle de l’Éducation nationale, avec un pilotage académique fort ainsi qu’un ancrage territorial indispensable en termes de proximité avec les besoins et les acteurs de terrain, via ses unités de formation par apprentissage (UFA) et établissements scolaires accueillant des apprentis en intégration, répartis sur l’ensemble de la Normandie.

Finalité : Assurer la gestion des opérations administratives liées à l’apprentissage

Catégorie / Statut : Contractuel de catégorie A

Résidence administrative : LPO Mezeray-Gabriel 61200 ARGENTAN

Missions principales :

Aide à la gestion administrative des apprentis

• Gérer les absences des apprentis (en lien avec DDFPT, CPE-AED, entreprises), contrôler et suivre l’assiduité et les retards.

• Préparer les dossiers administratifs liés à l’apprentissage (promesse d’embauche, contrats, calendrier, aide entreprise) – en lien avec le pôle apprentissage et le DDFPT,

• Informer les apprentis sur leurs aides,

• Assurer les demandes de 1er équipement, 

• Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...).

• S’assurer que les visites en entreprise soient bien réalisées

• Veiller à la complétude des documents pédagogiques (livrets d'apprentissage, livret de co-formation..),

• Promouvoir et gérer les demandes d’aides au permis de conduire

• Participer au suivi des livrets d’apprentissage et de co-formation

• S’assurer de la mise en place des procédures conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.

• Renseigner et compléter l’outil de gestion Ypareo (formation prévue sur site)

• Promouvoir la mobilité internationale auprès des apprentis

 Aide à la gestion administrative des enseignants :

• Participer au suivi des heures réalisées par les enseignants

Aide à la Vie Scolaire :

• Participer aux réunions de travail et évènements en lien avec l’apprentissage, pouvant comprendre la réalisation de compte-rendu et le suivi des actions.

• Participer à des activités complémentaires aux enseignements (encadrement sorties public mixte Apprentis / Scolaires, activités sportives, culturelles ou artistiques, …).

• Aider à l'intégration collective des élèves handicapés (référente handicap).

Relations hiérarchiques :

• Le Chargé(e) de gestion administrative pour l’apprentissage est placé sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’IFPRA

• Les missions s’exercent sous l’autorité du chef d’établissement, en lien direct avec le DDFPT et la responsable du pôle apprentissage.

Particularités fonctionnelles : Exercice des fonctions en établissement, horaires parfois décalés appelant une certaine souplesse.

Connaissances :

• Maitriser les outils de bureautique.

• Connaitre les conditions et modalités de mise en œuvre de l’apprentissage.

• Posséder des qualités rédactionnelles

• Connaitre la réglementation applicable (droit du travail, apprentissage, cadre scolaire).

Profil professionnel :

• Discrétion professionnelle.

• Aptitude au travail en équipe.

• Aptitudes relationnelle et aisance à s’exprimer.

• Flexibilité et dynamisme.

• Autonomie, disponibilité et bienveillance.

• Rigueur et ponctualité.

Compétences opérationnelles :

• Maîtriser la mécanique du contrôle des absences, la gestion de dossiers et les tâches administratives

• Accueillir les partenaires et orienter les personnes selon leur demande.

• Organiser le calendrier des rendez-vous, visites, réunions et rencontres.

• Savoir appliquer la réglementation.

• Être organisé et méthodique.

• Savoir adapter sa posture et son discours en fonction du public (élève, famille, équipe pédagogique, direction …).