Chargé de mission (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Dans le cadre d’une création de poste, la DGSA PSD recrute pour ses directions prospective et financements européens et institutionnels, un (e) chargé (e) de mission. Poste à temps complet à pourvoir en CDD le plus rapidement possible.  

Missions  

Votre temps de travail sera réparti entre les deux directions. 

Pour la Direction prospective (50%) :  

• Au sein de l’équipe de la Direction de la Prospective, le ou la chargé (e) de mission sera le référent pour le suivi administratif et organisationnel des activités de la Direction. Il ou elle travaillera en interaction étroite avec tous les membres de la direction et ses intervenants externes. Il ou elle sera l’interlocuteur pour les questions administratives et comptables en interne à l’Université. 

• Organisation logistique et administrative des réunions, séminaires, événements, organisés par la Direction de la Prospective 

• Planification des réunions : gestion des agendas et identification des créneaux avec les parties prenantes 

• Réservation des salles, repas, matériel… 

• Réservation de déplacements (transport et hébergement) 

• Suivi administratif des intervenants et prestataires 

• Transports et Hébergement 

• Suivi du paiement de leurs prestations 

• Lien avec les intervenants et prestataires, experts invités… 

• Suivi comptable 

• Transmission des factures à la comptabilité et suivi des mises en paiement 

• Suivi des dépenses de la Direction de la Prospective 

• Tâches de rédaction 

• Rédaction de comptes-rendus et synthèses des réunions de travail. 

• Participation aux réunions et aux séminaires de prospective pour saisie du CR 

• Contribuer à la production de rapports sur l’activité de la Direction de la Prospective 

• Relecture et secrétariat de rédaction pour des notes, chapitres, ouvrages réalisés par la Direction de la prospective 

• Evolution possible : suivi comptable du futur événement ECOPOSS  

Pour la Direction Financements Européens et Institutionnels (50%) 

Au sein de l’équipe de la Direction FEI, le ou la chargé (e) de mission sera chargé (e) de gérer des dossiers complets en toute autonomie. Il ou elle travaillera en interaction étroite avec tous les membres de la direction et assurera le lien avec les interlocuteurs et intervenants. Il ou elle devra être proactif et force de proposition. 

Saisie et mise à jour des conventions de financement et pièces administratives et financières  

• Intégrer dans l’outil EUDONET (outil de gestion dédié à la gestion dédié aux financements), l’ensemble des conventions de financements signées, avenants et documents associés, les rapports financiers afin de constituer une vue globale et fiable des financements des composantes de l'ICL. 

• Veiller régulièrement à la complétude des informations liées aux projets de financement dans EUDONET, en s’assurant que toute convention active soit dans l'outil dédié. 

Appui au pilotage & gestion :  

• Établir des reportings périodiques et analyser les écarts entre les prévisionnels et les dépenses réalisées 

• Identifier les situations à risque (non-respect des échéances, dépenses non justifiées...) et alerter rapidement les parties prenantes pour prévenir toute perte de subvention. 

• Contribuer à l’optimisation de l'outil gestion EUDONET (participation à des groupes de travail)  

• Préparer les dossiers soumis au comité des engagements de projets de l'ICL, et rédiger les relevés de décisions. Assister la Directrice FEI lors des réunions (prise de notes, organisation logistique). 

Relationnel, accompagnement et coordination 

• Accompagner les correspondants des différentes composantes dans leur démarche de reporting et les conseiller, le cas échéant, sur les exigences administratives et financières. 

• Organiser des réunions trimestrielles ou semestrielles avec les correspondants pour faire le point sur l’état d’avancement des subventions. Alerter en cas de situation de blocage.  

• Gestion des demandes utilisateurs dans l'outil dédié : traitement des données, mise à jour du suivi des demandes... 

• Servir de relai principal avec le service comptabilité notamment pour faciliter l’identification des virements entrants  

 Coordination et rédaction des documents, rapports  

• Collecter les données auprès des entités, parties prenantes concernées rédiger le bilan des actions menées.  

• Être force de proposition dans l’amélioration des rapports, documents attendus pour enrichir le contenu et la forme du rapport. 

Cartographie des financements : Répertorier les projets des membres de la FUPL bénéficiant de fonds européens, nationaux ou régionaux. 

Renfort de l’équipe, appui au montage de dossiers : Collecter les éléments techniques et financiers nécessaires pour faciliter l'écriture de propositions de projet et respecter les échéanciers des appels à projets. 

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Diplôme de niveau Bac +2 au minimum : administration, gestion.

• Niveau B2 en anglais 

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion. 

• Connaissance des règles de facturation et de budget 

• Maîtrise des outils informatiques (Internet, Word, Excel, PowerPoint, Outlook). 

• Connaissance d'un ou des logiciels du système informatique du service/entité souhaitée. 

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe. 

Ce que l'on propose :

• Type de contrat : CDD

• Catégorie : Technicien
  Rémunération : Entre 35 et 39 KE /Rémunération sur 12 mois + prime de fin d’année versée en deux temps (juin et novembre) après 4 mois de présence au sein de l’établissement.

• Titres restaurant d’une valeur faciale de 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%)

• Mutuelle/Prévoyance

• Divers bons cadeaux distribués par le Comité d’Etablissement.

• Forfait mobilité durable avec prise en charge des remboursements de frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%.