Chargé de scolarité (F/H)

Fondée en 1875, l’Université Catholique de Lille est un établissement pluridisciplinaire unique en France qui fédère 5 Facultés, 18 Écoles, Grandes Écoles et Instituts, avec plus de 43 000 étudiants dans 350 parcours de formation en 2025. L’Université Catholique de Lille intègre également un groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total), et des quartiers d’innovation sociale. Plus grande Université privée associative à but non lucratif de France, elle s’appuie sur des valeurs humaines et chrétiennes qui l'animent depuis l'origine. En lien étroit avec ses partenaires, elle est actrice des transitions du monde contemporain par ses projets de recherche, d’entrepreneuriat, d’inclusion des populations les plus vulnérables et de transition énergétique et sociétale. L’Université est une association reconnue d’utilité publique (labellisée EESPIG et ESPIC). Sans actionnaire, non-lucrative, ses résultats sont 100% réinvestis pour créer ou pérenniser des actions sociales et au service de l’innovation. www.univ-catholille.fr

En chiffres (en 2025)

• 5 Facultés

• 18  Écoles, Grandes Écoles et Instituts

• 43 000 étudiants

• 350 parcours de formation

• 1 groupe hospitalier et des établissements médico-sociaux (près de 2000 lits et places au total)

• 2 quartiers d’innovation sociale

• 15 chaires de recherche

• +580 universités partenaires à l’international

Dans le cadre d’un remplacement à la suite d'une mobilité interne, ESPOL recrute un Chargé de scolarité à temps complet. Le Chargé de scolarité gère l’organisation administrative et assure la bonne logistique de la scolarité afin d’en garantir le bon déroulement. Poste à pourvoir en CDI à compter du 24 août. 

Missions

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, parents, etc.), en face à face, par téléphone et/ou messages électroniques

• Recevoir les étudiants, les enseignants pour toutes questions relatives aux études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions

• Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques et le responsable scolarités (absences, notes, difficultés particulières).

Gestion administrative de la Scolarité

• Informer, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures ; notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, par mail si nécessaire.

• Gérer la production de polycopiés, en lien avec le service reprographie.

• Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours.

• Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles.

• Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.

• Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place par le service scolarité.

• Créer les groupes de TD et/ou suivre leurs modifications.

• Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.

• Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.

• Organiser l’information des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.

• Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).

• De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.

Organisation logistique

• Relayer les dysfonctionnements des moyens pédagogiques au service compétent.

• Organiser les examens, les jurys et le contrôle continu, en lien avec le responsable scolarité : planification, collecte et reproduction des sujets, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.

• Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures.

• Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Vérifier la disponibilité des matériels.

• Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.).

• Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, des colloques et journées de recherche, etc.).

• Participer à la vie de l’entité, la Faculté ou de l’Université (journées de prérentrée, portes ouvertes, tournées d’informations, colloques, etc.) et représenter l’entité, la Faculté ou l’Université lors de ces manifestations.

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Expérience dans une fonction similaire ou équivalente.

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de la planification.

• Maîtrise du Pack Office et plus spécifiquement d’Excel.

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Pour réussir ce job, il faut :

• Aimer avoir un quotidien très rythmé.

• Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes.

• Savoir travailler en équipe.

• Aimer être au contact de différents interlocuteurs (étudiants, parents, enseignants, prestataires, services internes)

• Avoir une appétence pour les outils informatiques, logiciels et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings (si vous avez un très bon niveau à Tetris c'est un avantage) et pour les formules de bases.

Ce que l'on propose :

• Rémunération : 2092 euros bruts mensuels : Rémunération sur 12 mois + prime de fin d’année versée en deux temps (juin et novembre) après 4 mois de présence au sein de l’établissement.

• La période d’essai est de 2 mois (renouvelable 1 fois)

• 194 jours travaillés (pour une année complète)

• 27 jours de RTT (sur une année complète) 

Avantages sociaux

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre : 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%) – Distribution de 190 tickets par an (pour un temps complet)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)

• Evénements fédérateurs