Chargé·e Administratif·ve et de Production H/F

Rejoignez les backstages de l’événementiel avec BBS Backline, filiale de Novelty !

Depuis 1982, BBS Backline est pionnière dans la location d’instruments de musique pour les tournées. Intégrée au Groupe Novelty, elle élargit son champ d’action sur toute la France et propose un savoir-faire unique pour la Télévision et le Luxe. BBS Backline, c’est une équipe de 13 femmes et hommes, tous unis par une mission commune : être au service de l’événement pour le rendre inoubliable. Chez nous, la technique est un outil précieux, toujours déployée pour sublimer chaque moment. Découvrez nos opportunités dans nos agences situées à Paris (Longjumeau), Marseille (Vitrolles) et Azur (Carros).

Rejoignez-nous et faisons de chaque événement une expérience audiovisuelle extraordinaire !

Venez enrichir notre équipe avec votre talent !

Nous sommes à la recherche d’un·e Chargé·e Administratif·ve et de Production pour rejoindre l’équipe.

Missions principales :

ADMINISTRATIF

Gestion des Achats et Documents Internes :

• Suivi des achats (sous-locations, consommables liés aux opérations, CB, fonctionnement interne) avec gestion des documents internes tels que les bons de commande fournisseurs, et les fiches d’ouverture de compte

• Transmission des documents au service comptabilité

Comptes Clients et Facturation :

• Création des fiches clients, suivi de la bonne réception des documents nécessaires

• Contrôle des Bons de commande et facturation après les évènements

• Dépôt et suivi des factures sur les plateformes dématérialisées type CHORUS

Appels d’Offres :

• Rédaction des dossiers administratifs (respect des plannings, mises à jour des dossiers et attestations nécessaires, mise en page des mémoires techniques, …)

• Dépôt des offres en ligne

• Suivi des bordereaux de prix

Administration diverse et Assistanat de direction :

• Suivi des prestataires de services (entretiens des locaux, etc.)

• Banque, poste, courriers

• Réception du standard téléphonique et redirection des demandes

PRODUCTION

Suivi des Dossiers Commerciaux :

• Consultation quotidienne de notre logiciel et suivi des opérations en cours et à venir.

• Gestion des documents administratifs pour les clients (PPSPS, demandes RSE, carnets ATA…).

• Planification et transmission d'informations aux techniciens, etc.

• Point avec les Chargés d’Affaires sur le planning à venir, vérification des informations

• Gestion des demandes d’accréditations, badges, autorisations diverses ponctuellement

Gestion des intermittents :

• Gestion et saisie des flux financiers liés aux intermittents du spectacle (frais, déplacements)

• Déclaration des DPAE, édition et transmission des contrats de travail via nos outils

• Vérification et mise à jour des informations contenues dans les fiches des salariés intermittents

RESSOURCES HUMAINES :

• Transmission des éléments variables de paie liés aux salariés des agences AZUR et MARSEILLE au siège de l’entreprise à la fin du mois

MISSIONS QUOTIDIENNES ADDITIONNELLES :

• Vous êtes un point de centralisation des informations reçues auprès des membres des différentes agences, et participez activement à la transmission des informations importantes aux bons interlocuteurs

• Vous assurez l'intégration active de pratiques durables dans la planification, la production, et la gestion administrative, et participez activement à l’optimisation des processus

Formation et expérience :

Issu·e d’une formation Bac+2 à Bac+3 en gestion, administration des entreprises, production audiovisuelle ou équivalent, vous disposez idéalement d’une première expérience en gestion de production ou en assistanat administratif.

Organisé·e, rigoureux·se et polyvalent·e, vous êtes à l’aise avec la gestion administrative, le suivi financier, la coordination des dossiers et les outils informatiques. Une connaissance du secteur audiovisuel, du fonctionnement en production et du statut des intermittents du spectacle constitue un véritable plus.

Compétences clés :

• Maitrise des outils bureautiques et notamment des logiciels d’exploitation.

• Qualité d’organisation, d’anticipation, de réactivité, de rigueur et de précision.

• Capacité à prendre des décisions.

• Capacité à hiérarchiser les priorités selon les enjeux des problèmes à traiter.

• Capacité d’écoute et de communication.

• Esprit d’équipe

• Sens de la discrétion, de la confidentialité et de la diplomatie

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Rejoignez BBS et démarrez une nouvelle étape de votre parcours professionnel, avec nous !

Nous sommes impatients de vous accueillir dans notre équipe.