Chargé(e) administratif(ve) et de production H/F

Vous êtes à la recherche d'un nouveau challenge professionnel et aimeriez intégrer une entreprise de passionnés oeuvrant au coeur du spectacle vivant, de l'évènementiel et de l'audiovisuel ? Vous recherchez un poste en CDI ? Alors cette annonce est faite pour vous !

Prestataire de services reconnu, Dushow s'appuie sur l'expertise de ses 350 collaborateurs afin de proposer des solutions techniques sur des secteurs diversifiés tels que le son, la lumière, la vidéo, la structure ou encore l'énergie.

Le(la) chargé(e) de prod/admin aura la responsabilité de faciliter la communication entre le pôle des Chargés d’Affaires, les Responsables d’Agences et les départements administratifs. Ce professionnel jouera un rôle clé dans le suivi des dossiers, la coordination des opérations, et la gestion administrative, contribuant ainsi au bon fonctionnement de la société.

Ce professionnel sera basé dans l’agence de BBS AZUR à Carros, et aura également un rôle d’assistant(e) de direction pour le responsable de l’agence AZUR

MISSIONS PRINCIPALES

ADMINISTRATIF

Gestion des Achats et Documents Internes :

• Suivi des achats (sous-locations, consommables liés aux opérations, CB, fonctionnement interne) avec gestion des documents internes tels que les bons de commande fournisseurs, et les fiches d’ouverture de compte

• Transmission des documents au service comptabilité

• Comptes Clients et Facturation :

• Création des fiches clients, suivi de la bonne réception des documents nécessaires

• Contrôle des Bons de commande et facturation après les évènements

• Dépôt et suivi des factures sur les plateformes dématérialisées type CHORUS

Appels d’Offres :

• Rédaction des dossiers administratifs (respect des plannings, mises à jour des dossiers et attestations nécessaires, mise en page des mémoires techniques, …)

• Dépôt des offres en ligne

• Suivi des bordereaux de prix

Administration diverse et Assistanat de direction :

• Suivi des prestataires de services (entretiens des locaux, etc.)

• Banque, poste, courriers

• Réception du standard téléphonique et redirection des demandes

Suivi des Dossiers Commerciaux :

• Consultation quotidienne de notre logiciel et suivi des opérations en cours et à venir.

• Gestion des documents administratifs pour les clients (PPSPS, demandes RSE, carnets ATA…).

• Planification et transmission d'informations aux techniciens, etc.

• Point avec les Chargés d’Affaires sur le planning à venir, vérification des informations

• Gestion des demandes d’accréditations, badges, autorisations diverses ponctuellement

Gestion des Intermittents :

• Gestion et saisie des flux financiers liés aux intermittents du spectacle (frais, déplacements)

• Déclaration des DPAE, édition et transmission des contrats de travail via nos outils

• Vérification et mise à jour des informations contenues dans les fiches des salariés intermittents

• Transmission des éléments variables de paie liés aux salariés des agences AZUR et MARSEILLE au siège de l’entreprise à la fin du mois

COMPETENCES / QUALITES :

• Maitrise des outils bureautiques et notamment des logiciels d’exploitation.

• Qualité d’organisation, d’anticipation, de réactivité, de rigueur et de précision.

• Capacité à prendre des décisions.

• Capacité à hiérarchiser les priorités selon les enjeux des problèmes à traiter.

• Capacité d’écoute et de communication.

• Esprit d’équipe

• Sens de la discrétion, de la confidentialité et de la diplomatie

EXPERIENCES PROFESSIONNELLES ET FORMATIONS REQUISES :

• Une première expérience en gestion de production serait appréciée.

• La connaissance du secteur audiovisuel et du statut intermittent est un plus