CHARGE(E) D'ACCUEIL A TEMPS NON COMPLET EN CDD

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 35 kms au nord ouest de Toulouse, un(e) chargé(e) d'accueil à temps non complet (15h00) en CDD.

Les missions principales du poste consistent à :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, en fournissant des informations claires et précises sur les démarches administratives, les services proposés par la collectivité ou les événements locaux ;

• Orienter les usagers vers les services compétents ou les interlocuteurs adaptés en fonction de leurs demandes ;

• Gérer le standard téléphonique : prise de messages, redirection des appels et transmission des informations aux services concernés ;

• Assurer un rôle de soutien logistique dans la gestion des documents administratifs (courrier entrant et sortant, enregistrement, transmission) ;

• Contribuer à la diffusion d’informations locales (affichage, mise à jour des supports de communication, etc.) ;

• Participer ponctuellement à des missions spécifiques en lien avec les services de la collectivité (état civil, affaires sociales, élections, etc.), selon les besoins et les priorités.

Une première expérience dans un poste d’accueil, de secrétariat ou de relation usagers, notamment dans la fonction publique territoriale ou une collectivité locale, sera un atout majeur ;

• Accueil et relation usagers :

  • Maîtrise des techniques d’accueil en face-à-face et par téléphone ;

  • Capacité à fournir des informations précises, claires et adaptées aux demandes des usagers ;

  • Expérience dans la gestion d’un standard téléphonique et des outils de messagerie ;

  • Sens de l’écoute et de la pédagogie pour faciliter la compréhension des démarches administratives.

• Gestion administrative :

  • Connaissance des bases des procédures administratives (état civil, élections, affaires sociales, etc.) ;

  • Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciels de gestion) ;

  • Capacité à organiser et classer des documents administratifs (courrier, registres, etc.).

• Communication et diffusion d’informations :

  • Expérience dans la mise à jour et la diffusion d’informations (affichage, supports papier ou numériques) ;

  • Capacité à synthétiser et transmettre des informations de manière accessible.

SAVOIR-ÊTRE

• Qualités relationnelles : sens du contact, patience, diplomatie et courtoisie pour interagir avec un public varié ;

• Rigueur et organisation : capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais ;

• Sens du service public : engagement envers les missions de la collectivité et discrétion dans la gestion des informations ;

• Adaptabilité : réactivité face aux évolutions des demandes et des priorités ;