CHARGÉ(E) D'ACCUEIL EN CDD

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 16 kms au nord de Toulouse, un(e) chargé(e) d'accueil en CDD.

Accueil et renseignement de la population

• Accueil du public, renseignements, apporter des réponses aux usagers

• Elaborer et animer un dispositif d’accueil de la population

• Gestion du standard téléphonique (diriger les appels, prise de messages, renseignements)

• Gestion du courrier entrant et sortant (enregistrement)

• Affaires militaires (recensement citoyen)

• Chiens dangereux : permis de détention, signalement animaux errants

• Suivi des dossiers de convention fourrière-vétérinaire

Etat Civil

• Elaboration de tous les actes d’état civil : naissances, mariages, décès, transcription, reconnaissances, changements de prénom, de nom, traitement des demandes d’actes

• Restitution et création des livrets de famille et mise à jour

• PACS

• Légalisation signatures,

• Faire la préparation des mariages, baptême civil

• Elaborer les différents certificats (vie, résidence, vie commune)

• Réaliser les attestations d’accueil

• Gestion des registres

Funéraire

• Gestion du cimetière communal/vente concession

• Autorisations inhumation/exhumation/autorisations de travaux

Elections

• Préparation des élections, convocation commission de contrôle

• Gestion des listes électorales, envoi cartes électorales

• Inscriptions sur les listes électorales/radiations

• Organisation et participation aux scrutins

Affaires sociales / CCAS

• Canicule/grand froid : tenue des registres/ appel des personnes en cas d’alerte

• Suivi demandes de logements sociaux

• Dossier de demandes d’aide financière (foyer de vie)

• Obligation alimentaire

• Suivi des dossiers d’aides

• CCAS en lien avec la délégué au CCAS

• Transports (dossiers de demandes de gratuité pour personnes âgées ou en recherche d’emploi)

Affaires scolaires

• Inscriptions scolaires

• Dossiers de demandes de nouveaux points d’arrêts pour le bus scolaire (auprès de la Région)

Divers

• Gestion des inscriptions pour la collecte des déchets verts/ distribution sacs

• Commande de fournitures administratives – gestion du stock

• PCS : mise à jour des coordonnées

• Pilotage du recensement de la population

• Gestion des ADS Taxi

• Gestion location salle des fêtes aux particuliers

• Remise des clés et badges des différents bâtiments communaux

Remplacement poste urbanisme/association

• Gestion de l’agenda des manifestations

• Enregistrement dossiers de demande d’urbanisme

Une expérience dans la fonction publique territoriale ou au sein d’une collectivité locale sera considérée comme un atout majeur.

COMPÉTENCES TECHNIQUES

• Accueil et relation usagers :

  • Maîtrise des techniques d’accueil et de communication avec le public ;

  • Capacité à fournir des informations précises et adaptées aux demandes des usagers ;

  • Gestion efficace du standard téléphonique et des outils de messagerie.

• Gestion administrative et état civil :

  • Connaissance des procédures liées aux actes d’état civil (naissances, mariages, décès, etc.) ;

  • Maîtrise des outils de gestion des registres et des documents administratifs ;

  • Expérience dans la rédaction et la gestion des actes officiels.

• Organisation et polyvalence :

  • Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et missions variées ;

  • Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableurs, logiciels de gestion) ;

  • Connaissance des règles de base en matière de gestion des élections, affaires sociales, scolaires et funéraires.

SAVOIR-ÊTRE

• Qualités relationnelles : sens du contact, patience et diplomatie pour interagir avec un public varié ;

• Rigueur et organisation : capacité à gérer des dossiers sensibles et à respecter les délais administratifs ;

• Sens du service public : engagement envers les missions de la collectivité et discrétion dans la gestion des informations ;

• Adaptabilité : réactivité face aux évolutions réglementaires et aux besoins spécifiques des usagers ;

• Travail en équipe : capacité à collaborer avec les différents services de la collectivité (urbanisme, associations, etc.).