Chargé(e) d’accueil et d’appui administratif transversal

L’Association « Les Papillons Blancs du Finistère » est une association parentale et militante, affiliée au mouvement UNAPEI, qui a la double mission de promouvoir et défendre les intérêts des personnes en situation de handicap mentale et/ou psychique et de mettre en œuvre des solutions adaptées à leurs besoins.
L’Association accueille aujourd’hui, dans 62 sites, établissements et services répartis dans le département, 1.650 personnes, enfants, ou adultes de tous âges et à toutes les étapes de la vie sur les champs de l’éducation, de la formation, du travail et de l’habitat. Près de 1.000 professionnels agissent chaque jour aux côtés des personnes en situation de handicap mental pour leur permettre d’avancer vers plus d’épanouissement, d’autonomie et d’inclusion.

Retrouvez toutes nos offres d'emplois sur : https://www.papillonsblancs29.fr/

Sous l’autorité hiérarchique de l’Attachée de direction, le / la Chargé(e) d’accueil et d’appui administratif transversal est le premier interlocuteur des visiteurs, partenaires et prestataires. À ce titre, il/elle contribue à l’image de l'association.

Il/elle exerce ses missions en lien étroit avec l’attachée de direction et veille à garantir un accueil respectueux, bienveillant et adapté aux besoins des différents publics et des équipes du siège.

Il/elle applique les procédures internes, respecte les règles de confidentialité et participe à la continuité de service.

Il/elle apporte également un appui administratif au service Ressources Humaines.

Il/elle coordonne et organise les missions confiées au travailleur en situation de handicap intervenant en binôme avec lui. Il/elle veille à la répartition des tâches, à la transmission des consignes et à l’accompagnement nécessaire à la bonne réalisation des activités, dans le respect des compétences et de l’autonomie de chacun.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Accueil, communication et gestion des flux

• Assurer l'accueil physique et l'orientation des professionnels, visiteurs, familles et partenaires.

• Assurer la gestion du standard téléphonique (filtrage, transfert des appels et prise de messages).

• Gérer les accès au siège (badges, ouverture et fermeture du sas d'entrée).

• Réceptionner, enregistrer, distribuer le courrier entrant.

• Affranchir le courrier sortant.

• Gérer les boîtes mail institutionnelles (accueil, association, direction générale) et orienter les demandes.

• Assurer la diffusion de documents et communications internes et externes.

• Assurer les mises sous plis (revue Ensemble, cartes de vœux…)

2. Organisation logistique et moyens généraux

• Veiller au bon fonctionnement de l'espace d'accueil et des espaces communs et orienter les interventions des prestataires ou services de maintenance.

• Assurer l'organisation logistique des réunions : réservation des salles, planning d'occupation, préparation des espaces, mise à disposition du matériel, accueil des participants, boissons et plateaux-repas.

• Assurer la gestion du pool de véhicules : réservations et suivi du nettoyage.

• Assurer l'approvisionnement et la distribution des fournitures de bureau.

• Assurer l’enregistrement de devis dans l’applicatif métier.

3. Gestion administrative

Secrétariat & Vie Associative

• Apporter un soutien administratif et organisationnel à l’Attachée de direction.

• Assurer le suivi des adhésions et des cotisations (PBF, UNAPEI).

• Mettre à jour les bases adhérents (Ogyris, plateforme Unapei et Excel), contacts, annuaires et les modes opératoires de l’accueil.

• Participer au suivi administratif des actions associatives (opération brioches, assemblée générale, mailings, enquêtes, etc.).

4. Appui administratif en Ressources Humaines

 Développement des compétences

• Assurer la saisie des formations dans CEGI.

• Participer à la mise à jour du Passeport de prévention pour les formations et habilitations (SST, incendie, etc.), à partir des informations transmises par le service Formation.

• Apporter un appui à l’organisation logistique des formations (réservation de salles, transports et hébergements) en lien avec la technicienne formation.

Administration du personnel

• Saisir les fiches signalétiques des stagiaires dans CEGI.

• Réaliser les vérifications d'honorabilité et la mise à jour des informations dans CEGI.

• Assurer le suivi administratif des absences des travailleurs handicapés.

• Participer à la mise sous pli et à l’envoi des bulletins de rémunération garantie des travailleurs handicapés.

• Assurer le classement et l'archivage des documents RH.

 
Date d'embauche envisagée : 01/12/2026
Date limite de dépôt de candidature : 22/11/2026

Conditions

• Salaire selon la CCN66 - à partir de 1909.92€ brut

• Travail du lundi au vendredi

Profil recherché:

 Savoir-être

• Sens de l'accueil, de l'écoute et du service.

• Aisance relationnelle et courtoisie.

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.

• Organisation, rigueur et sens des priorités.

• Autonomie dans la gestion des missions confiées.

• Réactivité et capacité d'adaptation.

• Esprit d'équipe et coopération avec les différents services.

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).

• Aisance rédactionnelle et organisationnelle.

• Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément..

Expérience souhaitée :

• 2 ans minimum dans un poste similaire (accueil + secrétariat polyvalent).

Diplôme :

• Bac à Bac +2 Assistanat de direction