Chargé(e) d’accueil et de gestion administrative en alternance H/F

LB Développement Outre-Mer est à la fois un organisme de formation et un cabinet conseil en ressources humaines.

C’est une équipe pluridisciplinaire de 15 collaborateurs. Nos consultants disposent d’une expérience sur le champ des ressources humaines, de la formation et du handicap.

Nous recrutons un profil en alternance au poste de chargé d'accueil et de gestion administrative

MISSION  GÉNÉRALE 

Le(la) Chargé(e) d’accueil et de gestion administrative pilote et participe à la coordination de l’ensemble des dossiers administratifs de l’entreprise tout en gérant l’accueil physique et téléphonique. 

POSITIONNEMENT

Rattachée hiérarchiquement à la Direction générale de l’entreprise, le(la) Chargé(e) d’accueil, de gestion administrative a des liens fonctionnels avec tous les autres membres de l’équipe : Coordinateur (trice) opérationnel (le), Responsables de formation, Équipes Recrutement, Équipe commerciale et Consultants externes.

MISSIONS

Le(la) Chargé(e) d’accueil, de gestion administrative a pour missions principales la gestion transversale des dossiers administratifs et l’accueil des clients. Pour cela, il/elle assure les activités suivantes :

·   Accueil physique et téléphonique ;

·   Gestion du courrier ;

·   Gestion des salles (planification, recherche de salle, réservation…)

·   Préparation des salles ;

·   Accueil des stagiaires et gestion des pauses-cafés ;

·   Gestion des stocks et commandes de consommables : fournitures, eau, café, viennoiseries, cartouches copieur, etc… ;

·   Mise à jour et gestion des sessions de formation sur le Carif-oref ;

·   Saisie et suivi des devis Kairos (formation continue) ;

·   Logistique session FOAD (Zoom...)

·   Assistance auprès des responsables de formation sur les dossiers de sessions (convocation, émargement, évaluation, etc…) via le logiciel dédié (GesCOF)

Mission(s) complémentaire(s) :

·       Promotion et vente de prestations ; 

·       Prospection téléphonique et éventuellement physique sur le portefeuille prospects/clients confié ;

·       Identification des besoins et rédaction des propositions commerciales en accord avec le supérieur hiérarchique ;

·       Alimentation de la base de données clients/prospects.

PROFIL ET COMPÉTENCES

·       Titulaire d’un Bac +2 

·       Bonne maîtrise du pack office et des outils bureautiques

QUALITÉS CLÉS 

·       Capacité à travailler en équipe ; 

·       Excellente capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ; 

·       Bon sens de l’organisation et de l’anticipation ; 

·       Rigoureux (se), autonome, curieux (se) et réactif(ve) ; 

·       Bonne élocution (le téléphone n’est pas un obstacle pour vous) ; 

·       Être force de proposition(s)