Chargé(e) d’Accueil et de Gestion Administrative H/F

Le réseau des Pôles formation - UIMM est le 1er réseau national de formation dans l’industrie. Sa mission est de créer et développer les compétences dont les entreprises ont besoin.

Créée par et pour les entreprises industrielles, la Fab’Academy du Pôle formation – UIMM est un centre de formation industrielle et de conseil spécialisé dans les métiers industriels, la performance industrielle et le management. Elle accompagne le développement des compétences des jeunes, des salariés et des demandeurs d’emploi, au service des entreprises.

230 collaborateurs et collaboratrices œuvrent chaque jour sur la Région des Pays de la Loire au développement des compétences de l’industrie 4.0. Passion du métier, engagement, solidarité et sens du client sont les marqueurs de notre organisation

Envie d’évoluer, de valoriser votre métier et de partager votre savoir-faire ?
Devenez formateur à la Fab’Academy du Pôle formation - UIMM !

Pourquoi pas vous ? Persuadés que les professionnels de l'industrie sont les plus armés pour développer les compétences de nos apprenants, nous recherchons des techniciens supérieurs issus de l'industrie pour devenir formateur / formatrice. Vous n'avez jamais formé ? Nous nous engageons à vous accompagner à travers un parcours de formation à la pédagogie adapté à vos besoins.

La Fab’Academy recrute !

Vous aimez le contact humain, vous êtes organisé(e), polyvalent(e) et vous avez le sens du service ?
Rejoignez la Fab’Academy et devenez un véritable ambassadeur de notre centre de formation !

En tant que Chargé(e) d’Accueil et de Gestion Administrative, vous êtes le premier point de contact de nos apprenants, entreprises, formateurs et visiteurs. Vous contribuez chaque jour à la qualité d’accueil et au bon fonctionnement du centre.

Vos missions

Accueil & relation avec les publics

• Accueillir et orienter les apprenants, entreprises, formateurs et visiteurs avec professionnalisme et convivialité.

• Assurer la gestion du standard téléphonique régional via Teams.

• Identifier les demandes, renseigner les interlocuteurs et assurer les transferts vers les bons services.

• Gérer les accès au site : visiophone, portail et orientation des visiteurs et livreurs.

• Veiller à la bonne tenue et à l’image de l’espace d’accueil.

• Faire preuve de discrétion et de confidentialité dans la gestion des informations.

Gestion administrative des formations

• Enregistrer les demandes et créer les sessions de formations courtes dans Yparéo.

• Préparer et éditer les documents nécessaires aux formations : convocations, conventions, émargements...

• Assurer le suivi administratif des sessions et des présences.

• Participer à la préparation de la facturation.

• Saisir les absences et enregistrer les justificatifs dans les outils dédiés.

• Effectuer différentes saisies administratives sur les portails internes.

Logistique & vie du centre

• Gérer les réservations des véhicules de la flotte interne et auprès des prestataires.

• Assurer le suivi de l’entretien, du nettoyage et de la restitution des véhicules.

• Réceptionner et orienter les livraisons.

• Passer les commandes de fournitures nécessaires au fonctionnement du centre.

• Assurer l’affranchissement et le suivi du courrier.

• Réceptionner, scanner et classer les documents sur les espaces de partage.

• Participer à l’accueil des prospects lors des événements du centre.

Nous recherchons avant tout une personne souriante, dynamique et naturellement tournée vers les autres.

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre excellent relationnel et votre sens de l'accueil.

• Votre capacité à communiquer avec différents interlocuteurs.

• Votre organisation, votre rigueur et votre polyvalence.

• Votre maîtrise de la langue française, à l'oral comme à l'écrit.

• Votre discrétion et votre capacité à respecter la confidentialité.

• Votre capacité à gérer plusieurs demandes tout en gardant votre calme et votre professionnalisme.

Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et le Pack Office.

Pourquoi nous rejoindre ?

Intégrez un environnement dynamique au sein d'un centre de formation dédié aux métiers de l'industrie, où votre rôle contribue directement à la qualité d'accueil et au bon fonctionnement du site.

Vous occuperez un poste polyvalent, au contact quotidien de nombreux interlocuteurs, avec des missions variées mêlant accueil, administratif et logistique.

Votre sourire, votre sens du service et votre organisation seront vos meilleurs atouts pour réussir dans ce poste !