CHARGE(E) D'ACCUEIL ET ETAT CIVIL EN CDD

Le service Intérim Territorial du CDG31 basé à Labège, recherche pour une collectivité située à 24 kms au nord de Toulouse, un(e) chargé(e) d'accueil / état civil à temps non complet en CDD.

ACCUEIL, ETAT CIVIL

 Accueil physique et téléphonique

Gérer, filtrer et orienter les appels téléphoniques

Renseigner les administrés

Orienter les administrés vers le service compétent

Noter les messages et les requêtes des administrés afin de les transmettre au Maire

Réceptionner les livraisons et en informer les destinataires

Délivrer des documents administratifs

Organiser et ranger l’accueil : classement, étiquetage, affichage, modification annuaire téléphonique, archivage, etc…

Rédiger les courriers à la demande de la hiérarchie

Faire les photocopies

Tenir la régie des photocopies

Gérer les tableaux d’affichage

Mise à jour du site internet et du panneau lumineux

Etat civil – relations citoyens

Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer pour les dossiers d’Etat Civil et de population (permis de conduire, certificat d’hébergement, certificat de vie, sortie de territoire, recensement militaire, etc…)

Distribuer, réceptionner et contrôler les dossiers d’Etat civil et population

Rédiger les actes d’Etat Civil (reconnaissance parentale, naissance, mariage, décès, etc…)

Délivrer les permis d’inhumations/exhumations

Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, etc..)

Contrôler l’authenticité des attestations fournies

Tenir à jour les registres d’Etat Civil

Délivrer les demandes des extraits du registre

Contrôler le droit à l’acte des demandeurs

Préparer les baptêmes civils et mariages

Etablir les rectifications rectificatives et reconstitution d’actes

Etablir les « attestations d’accueil » pour l’hébergement d’étranger en France

Recensement militaire et de la population

Accueillir le jeune public pour procéder au recensement militaire

Etablir et transmettre les tableaux militaires trimestriels au bureau du service national

Mettre à jour les fichiers relatifs à la population

 Gestions des élections

Accueillir et renseigner le public : procéder aux inscriptions, radiations ou modifications des données électorales

Tenir à jour les listes électorales

Contacter et échanger des informations avec les services de la Préfecture

Gestion du courrier

• Courrier arrivée

Enregistrer le courrier

Transmettre tout document à l’enregistrement du courrier entrant à la hiérarchie concernée

• Courrier départ

Affranchir le courrier

Apporter le courrier à la Poste

 Associations

Réceptionner les demandes de prêt de salles et matériels

Planifier l’occupation/la location des salles communales

Transmettre le planning aux services techniques et au personnel du service nettoyage bâtiment

Réceptionner les chèques pour la location des salles

Enregistrer la remise et le retour des clés des salles prêtées aux associations, entreprises ou administrés

Réaliser les conventions de mise à disposition

Cimetière

Renseigner les familles

Gestion du registre

Réflexion et élaboration d’un règlement intérieur

Vous justifiez d’une expérience significative dans un poste similaire, au sein d’une collectivité territoriale ou d’une administration publique.

Une première expérience en accueil physique et téléphonique ainsi qu’en gestion administrative est indispensable.

Une connaissance des procédures d’état civil et des démarches administratives (recensement militaire, élections, etc.) serait un atout majeur.

Vous faites preuve d’un excellent relationnel, d’une grande discrétion et d’un sens aigu du service public. Votre aisance à l’oral comme à l’écrit, votre rigueur et votre organisation sont des qualités essentielles pour ce poste exigeant précision et polyvalence.

La maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, logiciels de gestion administrative) est requise. Une expérience avec les logiciels de gestion d’état civil ou de gestion des élections serait un plus (Berger-Levrault)

Compétences comportementales :

• Sens du contact et diplomatie

• Autonomie et réactivité

• Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités

• Rigueur et méthodologie

• Adaptabilité et patience

Connaissances et savoir-faire :

• Connaissance des règles de fonctionnement d’une collectivité territoriale

• Maîtrise des procédures administratives et des démarches d’état civil

• Connaissance des règles de sécurité et de confidentialité liées à la gestion des données personnelles

• Sens de l’initiative et capacité à proposer des améliorations organisationnelles