Chargé.e de gestion administrative et financière

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale qui comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, l’Orchestre de Paris, des salles d’exposition temporaire, un ensemble d’espaces pédagogiques et documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 500 concerts, trois expositions temporaires et un grand nombre d’activités éducatives. Il accueille quatre orchestres en résidence et administre les orchestres de jeunes Démos sur tout le territoire. Sa mission vise à renouveler et à élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.
Depuis septembre 2021, il accueille également un nouvel espace permanent, la Philharmonie des enfants, dédié à l’éveil artistique des enfants de 4 à 10 ans.

Le Secrétariat général intègre la Direction des Relations avec le public, la Direction de la communication ainsi que le pôle Presse. Il assure les missions suivantes : accueil, billetterie/vente, marketing, promotion des activités, étude de la fréquentation et des publics, communication visuelle, partenariats média, programmes de salles, captations audiovisuelles, numérique pour un ensemble d’environ 65 collaborateurs.

Placé.e sous l’autorité du Secrétaire général et sous la responsabilité de la Responsable administrative et financière, le.la Chargé.e de gestion administrative et financière assure les missions suivantes :

Gestion financière :

En lien avec la Direction administrative et financière, les missions sont les suivantes :

Exécution du budget en dépenses conformément au décret GBCP du 1er janvier 2016.

·         Saisie des commandes/enregistrement des devis

·         Relations avec les prestataires : recherche, consultations et appels d’offre, étude des devis, négociation, suivi des prestations.

·         Contrôle et certification des factures avant transmission à la DAF.

Pilotage budgétaire :

·         Suivis budgétaires spécifiques en lien avec les responsables de pôle : accueil public, billetterie, marketing, communication numérique, éditorial, etc.  

·         Suivi mensuel des états réalisés pour les prestations Accueil du Public.

·         Suivi des tableaux de bords budgétaires.

Gestion administrative :

En lien avec les différents responsables de la Direction de la communication et de la Direction des Relations avec le public :

·         Recensement et suivi des contrats et marchés (facturation, échéance, actualisation des prix…).

·         Participation à la mise en place de procédures.

Ces tâches ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer avec les missions et l’organisation de la structure.

Profil recherché :

·         Connaissance des règles budgétaires et comptables en vigueur dans un EPIC et idéalement de la GBCP,

·         Maitrise des outils informatiques (Pack Office, etc…) et de logiciels de gestion comptable (PEP),

·         Une précédente expérience de ces missions dans un établissement culturel serait un plus.

Qualités requises :

·         Rigueur et sens de l’organisation

·         Capacité d’analyse et de synthèse

·         Qualités relationnelles, sens du travail en équipe

·         Capacités d’anticipation et d’adaptation.