Chargé.e de gestion et d’administration

Etablissement public national situé dans le Parc de la Villette, la Cité de la musique - Philharmonie de Paris est un grand complexe dédié à la diffusion, à l’éducation et à la transmission musicale. Il comprend trois salles de concert, le Musée de la musique, l’Orchestre de Paris, des salles d’exposition temporaire, la Philharmonie des enfants, une maison d’édition, des espaces documentaires et des salles de répétition pour les orchestres et les musiciens. L’établissement présente chaque saison environ 500 concerts et accueille quatre orchestres en résidence.

Au-delà de l’excellence musicale qu’il incarne, l’établissement a également pour mission forte et fondatrice de renouveler et élargir le public musical en favorisant l’égal accès de tous, adultes, jeunes et familles, aux différentes formes de musique.

Pour cette raison, et dès son origine, le choix a été fait d’offrir des activités éducatives dans des proportions et avec une exigence qualitative inégalées pour un établissement de cette envergure.

Au sein de l’établissement, le Département Education porte cette politique attachée aux valeurs de diversités, d’inclusion et d’ouverture de l’établissement et, pour cette raison, y développe depuis toujours une pédagogie particulière et reconnue.

Dans une approche toujours interdisciplinaire, le Département Education prône un épanouissement global de l’enfant, du jeune, de l’adulte (et de leurs familles) qui nécessite le déploiement d’une pédagogie collective reliée au corps et aux émotions et une approche sociale qui contribue à ce que chacun puisse trouver sa juste place dans l’activité qui lui est proposée et dans le rapport qu’il entretient à lui-même, à l’autre et au monde.

Dans ce cadre exigeant et innovant en termes de pratiques musicales et orchestrales, le Département Education porte de nombreux projets éducatifs qui s’inscrivent dans la stratégie de l’établissement et doivent toujours être reliés, avec une grande transversalité, aux autres départements et directions dont les actions poursuivent également cet objectif d’ouverture à l’égard de publics à renouveler et enrichir.

Placé(e) sous la responsabilité de la responsable administrative et financière du Département Education, le.a chargé.e de gestion et d’administration assure les fonctions suivantes :

GESTION BUDGETAIRE

·       Suivi des dépenses (collecte et vérification des devis, préparation des bons de commande, traitement des ordres de mission, remboursements et notes de frais etc) et mise à jour des bases de données

·       Suivi d'exécution des prestations (relations fournisseurs, suivi d'échéancier, livraison, assistance à la facturation) en lien avec les personnes référentes au sein de l’équipe

·       Suivi des recettes (demande de facturation et de comptabilisation) et mise à jour de la base de données

·       Suivi et traitement des recettes billetterie et des requêtes fréquentation

·       Vérification et traitement de la consommation mensuelle des salaires

·       Tenue des outils de gestion budgétaire

·       Réalisation de reporting budgétaire (hebdomadaire et de projet)

ADMINISTRATION

·       Rédaction, vérification, suivi et archivage de conventions, contrats de commande, notes de droits d’auteur et lettres-accords

·       Organisation logistique et administratives des missions

·       Intégration et consolidation des données de volume de d’activité et de fréquentation

·       Mise à jour la base de données administratives et transmission des procédures aux équipes

·       Contribution au suivi administratif des formations

·       Organisation, montage de réunions et rédaction de comptes rendus

·       Assurer le secrétariat courant (classement et archivage)

Ces tâches ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer avec les missions et l’organisation de la structure

PROFIL RECHERCHE :

·       Formation en administration et gestion de projets culturels ou bien en comptabilité et gestion

·       Expérience significative à un poste similaire

·       Maîtrise des techniques et grands principes comptables et financiers

·       Connaissance des règles budgétaires et comptables en vigueur dans un EPIC et idéalement la GBCP

·       Maîtrise confirmée du Pack Office et très avancée d’Excel

·       Connaissance d’un logiciel de comptabilité serait un plus

·       Connaissance du milieu culturel et du secteur public

QUALITES REQUISES

·       Savoir-faire : sens de l’organisation, capacité à gérer des sollicitations multiples et simultanées, gestion des priorités, autonomie

·       Savoir-être : capacité à prendre des initiatives, qualité d’écoute et de dialogue, sens du travail en équipe