Chargé(e) de gestion H/F

Le Pôle SAFE est issu de la fusion du pôle Pégase majoritairement technologique et aérospatial (hélicoptères, satellites, filière stratosphérique et drones) et du pôle Risques orienté usages pour l’environnement et la sécurité. SAFE compte aujourd’hui 480 membres dont plus de 60 % de PME.
SAFE a comme ambition d’être à l’émergence à la fois de solutions en terme de prévention, prévision et gestion des crises (enjeux environnementaux et sécuritaires) pour augmenter la résilience des forces de sécurité, des territoires et des infrastructures et sécuriser les grands évènements.
Au niveau aérospatial, SAFE vise à positionner ses industriels PME /grands groupes au plus haut rang de la compétition mondiale.
Par ailleurs, SAFE est aujourd’hui un des 14 pôles Défense reconnu par l’Agence d’Innovation de Défense et la DGA

Au sein de la Direction de la structure et du service administratif et financier du pôle, vos missions seront de réaliser un appui à la gestion administrative et financière de l’association.
Vos missions seront regroupées dans les domaines d’activités suivants :
-      Appui à la réalisation des dossiers de demandes de subvention et suivi des conventions
-      Administration du personnel de l’association
-      Coordination du plan d’action, bilan intermédiaire et rapport annuel de l’association
-      Appui administratif à la gestion de l’association
 
Les tâches à assurer dans le cadre de ces missions sont :
-      ADMINISTRATION DU PERSONNEL DE L’ASSOCIATION
Vérification et transmission des éléments de paie au cabinet social, et éléments des contrats de travail (réalisés par le cabinet social)
Accueil et départ du salarié (documents à remettre, médecine du travail, inscription mutuelle…)
Gestion des contrats prévoyance et mutuelle,
Suivi des temps et de l’affectation analytique
Animation du logiciel SI RH – Eurecia (avec formation possible),
Appui à la réalisation des trames d’entretien et suivi,
Appui au suivi et mise à jour des process RH, information des salariés
Appui à l’organisation des élections CSE,
Gestion des demandes OPCO pour les formations du personnel,
Appui à la gestion des conventions de mise à disposition de personnel,
 
-      GESTION DES DEMANDES DE SUBVENTION
Elaborer les dossiers de demandes de subvention et leurs pièces, en lien avec la DAF
Appui à la constitution et dépôt administratif des dossiers appels d’offre
Assurer le suivi administratif du conventionnement avec le financeur (circuit de signature, pièces complémentaires, échéances des demandes de paiement)
Suivre le circuit de signature et archiver les conventions de partenariat
 
-      APPUI ADMINISTRATIF ET FINANCIER A LA GESTION DE L’ASSOCIATION
Elaborer, traiter et suivre les courriers administratifs, notes et comptes rendus de réunion, 
Appui à la mise en place des outils de gestion (tableau de bord, lettre-type, procédures, etc.)
Suivi des contributions en nature du pôle
Suivi des contrats internes du pôle (fournisseurs, assurances, baux)
Archivage numérique ou physique des dossiers de financements, contrats…

De formation minimum Bac + 5 en Gestion, IAE, vous justifiez de minimum 3 ans d'expériences sur un poste similaire, et au sein d’une association ou d’un cluster serait un plus.

-      Savoir-faire :
Vous appréciez les aspects administratifs et financiers d’une structure, un bilan comptable vous est familier.
Vous maitrisez Excel et vous comprenez rapidement l’utilisation de nouveaux systèmes de gestion des informations (consolidation de données, extraction…)
Vous avez une excellente orthographe et un bon esprit de synthèse.

-      Savoir être :
Vous aimez le travail en équipe, vous faites preuve d'un bon relationnel. Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et autonome. Vous êtes force de proposition.
 
Poste à pourvoir : Au 15 avril 2023
Rémunération : de 32k€ à 38k€ brut annuel (à négocier selon expérience) + tickets restaurant
Contrat 36,5 heures + 13 RTT annuel
Type de contrat : CDI