Chargé·e de mission institutionnelle_CDD ou alternance

La Fédération SOLIHA anime et coordonne le Mouvement SOLIHA, premier réseau associatif national œuvrant pour l’amélioration de l’habitat et du cadre de vie. Sa mission : fédérer, agir et porter la voix des 120 associations adhérentes pour répondre aux enjeux sociaux et écologiques liés à l’habitat.  

 Acteur majeur de l’Économie Sociale et Solidaire (ESS), SOLIHA s’appuie sur 1 830 administrateurs bénévoles et 3 370 salariés engagés pour un habitat digne, durable et accessible à tous. Chaque année, les associations du Mouvement accompagnent près de 273 000 ménages dans leurs projets. 

MISSIONS 

Le·la chargé·e de mission institutionnelle auprès de la Présidence et de la Direction générale accompagne, prioritairement, le Président et, selon les besoins, le Directeur général dans l’exercice de leurs responsabilités institutionnelles, associatives, partenariales et de représentation. Selon les sujets, les mandats confiés et les besoins de la Fédération, il·elle peut également apporter son appui à la présidente déléguée, aux vice-présidents et aux autres administrateurs investis d’une mission de représentation fédérale. 

Il·elle contribue à préparer les interventions des dirigeants fédéraux, à organiser et coordonner leur activité institutionnelle, à valoriser leurs actions et à assurer le suivi de leurs relations avec les instances du Mouvement, les associations adhérentes, les partenaires, les pouvoirs publics et les médias. 

Le poste constitue une fonction d’appui, de préparation, de coordination et de suivi. Il ne se substitue ni aux fonctions des autres postes relevant de la Direction générale et du Secrétariat général, ni aux missions d’expertise et de pilotage confiées aux pôles métiers de la Fédération.  

Préparation et organisation de l’activité des dirigeants de la Fédération   

• Selon les besoins et les mandats confiés, contribuer à la coordination des engagements institutionnels de la présidente déléguée et des vice-présidents. 

• Élaborer une vision hebdomadaire, mensuelle et trimestrielle des principales échéances institutionnelles. 

• Veiller à l’articulation des agendas des dirigeants avec le calendrier de la Fédération, de ses instances et des principaux événements du Mouvement. 

• Assurer le suivi des invitations, sollicitations, courriers et demandes adressés au Président et au Directeur général et, lorsque cela lui est confié, aux autres membres de la Présidence fédérale. 

• Identifier les échéances nécessitant une décision, une intervention, une préparation particulière ou une représentation de la Fédération. 

• Préparer, en lien avec la Direction générale, les déplacements et représentations des dirigeants fédéraux. 

• Tenir un tableau de suivi des engagements, rendez-vous, interventions, décisions et suites à donner. 

Préparation des rendez-vous et interventions 

Ces missions sont exercées en lien avec les pôles métiers concernés, qui apportent leur expertise technique et contribuent à l’élaboration des positions, données et messages relevant de leur champ de compétence. Le·la chargé·e de mission assure la préparation, la synthèse, la mise en cohérence et le suivi des éléments destinés aux dirigeants fédéraux, sans se substituer à l’expertise ni au pilotage des pôles. 

• Préparer les dossiers du Président : contexte, interlocuteurs, enjeux, positions de la Fédération et points de vigilance. 

• Rédiger des notes préparatoires, fiches interlocuteurs, éléments de langage et propositions d’intervention. 

• Préparer, en lien avec la Direction générale et les pôles concernés, les discours, prises de parole, courriers et messages institutionnels. 

• Participer, lorsque cela est demandé, aux réunions et déplacements afin d’en assurer le compte rendu et le suivi. 

• Formaliser les relevés de décisions, engagements pris, actions à conduire et échéances associées. 

• Assurer le suivi des demandes formulées par le Président auprès des équipes, sous la coordination du Directeur général. 

• Assurer, lorsque cela lui est confié, le suivi des demandes formulées par la présidente déléguée ou les vice-présidents dans le cadre de leurs mandats, après information ou arbitrage de la Direction générale.  

Appui à la vie associative et aux instances 

En lien étroit avec le Secrétariat général, qui assure la préparation des instances dont la responsabilité est exercée par le Directeur général, il·elle peut :  

• Contribuer à la préparation des réunions du Bureau, du Conseil d’administration, de l’Assemblée générale et des rencontres nationales.  

• Appuyer le Président, la présidente déléguée et les vice-présidents dans la préparation des sujets relevant de leurs mandats respectifs.  

• Préparer les échanges du Président avec les commissions et groupes de travail fédéraux.  

• Tenir à jour les éléments utiles à la connaissance de la gouvernance et du réseau.  

• Contribuer à l’accueil et à l’intégration des nouveaux administrateurs.  

• Participer à la capitalisation des décisions et orientations portées par la Présidence. 

Relations institutionnelles, partenariales et plaidoyer  

Il·elle exerce ces missions sous la coordination de la Direction générale et en lien avec les délégués fédéraux ainsi qu’avec les pôles métiers concernés (les délégués fédéraux et responsables de pôles sont référents du contenu technique, des positions sectorielles et des relations partenariales relevant de leur champ de compétence) : 

• Préparer les rendez-vous avec les ministères, administrations, parlementaires, collectivités et partenaires associatifs.  

• Constituer et actualiser une cartographie des interlocuteurs institutionnels et associatifs.  

• Établir un répertoire des responsables de cabinet et fonctions équivalentes au sein des organisations partenaires.  

• Faciliter les relations avec ces interlocuteurs pour renforcer les coopérations et le plaidoyer de la Fédération.  

• Contribuer au suivi des positions et engagements portés par le Président.  

• Participer à la préparation de rencontres institutionnelles, auditions, déplacements, petits-déjeuners ou événements de plaidoyer. 

Communication de la Présidence et du Directeur général 

 Il·elle exerce ces missions en étroite coordination avec le pôle Communication & plaidoyer : 

• Préparer les contenus nécessaires à la communication institutionnelle et personnelle du Président ; 

• Proposer des publications pour les réseaux sociaux valorisant les déplacements, les interventions et les prises de position du Président et du Directeur général ;  

• Constituer les fiches préparatoires aux publications : contexte, angle, messages clés, visuels et mentions utiles.  

• Travailler avec le pôle Communication afin de garantir la cohérence avec la ligne éditoriale et la communication institutionnelle de la Fédération.  

• Participer à la préparation de tribunes, interviews, communiqués, discours et réponses aux sollicitations de presse.  

• Constituer et actualiser une base de contacts de journalistes nationaux et spécialisés.  

• Contribuer à l’organisation de rencontres avec des journalistes, en coordination avec le pôle Communication. 

Suivi et coordination interne 

Ces missions sont exercées en lien étroit avec la Secrétaire générale (qui assure la coordination institutionnelle et associative des dossiers transversaux) :  

• Produire un point hebdomadaire synthétique sur l’agenda, les dossiers prioritaires et les actions en attente. 

• Assurer la circulation des informations utiles entre la Présidence, la Direction générale, la Secrétaire générale et les pôles. 

• Suivre les demandes confiées aux équipes sans exercer d’autorité hiérarchique sur celles-ci. 

• Alerter le Président et le Directeur général sur les échéances, risques ou difficultés identifiés. 

• Développer des outils de classement, de suivi et d’archivage sécurisés. 

• Respecter une stricte obligation de discrétion et de confidentialité. 

POSITIONNEMENT FONCTIONNEL ET HIÉRARCHIQUE  

Le poste est placé sous l’autorité fonctionnelle prioritaire du Président pour les missions relatives à l’exercice de son mandat, à ses représentations, à ses interventions et à sa communication personnelle. Le Président définit les priorités fonctionnelles attachées à son activité, commande et valide les travaux qui lui sont directement destinés et contribue à l’évaluation des objectifs correspondants. 

Le Directeur général exerce l’autorité hiérarchique et le pouvoir de direction sur ce poste. À ce titre, le Directeur général, dans le respect des procédures internes de la Fédération, fixe et arrête les objectifs, organise et contrôle l’activité, arbitre les priorités et la charge de travail, conduit les entretiens d’évaluation et, en lien avec la Secrétaire générale, il·elle assure le suivi administratif et RH du poste (validation des congés, absences, déplacements et frais professionnels). La Secrétaire générale assure, en lien avec le Directeur général, la coordination institutionnelle et associative des missions du poste. Elle contribue à l’articulation de son activité avec les instances, les dossiers transversaux, le calendrier fédéral et le fonctionnement interne. 

Le·la chargé·e de mission intervient également, sur décision ou avec l’accord du Directeur général, en appui de la présidente déléguée et des vice-présidents dans le cadre de leurs mandats et responsabilités respectifs. En cas de demandes concurrentes, de difficulté de priorisation ou de divergence d’instructions, le Directeur général et, le cas échéant, la Secrétaire générale, assure l’arbitrage, après échange avec le Président. 

Compétences professionnelles 

Formation supérieure niveau Master 

1ère expérience possible 

Bonne compréhension du fonctionnement des institutions publiques et associatives ; 

Maîtrise des réseaux sociaux et des codes de la communication institutionnelle : 

Excellentes capacités rédactionnelles et de synthèse, capacité à préparer des prises de parole et des dossiers de haut niveau, maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs, de suivi et de gestion de contacts. 

Savoir-être 

Sens du service, de l'intérêt collectif et de la loyauté institutionnelle ; 

Capacité d'analyse, de rigueur, d'adaptabilité et d'écoute ; 

Diplomatie et excellente qualité relationnelle, discrétion professionnelle et neutralité ; 

Aptitude à distinguer les demandes politiques, institutionnelles, opérationnelles et administratives, à opérer une première hiérarchisation des priorités et à travailler dans l'urgence (réactivité et disponibilité) ; 

Capacité à travailler avec des interlocuteurs de haut niveau, à rendre compte et à transmettre, expliquer et défendre des arbitrages.