Chargé(e) de Relations aux Associations

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Cadre d'emploi : rédacteur
Délai de publication : jeudi 19 juin 2025
Quotité : Temps complet

Le service Associations, Ressources et Moyens compte plusieurs champs d’intervention et se décompose en 3 pôles :

- Accueil du public et pilotage de la gestion administrative de la Direction

- Relations aux Associations

- Prestations matériels

Activités du poste

Sous la responsabilité de la Cheffe de Service l’agent(e) est chargée de relations aux associations

Gestion des locaux communaux 

Instruire et suivre l’octroi des attributions récurrentes ou permanentes de locaux : collecter et organiser les éléments permettant la prise de décision

Mettre en place le conventionnement de mise à disposition de locaux récurrentes

Établir des tableaux de bord

Assurer la gestion et le suivi des conventions de mise à disposition des locaux

Participer à la mise en place du process des valorisations des avantages en nature (prêt de salles, matériels, ….)

Mettre à jour sur l’outil GMA les différentes étapes d’instruction des demandes et d’octroi de locaux

Être l’interface avec l’assistante administrative en charge des occupations des équipements sportifs/Loisirs

Être le relais transversal d’information du secteur avec divers services de la ville (techniques, service référent

Accompagner les associations dans leur demande de locaux

Accompagner et soutenir l’agent en charge de la gestion de mise à disposition de locaux ponctuels

Participer à la mise en place du process des valorisations des avantages en nature liées au prêt de locaux

Gestion administrative

Préparer, élaborer, rédiger et suivre les actes administratifs liés au secteur (mise à disposition de locaux permanents, récurrents….)

Élaborer et suivre les conventions de mise à disposition de locaux

Réaliser des tableaux de bord

Assurer une veille réglementaire liée au secteur

Élaborer des courriers, courriels, notes, supports divers (Powerpoint) liés au secteur

Suppléer les chargés de relations aux associations référents finances/subventions et gestion des manifestations

Gestion diverses/dossiers spécifiques

Participer à l’organisation d’évènements associatifs (forum des associations, des pratiques sportives…)

Participer à l’organisation des rencontres associatives

Participer à la simplification de l’utilisation du portail associatif par les associations

Être le lien avec le service communication pour les mises à jour sur le site de la Ville (annuaire des associations, …)

Participer à la mise à jour de l’annuaire papier des clubs sportifs

Participer au développement de l’accompagnement aux associations (création, document financier, formation…)

Participer à la mise en œuvre d’un process recensant les actions du tissu associatif sur le territoire

Être force de proposition pour fluidifier la relation des services de la ville avec les associations

Administration du progiciel métier GMA

Paramétrer, former, accompagner les utilisateurs

Veiller à la mise à jour régulière de la base de données associatives

Organiser le classement de chaque fiche associative et son archivage

Participation à la vie du service

Participer à des réunions

Participer à la réunion d’équipe

Rédiger des comptes rendus

Participer à l’élaboration du bilan annuel d’activités du service

Participer à la mise en œuvre du process archivage de la Direction

Connaissances

Dispositifs particuliers du secteur d'intervention,

Règlements intérieurs - procédures du service et des services partenaires

Vocabulaire professionnel du service

Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics

Gestion des situations de stress et de régulation des tensions

Comptabilité publique, budget : bonne connaissance

Savoir faire

Appliquer les techniques d’accueil physique et ou téléphonique

Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions de avancées : saisie, mise en forme...

Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” : GMA, WEB DELIB, CIRIL- Utiliser des sites « ressources »

Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes,

Appliquer les techniques de secrétariat, prise de notes, mise en forme, saisie, classement, archivage d’organisation/gestion du temps et des priorités.

Appliquer les procédures du service et des services internes des partenaires,

Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs

Appliquer les règles de HSST et de sécurité en direction des usagers.

Qualités

Sens de l’accueil, bonne présentation et communication

Discrétion

Capacité à raisonner dans la globalité

Rigueur

Qualités relationnelles / capacité à comprendre l'autre et à convaincre

Adaptabilité

Qualités rédactionnelles

Polyvalence

Sens du travail en équipe

Sens de l'organisation – capacité à identifier les urgences

Être force de proposition

Autonomie

Curiosité professionnelle

Conditions

Conditions d'exercice

• Horaires de bureau

• Travail en transversalité/mutualisation de services possible

• Organisation des congés permettant d'assurer la continuité du service

Conditions de rémunération

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions

Conditions d'exercice particulières

• Diplômes obligatoires

Avantages et participations de l'employeur 

Sans condition d'ancienneté 
- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 99€ mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation de 18€/mois

Sous condition de 3 mois d'ancienneté 
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)

- Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous conditions.

Les activités et compétences sont susceptibles d'être actualisées en fonction de l'évolution du service public, des techniques de travail et des organisations.

Les fonctionnaires du cadre d'emplois des rédacteurs, les lauréats de concours ou les agents non titulaires (dans le cadre de l’article L.332-8 disposition 2 du CGFP) voudront bien faire acte de candidature (lettre de motivation + CV obligatoire) sur le site de la ville :

https://www.saintmartindheres.fr/mairie/la-ville/offres-demploi

Les candidatures internes se font sous couvert du chef de service.