Chef de département Export

Afrik Intérim HR services est un fournisseur de solutions de ressources humaines de premier ordre.

S’inscrivant dans une logique partenariale, d’amélioration continue et orienté vers la performance, Afrik Intérim HR Services vous accompagne dans la gestion de votre Capitale Humain de manière efficace et efficiente afin de garantir l’atteinte de vos objectifs de manière durable.

Fort d’une expérience de plus de 15 ans, nous travaillons au rapprochement des Hommes et des Entreprises, en RDC.

Nous recrutons un(e) Chef de département Export pour l'un de nos clients qui évolue dans le secteur de la Logistique.

PLANIFICATION

• Prévoir son planning de travail journalier ;

• Prévoir le planning de travail journalier de ses équipes ;

• Planification des urgences et tâches journalières avec son chef de département ;

• Définir les actions nécessaires relatives aux problèmes rencontrés par ses équipes et proposition de voies de sorties ;

• Analyse et suivi des dossiers ;

• Se rassurer d’avoir répondu aux différentes requêtes (internes et externes) ;

• Avoir une connaissance approfondie des dossiers à traiter (leurs nombres et natures).

REALISATION - DESCRIPTION DES TACHES

•  Gestion, coordination et supervision de ses équipes ;

• Analyse et appui technique aux problèmes rencontrés dans les différentes équipes ;

• Analyse, gestion et orientation procédurale des dossiers des clients sous sa responsabilité ;

• Assurer le suivi administratif des dossiers depuis l’ arrivée au  port jusqu’ au  départ du navire ;

• Rapport quotidien au gestionnaire Export COKIN ;

• Représenter la Société auprès des certains partenaires sur Matadi et sa région ;

• Assistance et expertise sur le transit export au sein du groupe sur Matadi et sa région ;

• Recherche des nouveaux clients si opportunité ;

• Etablir des proforma ou évaluer les coûts suite aux demandes du gestionnaire Cokin

• Etablit et signe  les BSC et BAJ ;

• Rédige et signe les correspondances Export ;

• Préparation et correction de la documentation export (b/l, EUR1, GSP, et autres)

• Etablit le booking de par la plate forme CMA-CGM ;

• S’attache à ne pas dépasser la cotation de la fiche de budget et les FT prévus.

• Formation et encadrement des Equipes dés que nécessaire ;

• Evaluation les agents de l'Export ;

• Faire respecter et améliorer les procédures d’exploitation propre au port ou frontière terrestre, de Matadi , de Lufu, Nioki etc……..

• Répondre rapidement aux E mail , correspondances envoyés.

• Suppléance du gestionnaire en cas d’absence ou de congés.

• Suivi timing dédouanement marchandise ;

• Analyse, suivi et traitement des dossiers en litige (Avaries, perte de colis, marchandise abandonnée, blocage à la douane ou autre service de l’état, contentieux, mission, …) ;

• Réception du client ou focal point pour information et échanges, empotage ;

• Répondre aux demandes du client dans des délais demandés, fourniture de sacs, pour cacao ou autres marchandises ;

• Analyse, appui technique des problèmes rencontrés dans son équipe ;

• Renseigne quotidiennement le SITREP, défend ses dossiers lors de la réunion SITREP 2X par semaine ;

• Gestion des tous les aspects clients sous sa responsabilité et gestion des toutes les demandes du gestionnaire de COKIN ;

• Remise de toutes les preuves de paiement;

• Suppléance d’une partie des dossiers du gestionnaire absent ou en congés

• Reporting journalier / hebdomadaire au client et à la hiérarchie ;

• Traiter les réclamations des clients (suivi des non conformités de ses équipes) ;

• Gestion de tous les aspects clients sous sa responsabilité et gestion des toutes les demandes du client ;

• Gestion de toutes les demandes de sa hiérarchie ;

• Cotation des équipes à sa charge ;

• Classement et rangement des mails et de son bureau.

CONTRÔLE

•  Contrôler les du budget imparti ;

• Contrôler tout l’apurement des  BAJ ;

• Contrôler le délai de traitement des dossiers (timing),

• Contrôler et s’assurer que  tous les rapports faits au gestionnaire ont été envoyés en bonne et dû forme.

• Contrôle de la clôture du dossier lors de la transmission intégrale des documents à et de COKIN, et la récupération de CVEE à l’OCC .

CORRECTIONS – AMELIORATIONS

• Enregistrement d’une Non-conformité quand c’est nécessaire ;

• Correction rapide des erreurs constatées ;

• Minimiser les erreurs dans les rapports internes et externes ;

• Réagir rapidement aux mails et éviter de transmettre des informations erronées ;

• Participation aux formations proposées ;

• Faire des propositions d’améliorations des procédures ;

• Organisation de réunions.

SAVOIRS

• Diplôme universitaire supérieur ou expérience professionnelle équivalente ;

• Maitrise du français (lu, écrit, parlé) ;

• Connaissances de l’anglais (Niveau élémentaire – lu, écrit, parlé) ;

• Bonnes connaissances des législations nationales en vigueur (code des douanes, code minier, code d’investissement, règlement minier, réglementation du change, etc.) ;

• Maitrise de l’outil informatique (e-mail, Microsoft office) ;

• Notions du commerce international.

SAVOIRS ÊTRE

• Esprit d’initiative ;

• Esprit organisationnel ;

• Esprit d’équipe ;

• Esprit d’analyse ;

• Apte à travailler sous pression et sous stress (Résistance aux charges de travail élevées) ;

• Apte à travailler sous ou sans surveillance ;

• Conscience professionnelle ;

• Sens des responsabilités ;

• Pro activité ;

• Rigueur ;

• Polyvalence ;

• Flexibilité ;

• Disponibilité.