Chef de projet facturation électronique

Située à quelques kilomètres de la Loire, proche de Saumur, Fontevraud est une étape incontournable du tourisme ligérien. 271 696 visiteurs ont été accueillis en 2024.

Fontevraud regroupe de multiples activités :

• Fontevraud l'abbaye Royale ouverte à la visite

• Fontevraud l'Ermitage : un hôtel 4 étoiles et 1 clé Michelin de 54 chambres et un restaurant étoilé avec un sa tête Thibaut RUGGERI, Chef de cuisine, Bocus d'or 2013 (1 étoile et 1 étoile verte au guide Michelin pour sa cuisine durable)

• Fontevraud le musée d’Art moderne

L’ensemble est rythmé par une programmation associant l’histoire, la musique et la création contemporaine ainsi qu’une activité commerciale avec plus de 200 évènements privatifs par an.

150 collaborateurs de 63 métiers différents œuvrent collectivement dans le but d’atteindre ensemble un niveau d’excellence dans l’art de recevoir au sein de ce site d’exception.

Engagée dans une démarche environnementale, sociale et sociétale ambitieuse, Fontevraud est labelisée "Engagé RSE" par l’AFNOR depuis 2014 et au niveau "exemplaire" depuis 2024 !

Chef de projet - mise en place du logiciel de gestion des dépenses, budgétaire et facturation électronique (CDD 6 mois)

A l'aube de sa restructuration juridique, l’Abbaye de Fontevraud a engagé la refonte de son système de gestion des dépenses, budgétaire et souhaite intégrer d’ores et déjà la facturation électronique à ses process.

Le logiciel THEREFORE a été sélectionné pour remplacer l’outil actuel devenu inadapté. Le Chef de projet aura pour mission de piloter son déploiement opérationnel en lien étroit avec les équipes finance, le service informatique, les services utilisateurs et l’éditeur.

Outre ce projet qui constituera l’activité principale, le Chef de projet pourra être sollicité en fonction des besoins du service à des activités d’appui au pilotage financier de notre organisation.

Missions :

• Pilotage du projet de déploiement :

  • Élaborer et suivre le plan de mise en œuvre (planning, ressources, livrables) en commun avec l’équipe projet de l’Editeur

  • Identifier les différents budgets affectés par service et proposer une nouvelle articulation analytique en lien avec la Direction et l’équipe finance

  • Coordonner les parties prenantes internes (finance, DSI, métiers, direction), l’équipe projet de l’éditeur ainsi qu’avec SAGE pour l’intégration des flux dans notre logiciel comptable.

  • Assurer l’archivage, l’intégrité et l’exhaustivité des documents issus du précédent logiciel de suivi des engagements de dépenses

  • Continuer à assurer l’appui opérationnel quotidien (relations avec éditeur et appui utilisateurs, hotline…) de Zeendoc jusqu’à la bascule sur Therefore ; Idem pour Resort jusqu’à la date de reprise (à convenir) des activités Finance par le futur opérateur

  • Assurer une transition fluide entre les 2 systèmes notamment au travers d’une stratégie pertinente et structurée de reprise des données

  • Coordonner les connexions nécessaires entre le logiciel d’engagement, l’outil comptable et la plateforme de facturation

  • Être l’interlocuteur de l’éditeur

  • Garantir la conformité aux obligations de facturation électronique des flux entrants en septembre 2026 et travailler sur l’axe des obligations en facturations sortantes pour la prochaine échéance de 2027.

• Paramétrage fonctionnel :

  • S’assurer que le paramétrage du logiciel reflète la nouvelle organisation juridique et fonctionnelle (délégations, PCG, budgets par service)

  • Intégrer les nouvelles règles de comptabilité analytique telles que définies avec la Direction et l’équipe finance

  • Veiller à l’alignement entre les workflows de validation, les engagements et les obligations légales liées à la réglementation en matière de facturation électronique

  • Mettre en place les contrôles nécessaires à la traçabilité et à l’archivage légal et s’assurer d’un plan de sauvegarde/back-up du système.

• Conduite du changement :

  • Formaliser les nouveaux processus d’engagement de dépense

  • Rédiger les modes opératoires et guides utilisateurs

  • Organiser et assurer les formations des utilisateurs clés

  • Communiquer auprès des fournisseurs sur la mise en place de la facturation électronique

• Phase de mise en production :

  • Superviser la bascule vers le nouvel outil

  • Assurer le support technique utilisateur de 1er niveau

  • Remonter les anomalies et suivre les correctifs avec l’éditeur

  • Garantir l’intégrité des flux comptables

• Formation Bac+4/5 en gestion, finance ou systèmes d’information

• Expérience significative en pilotage de projets idéalement de déploiement de workflows d’engagement de dépense et de suivi budgétaire (type Therefore, Yooz…) et plus généralement d’outils métiers, idéalement dans des environnements financiers ou achats et/ou de projets de mise en conformité facturation électronique

• Bonne compréhension des enjeux d’engagement de dépense, budgétisation, comptabilité analytique, d’interfaçage avec le logiciel comptable (SAGE 100) et suivi des impératifs de facturation électronique

• Aisance dans les échanges avec des éditeurs et les fonctions support (DSI, finance, comptabilité)

• Compétences en conduite du changement