Chef de Projets Événementiels Senior H/F

Lartisien is a French-born luxury travel specialist, dedicated to crafting extraordinary travel experiences for its members.

Since 2008, we’ve opened the doors to the world’s finest hotels for those who love to plan their own trips while enjoying exclusive upgrades and benefits. In 2011, our passion for excellence led us to launch bespoke travel concierge services. Today, our Client Advisors design one-of-a-kind travel experiences for our members, unlocking access to hidden gems around the world through our Signature Journeys and Exclusive Events.

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Au sein de notre équipe LARTISIEN EVENTS, vous accompagnerez les maisons de luxe sur leurs évènements clients ou corporate. Vous interviendrez dans le cadre de projets impliquant de l’organisation d’événements 360. Vous serez un véritable chef d’orchestre des différentes expertises nécessaires à l’organisation d’un évènement, de la conception à la réalisation, jusqu’au débriefing.

Vous interviendrez partout dans le monde, des déplacements ponctuels sont à prévoir en France et à l’étranger.

MISSIONS :

Participation à la réponse aux appels d’offres :

• Conceptualiser, rédiger et présenter en binôme avec la Directrice des Opérations les appels d'offre, en mobilisant toutes les parties prenantes du projet (s'appuyer sur le Lead Résa & Conciergerie, si le projet le nécessite)

• Analyser les briefs, participer aux brainstormings et aux réunions de suivi, rédiger les recommandations

• Rechercher et gérer les fournisseurs

• Rechercher les lieux d’événements et les vendre au client

• Chiffrer les projets et établir des devis (validés par la Directrice des Opérations)

Pilotage des projets :

• Déterminer et être garant du bon déroulement des différentes étapes du projet (établit/suit le retroplanning)

• Tenir le rôle de référent auprès du client. Préparer, mener et assurer le suivi des réunions d’avancement avec lui. Apporter des solutions en fonction des imprévus

• Coordonner les différents métiers prestataires (création, contenu, production…) et plus largement tous les contributeurs à l’évènement en fonction des besoins des clients

• Rédiger des ordres du jour et compte-rendu de réunions et préparer des présentations clients

• Être l’interface des fournisseurs (rédaction des CDC, réception et analyse des devis, sélection fournisseur avec les équipes)

• Analyser la réussite de l’événement post-évènement, établir le bilan et le présenter au client

• Être garant du respect des budgets/de la rentabilité du projet

• Être en charge des reporting d'activité demandés par le client et par la Direction financière, de la facturation et de la clôture

• Être responsable de la bonne gestion de la relation client : du niveau de satisfaction sur la mission et de son renouvellement

• Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience en gestion de projets événementiels, idéalement dans un environnement luxe ou premium

• Vous êtes capable de gérer plusieurs projets en parallèle et savez gérer les priorités

• Vous êtes capable d’anticiper les imprévus

• Faire preuve de réactivité

• Faire preuve d’écoute active pour comprendre les exigences des clients

• Anglais courant indispensable. La maitrise d’une autre langue est un plus

• Excellente qualité rédactionnelle

• Rigueur et respect strict de la confidentialité des informations clients