Chef de service évènementiel F/H

La commune de Saint-Martin-d’Hères est la 2ème ville du département de l’Isère (38 500 habitants). Elle est au cœur du développement de nombreux projets et accueille le Domaine Universitaire avec près de 50 000 étudiants et employés. Ville dynamique, innovante et solidaire, attachée à un service public de qualité, efficiente et ancrée dans la proximité avec les usagers, elle fait partie de l'agglomération de Grenoble Alpes Métropole (près de 450 000 habitants).

Délais de publication : jeudi 23 octobre 2025

Cadre d'emplois : attaché

Quotité : temps complet

Missions de la direction communication

La direction de la communication est chargée de la mise en œuvre de la stratégie de communication est garante de la charte graphique de la ville. Elle nourrit l’expression de la citoyenneté et de la participation au débat démocratique. Elle assure la pédagogie des décisions et des politiques publiques. Elle contribue à donner du sens à la vie publique avec une mission stratégique, essentielle au fonctionnement de la ville. Elle représente une direction ressource pour les autres services et pilote les communications internes. Elle organise les 6 évènements majeurs de la ville.

Missions du poste

Sous l'autorité de la Directrice de la Communication, et en relation étroite avec le(la) DGA Ressources, le cabinet du Maire et le conseiller(e) à l'évènementiel, le(la) chef(fe) de service :

- organise et pilote les 6 grands évènements de la Ville,

- centralise et gère le travail et l'agenda de tous les projets événementiels et manifestations des services municipaux

- anime le groupe évènementiel,

- assure l'interface avec l'ensemble des services concernés pour l'organisation des évènements (services techniques, prestations matériels, réglementation, hygiène...) , ainsi qu'avec le monde associatif partie prenante,

- construit les bilans de chaque évènement.

Fonctions

*Soutien, force de proposition auprès de la Directrice sur des propectives et enjeux organisationnels

*Conduite des actions et dossiers du service, supervision – animation

*Management d'un service/pilotage d’un projet de service/conduite du changement

*Gestion administrative et budgétaire d’un service

Activités principales

Soutien, force de proposition auprès de la Directrice sur des propectives et enjeux organisationnels en matière d'évènements

- Prospecter, chiffrer, programmer, planifier, mettre en œuvre les orientions définies, l'organisation des dossiers en fonction des objectifs et des priorités

- Participer / animer des réunions décisionnelles sur les évènements

- Donner un avis technique (priorisation, vision globale, cohérence...)

- Être force de proposition auprès de la Direction Générale et des élus référents

- Piloter, planifier, rendre compte des interventions

- Exercer une veille sectorielle

- Gérer le matériel du service : programmer les achats, procéder au renouvellement, contrôle et sécurité du matériel

- Développer et animer des partenariats et réseaux professionnels

- Assurer la mobilisation de l’ensemble des moyens d’action, l’évaluation des résultats et de l’efficacité des moyens mis en œuvre

Conduite des actions et dossiers du service, supervision – animation

- Organiser et superviser les 6 évènements organisés sur le territoire

-Centraliser et gérer l'agenda de tous les projets événementiels et manifestations des services municipaux

- Évaluer les dispositifs et les équipements existants en vue de proposer des évolutions et des améliorations

- Couvrir les réseaux sociaux des évènements de la ville

- Mener une stratégie évènementielle : être à l'écoute des tendances en matière d'évènementiel, et savoir être force de proposition

- Définir des indicateurs (KPI) de réussite de l'évènement tant qualitativement que quantitativement et suivi. Travail sur l'expérience utilisateur.

Management d'un service/pilotage d’un projet de service/conduite du changement

- Piloter un diagnostic, conduire et mobiliser une équipe sur un projet de service,

- Accompagner les changements

- Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes

- Piloter, suivre et contrôler les activités des personnels

- Mettre en place et harmoniser les méthodes et procédures de travail

-Évaluer les contributions individuelles et collectives - Analyser les besoins d’évolution en compétences

- Animer des réunions de service

- Organiser la diffusion de l’information au sein du service

- Définir les besoins de recrutement et participer aux procédures de recrutement

- Contrôler l’application des règles HSST dans les situations de travail - Mettre en place des mesures conservatoires de protection en lien avec le DU

- Contrôler l’application des consignes de sécurité en direction des usagers, mettre en œuvre des mesures préventives et correctives

- Organiser la participation du service aux manifestations exceptionnelles l'incluant

- Accueillir, veiller à la qualité de l’accueil des stagiaires

Gestion administrative et budgétaire d’un service

- Élaborer des courriers, des documents administratifs et juridiques de cadrage, rapports de suivi, bilans… des actes administratifs, des tableaux de bord, des plannings….

- Mettre en place, sécuriser et contrôler l’application des procédures administratives

- Superviser la gestion administrative des dossiers et le traitement de la demande

Gestion de la commande publique

- Élaborer les cahiers des charges et pièces du marché - Définir des critères de sélection des offres

- Apprécier la conformité des réponses des marchés au regard du cahier des charges

- Analyser les propositions techniques et financières des fournisseurs et entreprises

- Superviser les relations avec la sous-traitance – Mettre en place des outils de suivi de la qualité du service fait

Élaboration et suivi du budget (fonctionnement et investissement)

-Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel (fonctionnement - investissement)

- Suivre et contrôler l’exécution du budget

Participation à la vie de la Direction et aux réunions transversales

- Participer aux réunions d'équipe, commissions, CA…, GRE… ;aux diverses instances, groupes de travail et réunions en lien avec l'activité générale du service

- Effectuer une polyvalence si nécessaire

Connaissances

• Environnement territorial FPT cat A - Environnement territorial de la collectivité – Bonne culture générale globale - milieu territorial ( communal, intercommunal) ses relations avec les administrations de l’État et avec les autres partenaires

• Dispositifs particuliers du secteur d'intervention - Règlements intérieurs - Procédures du service et des services partenaires - Vocabulaire professionnel du service

• Droits et obligations des usagers - Caractéristiques des publics

• Statut associatif : fonctionnement, principes….

• Sécurité et réglementation des manifestations publiques

• Gestion des situations de stress et de régulation des tensions

• Communication écrite : bonne connaissance

• Techniques rédactionnelles et orthographiques : bonne connaissance

• Communication orale : bonne connaissance

• Comptabilité publique, budget : bonne connaissance - Commande publique et exécution des marchés : bonne connaissance

• Statut de la FPT : bonne connaissance

• Veille et observation sectorielle

Qualités

• Sens de l'organisation – capacité à identifier les priorités

• Capacité à piloter une équipe, impulser des dynamiques

• Capacité d’initiative et à être force de proposition

• Adaptabilité : métier en mutation - imprévus…

• Qualités relationnelles

• Sens du management - Capacité à gérer les conflits

• Capacité à raisonner dans la globalité

• Dynamisme

• Créativité

• Éthique professionnelle

• Discrétion professionnelle

Savoir faire :

• Utiliser internet, un intranet, une messagerie électronique

• Utiliser une suite bureautique dans ses fonctions avancées : saisie, mise en forme....

• Utiliser des logiciels et des progiciels “métiers” : CIVIL – outils de gestion des temps

• Utiliser des sites « ressources »

• Appliquer les techniques de conduite de projets

• Utiliser les techniques d'expression écrite : collecter, synthétiser, rédiger des informations, notes

• Appliquer les procédures de rédaction des actes administratifs

• Appliquer les techniques d’analyse de la qualité des services rendus

• Appliquer et faire appliquer les procédures des services partenaires internes (RH, Finances, Commande publique) et externes (Trésor Public...)

• Appliquer les méthodes et techniques du management : gestion des activités et de l’organisation du travail, planification……...

• Appliquer et faire appliquer les techniques d’entretien et d'évaluation des agents, les principes et règles de gestion en vigueur en matière de RH

• Appliquer, faire appliquer les techniques de communication orale (écoute, reformulation, gestion des conflits...)

• Appliquer faire appliquer les techniques d'organisation / gestion du temps / gestion des priorités

• Appliquer, faire appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité en direction des usagers

• Appliquer, faire appliquer les règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail (gestes et postures, …)

Conditions

Conditions d’exercice particulières

• Organisation du travail dans le cadre du protocole d’un RI en cours d’élaboration

• Contraintes horaires – Disponibilité liée à l'activité du service et/ou fonctionnement associatif sur la base du volontariat : présence régulière sur le terrain lors de certaines réunions et lors des manifestations, le soir et le week-end

• Déplacements fréquents

• Pics d'activités réguliers

• Travail à l’extérieur lors des manifestations : chaleur, froid, intempéries…

• Relations permanentes avec les acteurs du tissu associatif, événementiel l'ensemble des services de la collectivité et les partenaires institutionnels (Metro…), les administrés….. les élus des communes partenaires

• Congés : organisation des congés permettant la continuité du service public

Conditions d'accès / Aptitudes / Spécificités

• Recrutement par voie statutaire (priorité au fonctionnaire titulaire/lauréat de concours)

• Permis B requis

Conditions de rémunération

• Traitement de base aux conditions de la Fonction Publique Territoriale (FPT)

• Régime indemnitaire tenant compte des fonctions, des sujétions, de l'expertise et de l'engagement professionnel (IFSE cible du poste 600€ brut mensuel)

Avantages et participations de l'employeur 

Sans condition d'ancienneté 
- Plan de Déplacement d’Administration (PDA) remboursement à hauteur de 75% de l'abonnement (plafond de 99€ mois)
- Mutuelle labellisée FPT : participation selon la composition de la famille
- Prévoyance labellisée FPT : participation de 18€/mois

Sous condition de 3 mois d'ancienneté 
- Prime annuelle : versée en 2 fois (juin et novembre)

- Proposition d'adhésion aux comités des œuvres sociales COS SMH et/ou COS 38 donnant droit à des prestations et avantages (loisirs, culture, événements ...) sous conditions.

Les activités et compétences sont susceptibles d'être actualisées en fonction de l'évolution du service public, des techniques de travail et des organisations.

Outre un entretien de recrutement, des tests pourraient être mis en place.

Les fonctionnaires relevant du cadre d'emplois des attachés, les lauréats de concours ou les agents non titulaires (dans le cadre de l'article 332-8 disposition 2 du CGFP) voudront bien faire acte de candidature (lettre de motivation + CV obligatoire) sur le site de la ville :

https://www.saintmartindheres.fr/mairie/la-ville/offres-demploi

Les candidatures internes se font sous couvert du chef de service.