Chef·fe de projet Transformation documentaire F/H

Membre du groupe mutualiste VYV, HOSPI GRAND OUEST réunit 13 établissements de santé implantés en Bretagne, dans les Pays de la Loire, en Nouvelle-Aquitaine et en Bourgogne-Franche-Comté. Nos établissements regroupent des activités médico-chirurgicales, de maternité ainsi que des structures de Soins Médicaux et de Réadaptation (SMR).

Notre mission : proposer une offre de soins de proximité, de qualité et accessible à tous, au plus près des besoins des patients et des territoires.

Créé en 2010, HOSPI GRAND OUEST s'inscrit dans le mouvement mutualiste et porte un modèle de santé fondé sur des valeurs de qualité, de sécurité, d'innovation et de solidarité.

Porté par un Groupement d’Intérêt Economique (GIE), HOSPI GRAND OUEST permet de mutualiser les services-supports et les expertises métiers. Pour partager des pratiques et expériences professionnelles, des groupes d’échanges transversaux réunissent des équipes venues des différents métiers et établissements de notre groupe. 

Le Centre de Kerpape est un établissement de santé spécialisé dans les soins médicaux et de réadaptation. Il s’appuie sur l’expertise de ses équipes pluridisciplinaires pour accompagner les patients tout au long de leur parcours de soins et de réadaptation.

Dans un contexte d’évolution des pratiques professionnelles et de développement des usages numériques, le Centre de Kerpape poursuit la transformation de ses organisations et de ses outils afin de simplifier les processus, de sécuriser les échanges et d’améliorer le quotidien des professionnels.

La transformation documentaire constitue un enjeu important pour l’établissement, notamment en matière de production des documents, de reconnaissance vocale, de dématérialisation des circuits de validation et de signature numérique.

Ce que nous offrons

• Un CDD de 12 mois.

• Une mission transversale au cœur des projets de transformation numérique de l’établissement.

• Une collaboration étroite avec la Direction, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) et les directions métiers.

• La possibilité de piloter des projets concrets d’évolution des pratiques professionnelles.

• Un environnement pluridisciplinaire favorisant les échanges avec les professionnels de santé, les équipes administratives et les fonctions supports.

• Des projets structurants autour de la reconnaissance vocale, de la dématérialisation et du parapheur numérique.
  

Dans le cadre de cette transformation, nous recherchons un·e : Chef·fe de projet Transformation documentaire (F/H)

Rattaché·e à la Direction de l’établissement, en lien fonctionnel étroit avec la Direction des Systèmes d’Information (DSI) et les directions métiers, vous aurez pour mission de piloter les projets de transformation documentaire, de l’analyse des pratiques existantes jusqu’à l’appropriation durable des solutions par les utilisateurs.

Vous interviendrez notamment sur la production documentaire, la reconnaissance vocale de type DMO, la dématérialisation des circuits documentaires et le déploiement d’un parapheur numérique.

Vos missions :

Diagnostic et cadrage

• Recueillir les besoins auprès des services médicaux, soignants, administratifs et supports.

• Cartographier les processus existants et identifier les irritants, les doublons, les ruptures de traçabilité et les opportunités de simplification.

• Formaliser les périmètres, les objectifs, les livrables, les risques et les critères de réussite.

Reconnaissance vocale et production documentaire

• Piloter la mise en place d’une solution de reconnaissance vocale de type DMO.

• Définir avec les métiers les cas d’usage, les populations pilotes et les modalités d’intégration dans les pratiques de production documentaire.

• Organiser les tests, la formation et le suivi de l’adoption.

Dématérialisation des processus

• Identifier et prioriser les flux pouvant être dématérialisés.

• Repenser les circuits de création, de relecture, de validation, de diffusion et d’archivage.

• Veiller à limiter la reproduction numérique de processus papier inutilement complexes.

Parapheur numérique

• Contribuer, au paramétrage et au déploiement du parapheur numérique.

• Formaliser les circuits de validation et de signature, les délégations, les rôles et les règles de traçabilité.

• Accompagner les utilisateurs et les administrateurs fonctionnels.

Conduite du changement

• Élaborer une démarche d’accompagnement adaptée aux publics concernés.

• Produire des supports simples, organiser les ateliers, les démonstrations et les formations.

• Animer un réseau de référents et recueillir les retours utilisateurs.

Pilotage et coordination

• Construire et suivre le planning, les actions, les risques, les arbitrages et les indicateurs.

• Préparer les instances de suivi.

• Coordonner les directions métiers, la DSI, les fonctions supports et les prestataires.

• Rendre compte de l’avancement des projets.

Documentation et pérennisation

• Rédiger les procédures, les modes opératoires, les supports utilisateurs et les éléments de gouvernance.

• Organiser le transfert de compétences vers les équipes internes.

• Formaliser le bilan de la mission et les suites à donner à l’issue du CDD.

Formation et expérience

• Formation supérieure de niveau Bac +3 à Bac +5 en gestion de projet, transformation numérique, qualité, organisation, systèmes d’information ou domaine équivalent.

• Expérience en conduite de projet et en accompagnement du changement.

• Une connaissance du secteur sanitaire, médico-social ou d’un environnement fortement réglementé constitue un atout.

Compétences

• Maîtrise des méthodes de gestion de projet, d’animation d’ateliers et de conduite de réunions.

• Capacité à analyser et à formaliser des processus métiers.

• Capacité à traduire les besoins opérationnels en solutions simples et utilisables.

• Compétences en conception de supports pédagogiques et en animation de formations.

• Maîtrise du suivi des plans d’action, des indicateurs et des risques.

• Bonne maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Qualités personnelles

• Écoute, pédagogie et capacité à fédérer des interlocuteurs variés.

• Organisation, autonomie et sens des priorités.

• Esprit d’analyse, pragmatisme et orientation résultats.

• Aisance rédactionnelle et capacité de synthèse.

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.

Relations fonctionnelles

Dans le cadre de vos missions, vous serez en relation avec :

• En interne : la Direction, la DSI, les directions et responsables métiers, les secrétariats médicaux, les professionnels de santé, les services administratifs, les équipes qualité, les ressources humaines, les finances et les référents utilisateurs.

• En externe : les éditeurs, les intégrateurs et les prestataires de dématérialisation, de reconnaissance vocale et de signature ou parapheur numérique.

Pourquoi nous rejoindre ?

Vous souhaitez contribuer à un projet de transformation numérique concret ? Vous avez envie d’accompagner les professionnels dans l’évolution de leurs pratiques et de participer à des projets autour de la reconnaissance vocale, de la dématérialisation des processus et du parapheur numérique ?

Rejoignez HGO et participez à la simplification, à la sécurisation et à l’évolution des pratiques documentaires de l’établissement.

Conditions du poste

• Contrat : CDD de 12 mois.

• Lieu principal d’exercice : Centre de Kerpape.

• Rattachement : DSI Groupe, en lien fonctionnel étroit avec le directeur d'établissement et les directions métiers.

• Déplacements : ponctuels selon les besoins du projet.

• Rémunération : selon profil

Vous souhaitez relever ce défi ? Rejoignez-nous !

Hospi Grand Ouest est engagé dans une politique en faveur de l’intégration et du maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap.